スピード回収のカギは社内SNSにあり。パーソナルネット式 SmartHR年末調整のKUFU

2021.11.01 ライター:大久保志朗

SmartHRではユーザー同士で交流し、共に人事・労務やSmartHRの活用方法について学びあうコミュニティ「PARK」を運営しています。

本稿では、2021年10月15日におこなわれたコミュニティイベント「PARK mini〜年末調整について語り合う会〜」の中から、ユーザー登壇パートのレポートをお届けします。

今回の登壇者は、九州にて携帯電話の販売代理店を運営する株式会社パーソナルネットにて労務を務める、森 知也さん。

パーソナルネット森さん式の、SmartHRで年末調整を進める上での「KUFU(工夫)」、ぜひ参考にしてください!

「KUFU」とは株式会社SmartHRの創業時の社名である「株式会社KUFU」に由来しています。

株式会社パーソナルネット 森 知也さん プロフィール

2013年、社会保険労務士資格取得。同年、社会保険労務士法人に入社。手続き代行業務や給与計算代行業務、労務相談業務に従事。2018年11月に株式会社パーソナルネットに労務担当として入社。労務管理業務全般を担当。2020年4月に同社管理本部人事部労務課課長に就任。「公正で透明性のある労務管理」モットーに労務管理制度の改定と運用を日々邁進中。Twitterは @roumu_tan

 

森さんのPARK miniでの発表動画はこちら!

 

パーソナルネットがSmartHRを導入した背景

パーソナルネット社式年末調整のKUFU

パーソナルネットは、携帯電話の販売代理店を運営している会社です。従業員数は2021年時点で404名。福岡県を中心に岡山、広島、大分など計43店舗運営しています。

もともとパーソナルネットがSmartHRを導入したのはこちらのような理由です。

  • 人事書類のペーパーレス化を実現したかった
  • 人事データの一元管理を実現したかった
  • 年末調整を効率化したかった
  • 手続きの電子申請の導入をしたかった

私が入社した当時は、人事労務担当者がおらず、本店の経理担当が片手間でやっている状態でした。全部紙で申請した上に、労務知識もなかったので、一つの手続きに2,3時間かかるのがザラ。

また、社員の情報も紙で管理していたので、従業員情報にアクセスするのも大変でした。私が入社したのがちょうど年末調整の時期で、経理の人たちが書類に埋もれながら年末調整に取り組む様子を見て、「これはすぐにSmartHRを導入したいな」と思い、導入を進めました。

詳細についてはSmartHRさんの導入事例記事で語っているので、ぜひともご覧ください。

年末調整の体制・スケジュールは?

年末調整のスケジュール

年末調整の進め方は、メイン担当は時短社員の方1名と私の2名体制です。まず時短社員の方がSmartHRに入力した内容と提出された原本をチェックし、私が扶養や寡婦、障害者確認などを含むダブルチェックを担当します。

税務署への申請のみ税理士さんに委託していて、法定調書合計表や給与支払報告書の作成、市区町村への提出などは自社対応です。すなわち、年末調整についてはほぼ自社で完結していますね。

続いて、年末調整のスケジュールについてです。

まず、10月上旬に年末調整の法改正などをチェックし、SmartHRの年末調整機能の変更点を確認します。そして、年末調整の依頼から申請までのフローを確定させます。

10月下旬に、年末調整の依頼をSmartHRさんによるマニュアルと合わせて全社に展開します。2020年は原本提出期限は11月30日に設定しました。

そして、11月上旬には社員からの問い合わせに対応し、提出された年末調整をチェックします。11月下旬に書類の原本が到着するので、原本と入力内容の確認をします。

12月に入り、12月分の給与と賞与を確定させ、還付もしくは徴収額のチェックと決定をし、1月払いの給与で還付や調整を実施し、終了です。

パーソナルネット式 年末調整のKUFU

それでは、年末調整を進めるうえで、私がどのようにKUFUしているのか解説しますね。

1.従業員への告知のKUFU

KUFU 1

まずは従業員への告知のKUFUです。弊社では従業員が入社する際に連絡用のFacebookアカウントを発行してもらっており、鍵付きのFacebookグループ上で連絡を取るようにしています。もともと、各店舗の状況をFacebookグループで気軽に投稿しあう文化があるので、年末調整が始まる際も、メール+社内SNS(Facebook)で案内しています。

2.従業員とのやりとりのKUFU

KUFU 2

弊社では全社員Facebookアカウントを持っているので、個別での質問対応はFacebookメッセンジャーでやり取りしています。返戻の際は、SmartHRでのコメント+メッセンジャーで補足しています。

多店舗運営の会社の方は共感されるかもしれませんが、昔は年末調整のリマインドをする際も電話で何度も連絡して、中には不在なこともあったり…と手間がかかっていましたが、メッセンジャーを使うことでスピーディにやり取りできるようになりました

3.ヒントメッセージのKUFU

KUFU 3

ヒントメッセージは基本的にSmartHRさんのテンプレートのものをそのまま使っています。というのも、SmartHRさんのテンプレの内容が素晴らしくて、ヒントメッセージの設定はしていません。そのまま使用するのでじゅうぶんだと個人的には思っています。

問い合わせは一部昨年の住宅ローン控除の仕様変更について聞かれることはありましたが、それ以外はほとんどありませんでした。

初めてSmartHRで年末調整をする方へのアドバイス

それでは、これから初めてSmartHRで年末調整をする方への私なりのアドバイスをいくつか発表させていただきます。

まず、年末調整の前に、従業員情報・家族情報は先にしっかり入力しておきましょう。年末調整のタイミングで、実は家族構成や住所が変更していたということがあると、対応の手間がかかるので、事前に正しいものを入力するように従業員に伝えておきましょう。

続いて、10月や11月、年末調整チェック期間の中途入社社員には、まとめて一気に年末調整の依頼をしましょう。SmartHRの2020年の仕様では、従業員を取り込むたびに「依頼グループ一覧」のフォルダが増えていきます。ですので、10月入社なら10月入社、11月入社なら11月入社といったように、区分を分けて、中途入社の方の対応をされるのをオススメします。

あとは、PCモニターはあればあるほどチェックに便利です。紙の時代は紙で見ればよかったですが、クラウドの場合はPC上で細かい文字を見ることになります。ですから、2,3個モニターを用意しておくと、複数の書類が見やすくなり、効率的に業務を進められるようになります。チャット画面を見るとなると、3画面くらいあると便利かなと。以上が、私からのアドバイスです。

PARK mini参加者からの質問タイム

Q.多店舗運営の場合、どのように従業員から年末調整の原本を回収していますか?

店長にお願いをしていて、毎月、通称「月末書類」という、請求書関連の用紙をまとめて送ってもらっています。原本もそちらで対応していますね。

Q.マニュアルはどのようなものを使っていますか?

マニュアルは、SmartHRさんによる「SmartHRスクール」からそのまま引っ張ってきて使用しています。内容がすごくよくて、何をしたらいいか、見たらすぐわかる内容です。普段なかなか調べたりしない社員にとっても使いやすいのではないでしょうか。

森さんからのメッセージ

森さんからのメッセージ

最後に一言ですが、人事労務業界の横のつながりをこれからもっと深めていきたいと思っています。人事でも労務は個人情報を扱うことが多かったり、ミスや勘違いで法違反になってしまうこともあったり、非常にセンシティブな領域だと思います。そのために、他の採用や企画などの職種の方より、情報発信や他社事例の収集も難しい特徴があるのかなと。だからこそ、横のつながりを深めていくことで、よりディープな話もできるようになり、どうやったらさらに良くしていけるかをフランクに語れるようにしていきたいです。

最後に、Twitterをやっているので、ぜひとも気軽にフォローしていただき、交流していけたらと思います。それでは、ご清聴ありがとうございました!

大久保志朗

SmartHRガイドの兄弟メディア「SmartHR Mag.」の編集長。リラクゼーションサロン運営会社、デジタルマーケティング支援会社、フリーランスの編集者・ライターを経て2019年SmartHRにジョイン。最近はSmartHRユーザーコミュニティ「PARK」の企画・運営も担当しています。
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