【人事評価機能】進捗が追えなかった紙運用から電子化へ。「業務効率化」と「可視化」を同時に実現し、あらゆる手間を解消（株式会社バンダイロジパル）

糸長さん

まずはパート・アルバイト社員約650名を対象に評価決定の参考に実施しました。また、働き方のための希望調査や、契約社員に登用したい方の力量を可視化する際に用いる「力量チェックシート」も実施しています。頻度はいずれも年に1度です。

藤井さん

ドライバーや庫内作業などのスタッフはPCが貸与されておらず、これまで評価に関わるシートはすべて紙の運用しか方法がありませんでした。そこで、紙運用を無くして電子化を進めていく一環として導入を開始しました。

糸長さん

​紙を印刷して被評価者へ配布する手間や、評価開始から決裁者、そして人事に回覧されるまでに相当な手間がかかっていました。

糸長さん

部門によって開始のタイミングが異なっていました。そのせいで、各拠点から人事へ集まる日がバラバラで。たとえば、沖縄の拠点でExcelのシートを出力して管轄する大阪へ送り、その後、本社の役員へ送り、最終的に人事に届くという、上位評価者と下位評価者が別の拠点にいるケースが多く、紙による回覧では今どこまで回覧できているのかが可視化できませんでした。​

藤井さん

紙の一部をデータ化して保管する際に、回収が終わったデータなのか、差し戻し中なのかがわからない状態でした。集計後「実はまだ途中だった」と、連絡を受けたこともあります。

糸長さん

あとは、拠点から「過去何年分の資料が欲しい」などの問い合わせがあった時に、紙資料を掘り起こす手間もありました。

糸長さん

これまでの課題が一通り解決しました。

藤井さん

そうですね。すでにSmartHRを導入していたので、評価者も被評価者にも馴染みがあり問題なく移行できました。​

糸長さん

とにかく、あらゆる手間がなくなりました。SmartHRを開けば状況がわかるので、遅れが出ている拠点にのみ適切なタイミングで直接連絡するだけで進められて、業務効率化につながりました。そして、適切なコミュニケーションができたことで、回収のタイミングが以前に比べて早くなったのもうれしかったですね。

藤井さん

監査などで各拠点から確認の依頼があった時も、人事が資料を探して案内する必要がなく「SmartHRのココを見てください」の一言で解決しました。

糸長さん

簡易的なものですが、操作マニュアルを作成して被評価者に事前周知したことですね。

藤井さん

以前、新しいシステムを導入したとき、社員から「使い方がわからない」と問い合わせが多かったこともあり、案内するメールの中に添付して、事前にマニュアルを見て理解してもらうようにしました。

糸長さん

​問い合わせ件数が減り、対応に追われることがなくなりました。何件かはあったものの「メールにマニュアルを添付しているので見てくださいね」というときちんと対応してくれたので、作っておいてよかったですね。