人事異動でモチベーション低下を招かないために、人事担当者が注意するポイントは？
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この記事でわかること
- 人事異動が引き起こす可能性がある問題
- 人事異動による従業員のモチベーション低下を防ぐヒント
- 不満が出にくい人事異動の仕組みづくり
目次
従業員の業務に変化をもたらす人事異動は、従業員の意向に沿った内容であればモチベーションの向上やスキルアップなどの成長につながります。しかし、従業員にとって不本意な内容の場合は、仕事に対するモチベーションを低下させてしまうかもしれません。
従業員が望まない異動を避けるために、人事担当者はどのような点に注意するべきでしょうか。人事異動によって起こり得る問題や仕組みづくりのポイントを解説していきます。
人事異動の目的とメリット
従業員の職位や勤務地、勤務条件などを変更する人事異動は、経営戦略の実現を目的とした人員配置の最適化のために実施されます。
人事異動によって人員配置が最適化されれば、従業員が能力を最大限に発揮でき、スキルアップや従業員自身の成長にもつながります。さらには、職場の活性化や従業員の離職防止など、企業にとってプラスの影響をもたらす施策となりえます。
人事異動が引き起こす問題とは
多くのメリットがある人事異動ですが、安易な人事異動は問題を引き起こす可能性があります。
どのような問題が起こり得るか、よくあるパターンを確認していきましょう。
引き継ぎの負荷が大きい
人事異動で従業員の所属部署や業種を変更する場合、異動する従業員がそれまで担当していた業務の引き継ぎが必要になります。
通常業務に加えて、引き継ぎ資料の作成や後任者へ注意点の説明などをしなければならないため、実施前後は仕事量が増えて負担が大きくなりがちです。とはいえ、引き継ぎが不十分であればトラブル発生の原因となります。
引き継ぎの前後は滞りなく業務を進められるように、異動者以外の従業員がサポートする体制を整えておくのが理想的です。
対象者のストレス増加
異動後しばらくの期間は、従業員がストレス過多になりやすく注意が必要です。
前述の引き継ぎ業務のほか、未経験の作業に取り組む、配属先で人間関係を一から構築するといった新しい環境に馴染む過程で、対象者には一定の精神負荷がかかります。とくに、転居をともなう転勤など、大きな環境の変化が発生する場合には注意が必要です。
モチベーションの低下
適切に進めれば従業員の成長につながる異動ですが、内容次第でマイナス方向に作用してしまう場合も考えられます。従業員にとって不本意な異動を命じた場合は、仕事に対するモチベーション低下を招いてしまうかもしれません。
とくに注意したいのは、実施までの期間が短い唐突な通告を出すケースや、従業員への配慮が欠けた異動を命じてしまう場合です。たとえば、新居に住み始めたばかりの従業員に転居をともなう異動を命じれば、モチベーションの低下はもちろん、会社への不信感を抱く可能性もあるでしょう。
異動が従業員にとって理不尽な内容にならないように、十分注意してください。
玉突き人事など安易な人事異動の繰り返しは離職を招く
欠員が出た際に、空いたポジションに従業員を配置し、さらにその従業員が元いたポジションに別の従業員を配置する、といった異動を連鎖的に繰り返す行為を「玉突き人事」と呼びます。
人事業務は、従業員のやりがいやキャリアプランを大きく左右します。玉突き人事のような戦略的・計画的ではない施策が繰り返されると、従業員が不安・不信感をもち離職してしまうかもしれません。
人事は従業員の心情に大きな影響を与える点を考慮し、安易に進めないように注意しましょう。
人事異動でモチベーション低下を招かないためにできる2つのこと
ここまで説明してきた通り、人事異動は場合により従業員のモチベーション低下を招きます。
企業成長のための人事異動がマイナスに働かないために、どのような点に注意するべきなのでしょうか？ 押さえておきたいポイントについて解説していきます。
人事と従業員が双方向に理解を深める
異動でミスマッチが発生してしまうのは、多くの場合、人事担当者と従業員が相互に理解できていない点が原因です。従業員のもつキャリアアップの計画や家庭の事情の障害になるような人事異動は不満につながります。
また、人事異動の用命を受けた従業員が異動の意図を理解できなければ、会社に対する不信感を抱いてしまうかもしれません。
そのような状況を回避するためには、定期的に面談を開催し、従業員のキャリアプランの希望をヒアリングしつつ、従業員に対する会社からの期待を伝える意見交換の機会を設けることが効果的です。異動が求められる理由や経緯などを丁寧に説明すれば、従業員も異動に納得しやすくなります。
万が一、従業員から異動を拒否された場合の対応については、下記の記事が参考となります。
異動後もフォローを欠かさない
異動前は好意的な姿勢であった従業員でも、異動後の環境と想定とのギャップにより、モチベーションが低下してしまう可能性もあります。
異動後しばらくの期間は定期的に面談を実施し、悩み・困りごとをヒアリングしましょう。問題が見られる場合は解決策を考えるなど、従業員をケアする体制の整備が大切です。
不満が出にくい人事異動の仕組みづくりのヒント
人事異動のトラブルを避けるためには、大前提として人事異動が公正な仕組みとなっている必要があります。
ここからは、人事異動の仕組みづくりのヒントを見ていきましょう。
ヒント1. 昇進・昇給の条件に異動を含める
異動を昇進・昇給といった待遇向上の必須条件として定めておけば、従業員が人事異動に対し納得感を得やすくなります。
また、人事異動は従業員にとってもメリットがあります。異動を経てさまざまな業務や部署の経験を積めば、対応できる仕事の幅が増え、企業に対する理解も深まります。人事異動を、企業から与えられた成長の機会であると従業員が感じられれば、異動を前向きに捉えてもらえる可能性が高まります。
ヒント2. 採用時の職種を転勤の有無で分ける
転居をともなう転勤は私生活への影響が大きいため、強い抵抗を示す従業員は少なくありません。
他の勤務地への転勤の可能性がある企業は、募集段階で応募者に伝える必要があります。また、転勤の有無で募集職種を分け、応募時に希望する職種を選択できるような仕組みの整備もトラブルの回避に効果的です。
ヒント3. 異動に立候補制を導入する
転居をともなう異動・転勤の場合は、公募制の導入により人事異動の不満を減らせる可能性があります。
立候補で異動をした場合は「自分で選択した」という実感が生まれ、従業員自身が高い責任感やモチベーションをもって仕事に取り組める効果も期待できます。
ヒント4. 人事異動に関する事項を就業規則に明記する
人事異動の内容は就業規則に明記される必要があります。
就業規則・雇用契約書の記載内容と実際の運用に相違がある場合は、法的に認められない可能性があります。就業規則・雇用契約書に抵触するトラブルの場合、企業側が不利になるので注意が必要です。
就業規則に「異動を拒否すると懲戒や解雇の対象となり得る」という旨を明記しておくのも1つの手段です。
人員配置の計画にもとづいた人事異動が大切
人事異動は従業員の今後のキャリアに与える影響が甚大であり、しっかりと人員配置の計画を立てたうえでの実施が重要です。場当たり的な実施は従業員に不信感を与える原因となってしまうので、慎重に進めなければなりません。
従業員数が多い大企業では、一人ひとりのスキルや強みなどの特性の把握が煩雑となりがちです。従業員の情報の正確な把握が、効果的な人員配置・人事異動につながります。
従業員の適性な異動先の把握には、人事管理ツールの導入もオススメです。従業員情報をツールで一元化しておけば、適切な人員配置に大きく貢献できます。
SmartHRでも、1つのツールで従業員データを一元管理し、データにもとづいた人員配置シミュレーションが可能です。詳しく知りたい人は、下記の資料もご覧ください。
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人事異動は従業員の意向を考慮して進める
従業員が納得感をもてる人事異動の実現には、人事と従業員の相互理解が重要です。従業員にとって不本意な異動は、モチベーションの低下につながり、従業員が退職する原因にもなりかねません。
また、異動の直後は従業員が不安や悩みを抱えやすくなりがちです。メンタル面の問題発生を防ぐためにも、定期面談の実施などにより異動後のケア体制を整えておきましょう。
FAQ
Q1. 人事異動で起きやすい問題とは？
異動の前後で必要となる引き継ぎ業務により、従業員の仕事の負荷が高まる点に注意しましょう。また、異動後しばらくは慣れない新しい環境での業務により、従業員が大きなストレスを抱える可能性もあります。
Q2. 人事異動がモチベーション低下につながる理由は何ですか？
人事異動で命じられる内容が従業員にとって不本意な内容であれば、モチベーション低下の原因となる可能性があります。また、短絡的な人事異動を繰り返すと、従業員が企業に不信感を抱く可能性があります。
Q3. 円滑な人事異動のために人事担当者ができることは？
人事担当者が、従業員の適性や将来的なキャリアステップの希望を把握し、人事異動の検討時に考慮できていれば、異動によるトラブルの発生を低減できます。さらに、本人の意向に沿った異動を進めれば、従業員の仕事に対するモチベーション向上が見込めるでしょう。
