顧問社労士とともにSmartHRを活用するヒントとは?

2019.07.24 ライター:簾幸子

こんにちは。SmartHR カスタマーサクセスの簾(すだれ)です。

私はカスタマーサクセスとして、多くの企業様へのSmartHR新規導入サポートを担当しております。

その中で、SmartHRの導入検討に際して「導入したいけど、顧問社労士事務所と一緒にうまく活用していくことができるのだろうか?」と心配の声を聞くことがあります。

実際のところ、SmartHR導入企業様において、どのようにして顧問社労士さんと一緒にご活用いただいているのかを今回ご紹介します。

導入前によくある悩み

SmartHR導入を前向きにご検討いただく企業様の中には、社会保険労務手続きや給与計算を顧問社労士事務所に委託されているケースも多いでしょう。

しかし、「顧問社労士にSmartHR導入について相談したが、なかなか理解を得られない」と言われてしまうケースもあります。これはなぜ起こるのでしょうか?

社労士事務所では、数多くのクライアント企業を受け持つために、オペレーション業務を極力標準化・均一化をしたいケースが多いと考えられます。数ある顧問先の中で、1社だけ別の業務フローやシステムで運用する“属人化リスク”を避けたいのは、当然の心理ではないでしょうか。

一方で、最近はSmartHRをはじめとしたクラウドソフトについてご理解いただき、積極的にクライアント企業への導入を進めてくださっている社労士事務所も増えてきていると感じています。

その場合、一体どのような運用をされているのでしょうか?

顧問社労士との実際の運用例

(1)SmartHRのログインアカウントを顧問社労士に付与

まずは、SmartHRのログインアカウントを顧問社労士に付与するケースです。

もちろん事前に社労士事務所側でのご理解が得られた場合ですが、SmartHRへのログインアカウント(管理者権限ロール)で招待し、ログインして一緒にご活用いただいております。

ちなみに社労士事務所側のアカウントは「従業員」として登録する訳ではないので、導入企業側・社労士事務所側でのアカウント使用料は発生せず、無料でお使いいただけます。

(2)SmartHRの従業員情報をExcelファイルで顧問社労士に共有

次に、SmartHRの従業員情報をExcelファイルとして出力し、このファイルを顧問社労士さんに送付、共有するケースです。

しかし、可能な限り(1)の運用がオススメです!

なぜならば、入社予定の従業員から回収した情報や、集めた紙資料等を社労士事務所へ受け渡しする行為はいくつかのデメリットが考えられるからです。

  • 紙(郵送)、メール、Excel等ファイルでの受け渡しだと時間がかかる
  • 集めた情報に不備があった場合、再度、企業人事担当者やさらに従業員本人とのやりとりが発生する
  • メールやExcelファイル・郵送等でのやりとりは、誤送信など個人情報漏洩のリスクがある

顧問社労士とSmartHRを活用する際のフロー

上記の理由から、顧問社労士さんにもSmartHRをご活用いただくことをオススメしています。

例えば、SmartHRを活用した入社手続きは、以下のようなフローになり、業務効率化に繋がります。

  1. 入社予定の従業員の氏名とメールアドレスのみSmartHRに登録し、招待メールを送信
  2. 入社予定の従業員が本人情報を登録すると、労務担当者や顧問社労士にメール等での通知が届く
    (※管理者権限を持ったアカウントであることが条件です)
  3. 顧問社労士が任意のタイミングでSmartHRにログインし、入社手続きに必要な情報を閲覧可能
    (Excelファイル等のダウンロードも可能)
  4. 情報に不備がなければ、そのまま入社時の社会保険や雇用保険の資格取得手続帳票が自動作成される。情報に不備があった場合、従業員本人への差し戻しも可能
  5. 顧問社労士事務所でお持ちの電子証明書を登録いただくことで、電子申請(代理申請)まで実施可能

(※社労士事務所での既存電子申請システムを使う場合は、必要な従業員情報をCSVデータ等でエクスポートして連携されているケースもございます。)

電子申請対応書類

入社手続き以外にも、退職手続きなど、以下の書類の電子申請に対応しています。

【入社】

  • 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届
  • 雇用保険被保険者資格取得届

【退社】

  • 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格喪失届
  • 雇用保険被保険者資格喪失届
  • 雇用保険被保険者離職証明書

【氏名変更】

  • 雇用保険被保険者氏名変更届
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者氏名変更(訂正)届

【その他】

  • 労働保険年度更新申告書
  • 健康保険・厚生年金保険 被保険者報酬月額算定基礎届

進捗状況の共有

ToDoリスト」によって、入社や退職の手続きの進捗状況を共有できます。以下はToDoの例です。

SmartHRご利用中の社会保険労務士の声

実際に、多数の顧客企業と一緒にSmartHRを運用いただいている「社会保険労務士 表参道HRオフィス」の山本 純次先生にお話を伺いました。

社会保険労務士 表参道HRオフィス 代表 山本 純次先生。社労士法人、監査法人人事を経て事務所設立。採用から給与計算、規程作成まで幅広い人事経験。人事労務マガジン「SmartHR Mag.」でも記事執筆中。お問い合わせはこちら

― SmartHRの初期設定等は難しいと感じましたか?

当事務所ではSmartHRを2016年より導入しております。初期設定は非常に簡単でした。
ただし、電子申請などを実施する場合、通常のマスタに加えて設定が必要な部分があるため、少し複雑な部分もありした。

― SmartHRで電子申請を行うにあたり、電子証明書は、事業主、社労士事務所、どちらの証明書を登録されていますか?

当事務所のものを登録しています。

― SmartHR導入前から貴所にて電子申請は実施していましたか?

当初、e-Govから直接電子申請していましたが、エラーが多く悩んでいました。これを受け、システム導入を検討した際に、e-Gov APIと連携しているSmartHRに出会いました。

― SmartHR導入で、業務効率化に繋がりましたか?

入社時の従業員情報収集は、半分以下の時間でできるようになりました。社会保険手続きに関しても、かなり工数削減できています。効率的に手続き業務を実施できるようになったため、事務所内の業務も効率化され顧客数も増えています。
今後、扶養の追加・削除に関する手続き申請にも対応していただけるとさらに嬉しいです。

― SmartHR導入で変化したことがあれば教えてください。

人事労務分野にもIT化・クラウド化の流れが来ていますが、労務だけでなく給与計算や勤怠管理など様々なシステムと連携させるとより効果的で、企業担当者側の業務効率化にも繋がるはずです。
社労士側としてはメリットもデメリットもありますが、何よりも企業側の業務効率化のメリットが大きいので、今後も継続していきたいです。

まとめ

顧問社労士さんとともにSmartHRをご活用いただくメリットを、以下に整理します。

  • 従業員情報受け渡しの工数を削減できる
  • 個人情報紛失・漏洩のリスクを減らせる
  • 入社や退職などの手続き業務が効率化できる

その結果、導入企業における業務効率化はもちろん、顧問社労士側においても労務相談やコンサルティング業務、助成金業務などに集中できるようになり、顧客数の増加に繋がるケースが増えています。

皆さまにとって、より価値のある仕事に集中できるようSmartHRとしても後押しできれば幸いです。

(了)

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(編集:藤田 隼)

簾幸子

株式会社SmartHR カスタマーサクセス。給与人事パッケージソフトの導入インストラクターを約8年経験し、社会保険労務士試験に挑戦。合格後、給与アウトソーシング企業やシェアードサービス企業で約3年間の給与計算・年末調整などの実務経験を積む。偶然見つけたSmartHRのサービスに感動し、ユーザーの成功を一緒に支援したい思いでカスタマーサクセス職としてSmartHRに入社。これまでに100社以上の導入サポートを担当。
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