人事評価コメントの書き方を、職種・評価手法ごとに解説
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人事評価のコメントは、部下のマネジメント・人材育成につながる重要な記載事項です。人事評価コメントによる評価すべき点、改善すべき点の的確なフィードバックは、部下からの信頼を得ることにもつながるでしょう。コメントの書き方を学ぶことで、信頼感のある組織をつくりましょう。この記事では、よいコメントを書く方法を職種・評価手法別に解説します。自己評価の書き方もご紹介していますので、部下の方もぜひ参考にしてください。
人事評価はなぜ必要？
人事評価とは社員の能力や企業への貢献度、目標の進捗率などを総合的に評価する仕組みのことです。なぜ人事評価が必要なのか、大きく理由を分けると以下の3つが挙げられます。
- 社員を一定の基準で公平に評価し、給与や待遇を決める根拠とするため
- 社員のモチベーションや生産性の向上を図るため
- 評価結果を通じて、企業文化をつくるため
人事評価の重要性を詳しく確認したい方は、以下の記事をご覧ください。
一般的に、人事評価ではさまざまな評価項目を設けて、それぞれに評点をつけるなどして段階別に評価していきます。また、各評価結果の根拠や改善点などをコメントとして記載します。
コメントの伝え方ひとつで、評価結果に対する社員の理解度や、今後の業務への活かし方が大きく変わるといっていいでしょう。だからこそ、よい評価コメントの書き方を学ぶことが大切です。ただし「よい評価コメント」とは、単に相手を褒めるという意味ではありません。記載するうえでのポイントを詳しく見ていきましょう。
評価コメントを書くとき、やってはいけないこと
人事評価のコメントにおいて、以下のような指摘をしないように気を付けましょう。
- 人格を否定する
- 他人と比較する
- 思い込みで書く
人事評価は、あくまでも被評価者の業務について述べるものです。人格を否定するようなコメントは、被評価者のやる気を削ぐだけでなく、評価の目的を満たすこともできません。業務内容についてコメントすることを必ず守りましょう。
また、他人との比較や思い込みにもとづく記述もNGです。とくに近年では、雇用における男女の平等や同一賃金同一労働といったテーマが社会的課題となっています。性別や容姿、雇用形態など個人の努力では変えにくい要素にもとづいて評価するのは避けましょう。
評価が主観的になることは避けられませんが、なるべく周囲の人からも話を聞くなどして、公平なコメントになるよう心がけたいですね。
よくないコメント文例
営業成績は悪くないが、同期に入社した社員でそれ以上の成果を上げている者がいる。見習ってさらに努力する必要があるだろう。また、部内会議では発言が少ないように思えるので、自信なさげで引っ込み思案な性格を改め、率先して意見を述べるよう心掛けたい。
評価コメントを書くときに必ず含めるべきこと
次の項目は、意識的に評価コメントとして加えるべきでしょう。
- 具体的な成果
- 成果に至った経緯
- よい点
- 改善できる点
重要なのはコメントを通して、具体的に何を評価基準としているかの提示です。コメントを読んだ評価対象者が、今後の業務改善につなげられる内容にしましょう。そのためにはよい点ばかりをあげるのではなく、改善できる点も盛り込むことも大切です。
人事評価のポイントについて、以下の資料にまとめましたので、あわせてご覧ください。
間違った運用していませんか？成果にこだわる人事評価制度導入の手引き
よいコメント例
営業目標を引き続き達成できたうえ、かねてから指摘していた業務効率化も実践している点を高く評価したい。時間外労働は削減目標を大きく超える50%減となっており、この調子で取り組んでもらいたい。
自己評価コメントを最大限活用するコツ
一方で、今度は自分が評価される側になった場合を考えてみましょう。人事評価において、部下の立場で最大限活用したいのが自己評価コメントです。「この人には今後も期待できそうだ」と思ってもらえるような自己評価を書きましょう。そのためのポイントは以下の3点です。
- 成果を数字で示す
- ネガティブな書き方をしない
- 課題と、その解決策を書く
よいコメント例
年内までの目標としていた、30件以上の新規顧客を獲得できた。ただし、いずれも小型の契約ばかりだった。売り上げベースでも貢献ができるよう、大口顧客への営業の比率を意識して上げていきたい。
評価コメントの入力はSmartHRで効率化
ご紹介したとおり、人事評価コメントの書き方には注意点が多いほか、評価項目の設定数、被評価者の数によっては、記入するだけでも大きな負担となります。SmartHRの人事評価機能であれば、評価者・被評価者ともにコメント入力の効率化を図れます。
お役立ち資料
3分でわかる！SmartHRの人事評価
SmartHRの「人事評価」機能なら、評価シートの作成・配布・回収・集計までシステムで一括管理が可能。現在の評価制度に沿った形で評価シートやワークフローを設定できます。
従業員もパソコンやスマホから簡単に操作ができるため、ストレスなく移行することが可能です。
【こんなことがわかります】
- 人事担当者が評価業務で感じている問題点
- 人事評価業務を改善するための課題
- SmartHRの「人事評価」の特徴・できること
- SmartHRの「人事評価」の実際の画面
【職種別】評価コメントのよい例・悪い例
人事評価のコメントは、被評価者がどの部署に所属しているかによっても意識するポイントが違います。ここでは職種別のコメントの書き方を紹介していきましょう。
事務職の人事評価コメント例
一般的にほかの部署のサポート役として業務をするので、成果を数字として把握しにくい職種です。そのためどのくらい業務を効率化できたか、ミスを減らせたか、丁寧な社外対応ができたかなどに定量的な評価基準を設けるとよいでしょう。また、支援するほかの部書の業績目標と関連づけて評価するのもオススメです。
上司コメント例
営業事務として見込み顧客のデータ整理を日常的に進め、営業目標のひとつ「見込み顧客の成約率5%引き上げ」の達成に貢献した点を評価する。今後は見込み顧客へのアプローチ方法についても、月に1回以上は提案してもらえたらありがたい。
部下コメント例
毎日1時間、顧客データを精査・管理して見込み顧客の洗い出しに務め、営業目標達成のサポートをした。今後は営業担当へ取り次がなくても顧客の問い合わせに対応できるように、週に5時間は営業カタログを読み込む時間に充てたい。
営業職の人事評価コメント例
業務の成果が数字で現れやすい職種のため、目標に対する達成度を軸に評価コメントを考えましょう。自己評価についても、成果・課題を数値や具体例を交えて表すことが大切です。
上司コメント例
営業目標の達成率は190%と高い成績を残した。高齢者層の需要に目をつけて重点的に営業して、成果に結びつけた点を大いに評価する。法人顧客はまだ開拓の余地があると考えているので、来期は重点的に営業してもらいたい。
部下コメント例
個人の営業目標に対し2倍近くの成果をあげ、売り上げベースでは660万円の貢献できた。しかし成約後に1件のクレームを受けてしまったため、事前の商品説明を丁寧にするほか、成約後のアフターフォローも意識して取り組んでいきたい。
企画・マーケティング職の人事評価コメント例
担当するプロジェクトや製品の実績に結びつけるためにどのような調査・データ分析をしたかについて記載するとよいでしょう。
上司コメント例
Webページのアクセス分析や改善に取り組み、目標である商品ページのアクセス数120%以上を達成した点は素晴らしい。今後はそのノウハウをチームメンバーにも共有するなどして、人員育成にも努めてほしい。
部下コメント例
オウンドメディアのSEO対策や記事の充実に取り組み、PV数を目標の前期比130%以上を達成した。一方でSNSからのサイト流入数が比較的少ないので、効果的な運用を模索して、次期もPV数を130%以上に引き上げたい。
技術・専門職（ものづくり、エンジニア）職の人事評価コメント例
基礎研究や商品開発などは成果が出るまで時間がかかり、業務もプロジェクト単位で個々人の貢献度が測りにくい場合が多いです。進捗管理や作業効率、品質管理、協調性などの各ポイントについて明確な評価基準を設けて評価していくようにしましょう。
上司コメント例
商品の設計方法を見直して、目標であった前回版から5%の制作コスト削減に貢献した。一方で納期遅れが危ぶまれていたこともあり、チーム内で週に1度は進捗確認を兼ねたミーティングを実施し、スケジュール管理に努めてほしい。
部下コメント例
前回版の製品で懸念されていた駆動系の機関に問題がないか、設計段階で入念にチェックし、顧客からのクレーム件数をゼロにできた。今後は月に1度、営業担当者に同行して顧客からの意見を聞き、商品のさらなる性能向上に努めたい。
サービス職（販売、飲食）職の人事評価コメント例
目の前の顧客に誠意をもって対応が求められる職務なので、それがどう売上に結びついたかなどの成果が見えづらい職種です。接客態度はよいか、柔軟な対応ができているかなどに、明確な評価基準を設けて評価するようにしましょう。
上司コメント例
常に笑顔で接客し、努力目標としていたお客様へのお声がけも積極的にしている。今期目標である顧客満足度90%以上の達成に大いに貢献したといえるだろう。今後は新しい従業員2名に対して、同等の接客ができるよう指導してほしい。
部下コメント例
丁寧かつ笑顔での接客を意識し、注文の聞き間違いのミスもゼロに。顧客満足度向上に寄与できたと思う。今後は迅速なお客様への対応も意識し、今期中にお客様アンケートの「接客・対応のよい従業員」で10人以上のお客様から指名されるようにしたい。
保育士の人事評価コメント例
保育士も成果を業績などで評価しづらい仕事です。子どもや保護者への対応方法が適切かどうか、保育現場にかかわる課題に対してどのように取り組んだかなどについて、具体的な評価基準を定めて評価しましょう。
上司コメント例
自主的に掲げていた、1日1人以上の保護者とのコミュニケーションという目標を欠かさず、施設への信頼度向上に貢献した点は素晴らしい。今後は日常業務において課題や問題点などを見つけたら、遠慮なく意見・提案をしてほしい。
部下コメント例
前回からの目標であった担当クラス以外の仕事も率先して取り組み、施設全体の業務迅速化に貢献できたと思う。現在は日課となっているお遊戯がややマンネリ化しているように思うので、週に1回は新しい遊びを子どもたちと一緒に行い、楽しんでもらえるようにしたい。
看護師の人事評価コメント例
評価を定量化するのは難しいですが、診察補助が適切にできているか、入院患者に対して細やかな配慮を払っているかなど日常的な取り組みについて、具体的に記載するようにしましょう。
上司コメント例
院内で規定している声出し・指差し確認を徹底的にするなど、安全で確実な看護に努めている。また、困っている患者の話を親身になって聞いている点も素晴らしい。患者の様子で気になる点などあればこまめに記録して、チームで共有するよう努めてほしい。
部下コメント例
事故を未然に防ぐための規定を欠かさずにするなど、安全・確実な看護に努めた。一方、日々の業務で医療知識が不足していると気づいたため、勉強会・研修会には1年に4回は参加し、学んだ内容をレポートとして取りまとめたい。
公務員の人事評価コメント例
公務員のなかでも事務職や技術職など様々な部署があり、前述したように職種別で評価ポイントが違ってきます。基本的に営利を目的としない仕事のため、業務効率化できたか、ミスを減らせたか、コスト削減に取り組めたかなどを具体的に評価する必要があるでしょう。
上司コメント例
公共工事の発注業務において仕様書をよく読み込み、目標であった積算ミスゼロを達成した。今後は施工の実務について知識向上に努めるべく、少なくとも月に1回は担当工事の現場へ足を運んでもらいたい。
部下コメント例
担当する公共工事3件について、目標としていた発注書類の不備ゼロを達成できた。一方で資料のチェックに時間がかかり、時間外労働が増加傾向に。一日にやることをリスト化して効率的な業務を意識し、残業時間を2割以上削減できるよう取り組んでいきたい。
教師職の人事評価コメント例
評価対象となるのは、成果として表れやすい生徒・学生の学力向上だけではありません。生徒・学生が豊かな学校生活を送れるように配慮したり、保護者の信頼を得たりするなどの取り組みも、具体例とともに評価する必要があります。評価に当たって、公的機関が発行している教職員評価制度の手引きなども参考になるでしょう。
上司コメント例
前回発案していた「AV機器を用いたわかりやすい授業」について、実践した点を評価したい。とくに歴史の授業では動画教材の導入により、授業がわかりやすくなったと生徒からの評判もいい。今後は授業だけではなく生徒とのコミュニケーションにも重点を置き、定期的に生徒の希望や悩みなどを聞く場を設けてほしい。
部下コメント例
週に2回の頻度で学級通信を発行。生徒以外に、保護者からも「学校で子ども何をやっているかわかって安心」とのよい評判を聞くことができた。一方で業務が多忙を極め、顧問を担当するクラブ活動での指導がおろそかになってきているため、週に最低5時間は活動に参加するよう心掛けたい。
管理職の人事評価コメント例
受け持っている部署や店舗の業績・貢献度が主な評価対象となります。事前に設定していた目標に対してどれだけ達成できたかを、数字や具体例を交えて評価するべきです。また、部下の育成も大事な役割のため、取り組んだことも記載しましょう。
上司コメント例
新商品を増やして売り場の充実に努め、結果的に今期における店舗の売り上げ目標140%を達成した点は目を見張る。一方で新人の離職率が店舗平均を下回るよう、作業マニュアルの整備やマネージャーの適正配置を行うなど、新人のサポート施策にも努めてほしい。
部下コメント例
お客様へのアンケート調査や販売記録を分析して、売れ筋商品を全面的に押し出すことで売上目標の達成に貢献できた。今後は従業員目線で販売上の課題はないか、全従業員に聞き取りをして分析・とりまとめを推進したい。
評価手法別のコメント例
人事評価のコメントは、どのような評価手法を行うかによっても、意識するポイントが異なります。ここでは3つの評価手法を紹介し、それぞれの注意点をまとめました。
360度評価
360度評価とは1人の従業員に対して、部下や上司など様々な関係者が評価を行う手法です。コメントを書く際は誰がどの従業員に対してコメントするかで、意識するポイントが異なります。例えば部下が上司を評価するならばマネジメント能力を重視し、上司が部下について評価するなら業務を実行するスキルを重視するなど、対応が異なるので注意しましょう。
よい例①
売り上げ目標に対してどのようにアプローチすべきか従業員個別にアドバイスをしてくれるので、営業に臨む部下としてはありがたい。見込み顧客数の多い法人向けセールスをするよう指示してくれたおかげで、営業目標を達成できた。
よい例②
PM（プロジェクトマネージャ）として、週1回チーム内でミーティングをするよう指示。進捗確認などを徹底してくれているため、所属長として安心してプロジェクトを任せられた。結果的に前期に数回発生した納期遅れがなくなり、顧客に対する信頼性向上につながった。一方で当初想定していた予算から少し足が出ているため、作業工程を見直して10%程度のコスト削減に取り組んでほしい。
業績評価
業績評価とは、一定期間における売上金額や獲得案件数など、業績に関わる成果を評価する手法です。成果の達成目標をどれだけ消化できたかに注目し、具体的な数字を交えて記載しましょう。
よい例①
売上の個人目標に対して180%以上の成果を上げた点は目を見張る。企業全体の売上から見ても5%と目覚ましい成果だ。その営業ノウハウを社内でも共有するよう心掛け、チーム全体の目標達成も意識してほしい。
よい例②
個人の営業目標に対して90%の進捗と、前回よりよい成績を残すことができた。成約率から考えるに、営業件数をあと20件程度増やせば目標達成が十分可能と考えているのでぜひ実践してほしい。
能力評価
能力評価では、従業員が有するスキルや経験・知識などの能力に対する評価をします。コメントを書く際は成果だけに注目するのではなく、業務の過程で発揮される企画力や計画力、実行力、対策立案力などを重視する必要があります。
よい例①
成約に至らなかったものの、クライアントのもとに数十回にわたり足を運び、持ち前の高いプレゼンテーション能力を遺憾なく発揮して営業に臨んだ。今後はクライアントから聞いてきた顧客ニーズをもとに、見込み顧客への提案書をつくるなど、経験を次の販売戦略に生かしてほしい。
よい例②
1月に1回、必ず新製品の企画を提案してくれている。どれも既存の製品にとらわれない新しいアイデアばかりで、柔軟な発想力を申し分なく発揮している。今後は新製品の企画について社内でコンセンサスがとれるように、市場分析など根拠となるデータを示しながら提案をするとなおよいだろう。
正しい人事評価コメントが成長とモチベーション向上のカギ
本記事では、正しい人事評価コメントの書き方を紹介しました。人事評価には、評価とフィードバックがセットになっているからこそ、被評価者が今後成長をするか、業務に対するモチベーションが向上するかといったカギを握ります。正しい人事評価コメントを記載し、評価後の業務に生かせる人事評価を叶えましょう。
SmartHRでは、評価者も、被評価者もコメント入力の負担が少ない形で効率化された人事評価が可能です。コメント入力の工数削減によって、フィードバックや1on1、360度評価といった、正しい人事評価につながる施策に時間が割けます。SmartHRで効率的かつ公平・納得感のある人事評価を実現しましょう。
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FAQ
Q. 人事評価のコメントを書くポイントは？
業務目標をどれだけ達成できたかなど、何を基準に評価しているかがわかるようにしましょう。また、成果に至った経緯や今後の課題についても言及し、業務改善につなげられるような内容に整えることも大切です。
Q. 事務職の人事評価コメントはどう書けばいい？
成果を数字として把握しにくい職種です。業務を効率的にできているか、ミスは少ないか、社外対応が適切にできているかなどに定量的な評価基準を設けるほか、サポートしているほかの部署の成果と関連付けて評価するとよいでしょう。
Q. 評価者が絶対に書いてはいけないコメントとは？
人格を否定したり、他人と比較して評価するのは避けましょう。部下のやる気を削ぐだけではなく、人事評価の目的を達成できません。また、業務成果など客観的事実にもとづかず、思い込みで評価するのも控えるべきです。
