【SmartHR Agenda#1レポート】業務効率化から人事データ活用の発展 〜「進化し続ける」人事総務部〜

2022.05.09 ライター: SmartHR Mag. 編集部

2022年3月8日、変革のジレンマを超える「人」起点の組織づくりをテーマに、さまざまな識者のお考えを伺うトークイベント【SmartHR Agenda#1】が開催されました。パネルトーク『業務効率化から人事データ活用の発展 〜「進化し続ける」人事総務部〜』では、株式会社フレアスさまと藤野 貴教氏を迎え、お取り組みについて伺いました。SmartHRを導入し、業務効率化に留まらず、人事データを活用し社内規定の刷新などに取り組んだ背景や活用事例について語っていただきました。

【パネラー】

株式会社働きごこち研究所 代表取締役/株式会社文殊の知恵 代表取締役 藤野 貴教 氏

2007年、「“働く”のこれからを考える」をコンセプトに株式会社働きごこち研究所を設立。グロービス経営大学院MBA修了(成績優秀終了者)。2015年から「テクノロジーの進化と人間の働き方の進化」を研究の中心領域にする。日本のビジネスパーソンのテクノロジーリテラシーを高め、人工知能時代のビジネスリーダー育成を志として、全力で取り組む。『2020年人工知能時代 僕たちの幸せな働き方(かんき出版)』を上梓。また、2006年(27歳)で東京を「卒業」。愛知県の田舎(⻄尾市幡豆町ハズフォルニア)で子育てをしながらのフルリモートワーク。家は海まで歩いて5分。趣味はスタンディングアップパドル(SUP)。2019年、「ビジネス・テクノロジー・クリエイティブ」の3種の知恵を集めた株式会社文殊の知恵を設立。UXを伝えるWEBメディア『UXジャーナル』を創刊、編集⻑を務める。

株式会社フレアス 人事総務部 部長 安藤 厚司 氏

卒業後、24年間で訪問販売やフランチャイズスーパーバイザーなど営業職での統括部長を経験し2019年6月株式会社フレアスへ入社。営業職の半面である管理部門の経験を営業職で培った経験を活かし「従業員目線」を基軸に、従業員側の人事業務の工数削減・効率化・見える化を第一に考え、総務・労務・社内整備、取組と変化改革を実施。

株式会社フレアス 人事総務部 労務課 岩城 茉純 氏

新卒で建設会社に入社し、新卒採用をメインに役所関連の申請業務などを行う。人事領域に興味を持ち、2017年株式会社フレアスに採用チームの一員として入社。新卒、中途採用をメインに行い、ジョブローテーションで現職へ。現在は給与計算やリテンション、評価制度運用などを行う。

【モデレーター】

株式会社SmartHR プロダクトマーケティングマネージャー 佐々木 昂太

UCLA 数学科卒業後、コンサルティングファームに入社し、DXを基軸とした事業戦略〜組織改革、アナリティクス、業務改革等のプロジェクトに従事。2018年よりSmartHR 経営企画として入社し、新規プロダクトの立ち上げから既存プロダクトのグロース、現在はPMM組織のマネージャーを担う。

(グラフィックレコーディング:グラフィックカタリスト 成田 富男

業務効率化から人事データ整備の推進ポイント

佐々木:まずはご登壇いただく皆さまをご紹介します。

藤野さん:株式会社働きごこち研究所代表取締役の藤野です。前セッションより引き続きよろしくお願いいたします。

安藤さん:株式会社フレアスの人事総務部長の安藤と申します。弊社は全国で在宅療養をされているお宅へマッサージ、介護、看護を提供させていただいている会社でございます。よろしくお願いいたします。

岩城さん:株式会社フレアスの岩城と申します。社内でSmartHRを使い、人事と労務の業務を行っております。よろしくお願いします。

佐々木:ありがとうございます。本セッションでは2つのテーマをご用意しております。1つ目が、業務効率化から人事データ整備の推進ポイント、2つ目に人事データ活用の事例とその可能性です。

SmartHRは、人事データを収集・蓄積して一元化し、活用できる状態にするシステムです。1つ目のテーマでは、人事データを整備する際の推進のポイントについて、フレアスさんの事例を伺います。2つ目のテーマは、人事データを活用したEX(Employee Experience)の向上に関して、データ構築の目的やEX向上に向けた活用の可能性、そのグランドデザイン、アプローチについてディスカッションできればと考えております。

個人情報提出の簡便化と紙の削減

佐々木:フレアスの安藤さん、まず当初の課題やSmartHRを導入いただいた背景についてお伺いしてもよろしいでしょうか。

安藤さん:導入前は、各種申請の際に事業所の所長を介して個人情報を提出する、という形になっておりました。SmartHRの導入は、直接システムに乗せて提出していただけるようにすること、勤怠など他システムと連動させたいというのが目的でした。

佐々木:紙からシステムへの切り替えは、反対の声もあったのかなと推測していますが、どのように乗り越えていかれましたか?

安藤さん:最初は「やっぱり紙の方がいい」という方もたくさんいらっしゃいました。導入したのは年末調整が差し迫っていた10月だったのですが、SmartHRさんからいただいた使い方の資料を共有し、スマホでも感覚的に入力できる点を理解してもらったのが説得材料となったのだと思います。

佐々木:感情とロジックの両面で丁寧に伝えながら進めていったとのことですが、どんな工夫をされたんですか。

安藤さん:システムで困りごとを改善できるということを、時間をかけて伝えていきました。私は社会人になって25年間営業側にいましたので、その従業員目線での使いやすさを踏まえて話をするようにしていました。

佐々木:藤野さんは、紙からデジタル化していく上でポイントをどうお考えですか。

藤野さん「便利」を知らない人は、「不便」であることに気付かないものです。だから便利さを体験してもらうのが一番いいですよね。例えば、タクシーの決済をする時にQRコードを使えば現金を出さなくていいじゃないですか。すると「便利ってこういうことか!」とわかっていただけます。安藤さんは現場の体験があるから、そういったことを説明したり巻き込むのが上手だったのではと感じます。

佐々木:続いてシステムの全体像についてです。SmartHRで労務業務を全体をカバーし人事データベースを溜めつつ、勤怠・給与は連携しているクラウドサービスをご利用いただいていますね。岩城さんにお伺いしますが、システム導入で人事データを整える実務上のメリットをどう感じていらっしゃいますでしょうか。

岩城さん:現在600名近くの社員数に対し、労務は少人数で回しています。SmartHRを導入するまではマイナンバーも雇用契約書も入社書類も、すべて紙で回収・保管していました。その工数の削減ができているのかなと思います。

特に文書配付機能はとても役に立っています。3か月に1回、有期雇用社員の労働条件を更新をするのですが、紙で発行していた時は、会社印を押した書類を各事業所にレターパックで送って、返してもらうという1ヶ月丸々かかるフローでした。SmartHRからオンラインで一斉に送れるようになり、工数が減りましたし、どこからでも業務ができるようになったのでよかったと思います。

 

システム導入による申請のスピードアップとEX向上

佐々木:こちらの図はSmartHR活用のステップを図示しています。フレアスさんにおいても労務の最適化、労務管理の年末調整を始めとして、文書配付や入社手続きの効率化をされましたよね。さらに人材マネジメントへの活用や、業務に応用するという良いサイクルができているとのことですが、安藤さんの視点では、どういったところが良かったと感じますか。

安藤さん:人事データという部分では、社内広報や制度を作っていく上で、資格や経歴などのデータが適任、適正の判断に活用できています

佐々木:申請機能はどのように活用されていますか。

安藤さん:例えばコロナのワクチンの接種率や、雇用調整の申請関係を収集しデータ化してます。当社は高齢者の方々を訪問する事業ですので、ワクチン接種率、接種証明が必要です。各県の施設から求められるデータもあり、経営層並びにお客様に対してもわかりやすくデータを示すことができました。

佐々木:システムだからこそ、クイックにコロナ禍でのユースケースにも対応できたのですね。この他にも通勤手当や雇用調整など様々な申請機能のユースケースがあるかと思います。岩城さんは実務上で他にどう活用されていますか。

岩城さん:決裁を取らない書類、例えば通勤や結婚など申請連絡は、それまで上長を介して行っていました。ツールが導入されたことで、通勤費の申請や結婚休暇などの特休を使う場合に個人が入力できるようになり、こちらもすぐ把握できるようになりました。メールの申請はどうしても漏れてしまうことがあるので、SmartHRで確認を進められるのは活用できている点だと思います。

申請の承認経路に関する、副次的な効果もありました。お祝いごとに関する承認ルートに社長の秘書を追加したことで、社長が社員のお祝いをする文化が生まれたんです。

佐々木:単純な効率化だけじゃないということですね。EX観点で藤野さんはどうお考えですか。

藤野さん:そうですね。従業員の結婚報告って、人によっては上司や人事に直接言いたがらないと思うんです。離別もありますしね。そういった人事データを自分で更新できるというのは、プライベートを重視する今の時代に沿ったアップデートですよね。本人にとってもエクスペリエンスが高いし、上司としても管理しなくていい。

まずは業務上何が必要かを考え、その後データが集まったら、社員にどんなハッピーを提供できるか(EX)を考える、という順番になっていますから、非常にいい流れができてるんじゃないかなと思います。

佐々木:フレアスさんは組織図機能もご利用いただいています。どういった形でご利用されてますか。

安藤さん:コロナ禍で在宅ワークの増加や働き方が変わっている中で、入退社が繰り返されます。この組織図機能によって組織と顔が見えるようになったので、従業員さんからの反応が高かったですね。

佐々木:集まってきた情報が反映されることで、更新の手間が省けるだけでなく、従業員さんにも喜んでもらえたということですね。

人事データ活用の事例と可能性

従業員サーベイの活用事例

佐々木:続いて2つ目のテーマ「人事データ活用の事例と可能性について」です。従業員サーベイや人事評価への人事データ活用について、岩城さんからお話を伺えますでしょうか。サーベイや評価、人材マネジメントの推進にSmartHRをどう利用されましたか。

岩城さん:以前サーベイはGoogleフォームで行っていたんですけれども、設問数が多く分析にも手間がかかっていました。今後は、福利厚生などについての意見を年に一度調査するES調査や、入退社の際のアンケートの取得にも活用していきたいと思います。

佐々木:毎年のES調査から得られた声をもとに、人事部としてどのようなアクションを起こしましたか。

安藤さん:調査では、会社や上司、経営などいろんなカテゴリーで100問の項目に回答いただき、1年間かけて回答に対する対応をしています。今期は福利厚生の変更や自宅社員制度の導入をやりましたね。ここ2年ほどで、従業員たちも本音で書いていただける文化にはなってきていると思います。

佐々木:意見が形になるからこそ、皆さんもしっかりと書いてくれるという、良いサイクルですね。他にはどのようなサーベイを行っていらっしゃいますか。

安藤さん:入退社時のサーベイにも活用しています。当社はメンター制度を取り入れているのですが、メンターには言えない本音もありますよね。転職者が感じる当社へのギャップを解消すべく、サーベイを使っています仮に退職に至ったとしても、そうなってしまった理由を蓄積したいという意図もあります。

従業員サーベイを元に、人事がやるべきこと

佐々木:入社時のギャップ解消は、藤野さんのお話しにあったナッジの話にも繋がるかと思いますが、どういったポイントが大事になりますでしょうか。

藤野さん:サーベイを使ったデータの蓄積はやるべきことですが、気を付けなきゃいけないのはデータは可視化されるぶん、暴力的でもあるということです。「データで出てるじゃないか」という一辺倒な考え方に陥りがちなのです。そうならないためには、経営陣自体がエンゲージメントデータを人事評価的な形で使わないという意思表明が非常に大事です。

そしてエンゲージメントサーベイには、良い話だけじゃなくて「低い」データも集まってきます。それを解釈するのも、対話をするのもアクションするのも人間なんですよね。対話とアクションをないがしろにしてデータだけ集めている会社は、大体エンゲージメントデータだけで人のことを管理したりするんです。それは良くないですよね。

映画にもなった野球の大リーグで有名な話ですが、チームが弱かった時に、データを活用して強化したGMをご存知でしょうか。その時はホームラン数などではなく地味なデータ、あまり着目されないデータに強く着目して強化を図ったといわれています。

様々なデータを取得していると思いますが、あまり着目されないけど変化が見えるデータというのがあって、それについて「これはなぜなんだろう」と考えるのがデータの本来的な使い方なんですよね。そこから「なぜうちのチームは他と比べてこれが低いんだと思う?」みたいなことを会話できるとよいですね。

佐々木:続いて、分析レポート機能の活用についても伺えればと思います。入社人数や退職率などが整備されたデータとして入ってくる状態にできたところで、社内規定の刷新、最近だとコロナ禍にも迅速に対応できたというお話がありました。安藤さんから、さらなる事例についてお話しいただけますでしょうか。

安藤さん:最近は在宅勤務規定の変更の際に活用しました。600人の従業員さんの中で、お子さんがおられる従業員のデータがありますので、在宅勤務規定のどこを重点的に変えれば働きやすくなるかを判断できました

 

質疑応答

Q:OKRの導入に当たって気をつけることは?

佐々木:ここで質問をピックアップいたします。「社員の体験を向上させ、日頃の業務に意義を感じてもらうためOKRの導入を考えています。何かアドバイスや注意ポイントがあればご意見いただきたいです」とのことです。

藤野さん:さきほどの講演でビジネスパーソンとしてのWillのお話をさせていただきました。組織で働く人の中には、ふたつの自分がいるんです。サラリーマンとしての自分と、ビジネスパーソンとしての自分です。

サラリーマンとしての自分は、目の前の仕事の業務から与えられる評価です。これは報酬と結びつくものなので、評価においてはマスト要件なんですね。OKRで扱う部分がビジネスパーソンとしての自分に当たります。

今の世の中では、サラリーマン的な評価だけを満たそうとすると、結果サラリーマンとしての評価も得られません。自分がやるべきことや、全社課題、DX化などにチャレンジする社員を会社は評価したいわけです。つまりビジネスパーソン的なWillを突き詰めて仕事をした方が評価されやすい状況なのですが、それをみんな理解していないのです。

この矛盾を解決するためには、OKRを導入すると同時に、ニュースや教養などのインプット量を増やすことです。ユーザーの声や外の世界に目を向けさせてあげないと、そもそもWillは生まれないです。

ある会社では、NewsPicksの記事に対して感じたことをコメントし合う取り組みをしています。その狙いは裏側のデータ収集です。誰がどの記事を見て、どれぐらいちゃんと読んでいて、どういうコメントを書いてるかが全部取れるわけですよ。要はちゃんと勉強し考えてる社員かどうかが、そのデータからわかるのです。Willを持った社員の発見にも繋がるでしょう。

佐々木:フレアスの評価制度について現状と今後の活用を伺えますか?

岩城さん:今はエクセルでフォーマットを作り、配付して記入させるというやり方です。今後はシステムを通すことで、データを蓄積しやすい状況を作り、本人も自分の目標を確認しやすいような形を実現できたらなと思っています。

Q:経営層にSmartHRをプレゼンするときの伝え方

佐々木:続いての質問です。「来週経営層にSmartHRの導入についてプレゼンをします。弊社は紙での手続きがほとんどです」と。難しいですね。経営層に届くような言葉や事例をいただけますでしょうか。

安藤さん:当社の場合は、個人情報を自分で提出できるという部分が大きかったです。導入してからも従業員数は増えていますけども、利便化されたおかげで、労務の部署の人員増は考えておりません。そういう部分はプラスになるのかなと思います。

Q:OKRと評価はどう関係付ける?

佐々木:最後もう1つ、評価に関するご質問です。「OKRと評価を直接結びつけない方がいいという意見も存在するのですが、OKRと評価はどう関係付けるのが最適でしょうか」とのことです。藤野さんいかがでしょうか。

藤野さん:難しい質問ですね。少し乱暴な答え方かもしれませんが、個人の評価をあげても、会社が豊かにならないと報酬は上がらないのです。だからOKRはそもそも事業成長のために使う手段だと私は思います。公平性、平等性は後の議論で、事業成長を最大の目的にすべきなのです。

佐々木事業や戦略から逆算して、OKRをはじめとする評価の設計を考えるのがいいということですね。

まとめ

佐々木:最後に皆様から今日のセッションを通じたまとめのメッセージを頂ければと思います。

岩城さん:少人数で業務を回す上では、作業工数をどれだけ減らせるかが大事になります。SmartHRさんの申請項目やサーベイ、文書配付機能は、オペレーターをする身としては本当に効率化が進んだところです。今後もぜひそういったサービスを活用していきたいです。あと当社は視覚障害スタッフが多いので、アクセシビリティの向上も開発いただけると嬉しいです。

佐々木:そうですね。先ほどのUXや従業員体験のためには、様々な視点で使いやすいサービスを弊社も目指したいという意気込みでおります。アクセシビリティに関する開発を強化するために、プログレッシブデザイングループも設立いたしました。ぜひその辺りで、コラボレーションさせていただけると嬉しいです。続いて、安藤さんお願いいたします。

安藤さん:導入当初から、要望に答えていただきながら、より良い機能を先回りして入れていただいてきたので、とても感謝しています。今後の要望としては、社内のポータルサイトとの連携ができるといいですね。コミュニケーションツールのようなものの開発もしていただけたらと切に思います。

佐々木:社員全体のEXをカバーするような、そういったポータルへの進化というところですね。期待をいただいてると思うので、ぜひ一緒にやらせてください。藤野さんからも締めのお言葉をいただきたいと思います。

藤野さんデータは手段であり、体験を上げることが目的であるということを如実に実践している、非常に素晴らしい事例だと感じました。働きやすさという文脈よりも、従業員体験を向上させるというつもりでいれば、システムのユーザー数は増えます。結果データも集まりやすくなり、ビジネス全体もよくなります。

コロナのワクチン接種率にしても、出社せずに業務が遂行できることにしても、こういう便利な体験を一度してしまえば、使うことのメリットも自ずと理解されます。さらに社長から社員へのお祝いなど副次的なメリットが生まれることで、更なるEX向上が実現されるのです。

ここで大切なのは、SmartHRさんのアプリケーション自体が使いやすいものになってないと、人事の方も従業員の方も使ってくれないということです。さきほどのようなフィードバックがデータとして集まることで、さらなる改善も期待できるでしょう。

佐々木:ありがとうございます。本日は、業務効率化から人事データ整備活用といった流れで利用された良い事例をお聞かせいただけました。ご登壇いただいたお三方、ありがとうございました。

【執筆・まえかわ ゆうか】
エディター / ブランディングプランナー / カレー屋さん。アパレルからビジネス分野まで幅広い分野でクリエイションを提供する。専門分野は食。

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