実は簡単！「API」を使ってスムーズに情報連携する方法
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こんにちは、SmartHRでプロダクトマーケティングマネージャーを務めている岡田です。
皆さんは、人事業務にどのようなシステムを活用していますか？
人事業務では、SmartHRだけでなく給与システム・勤怠システム・評価システムなど、さまざまな領域のシステムを扱います。各システムに登録している従業員情報は日々更新されるため、情報を正確に保つために苦労されている方も多いのではないでしょうか。
SmartHRでは、各システムの従業員の情報を簡単に連携できるよう、APIでの連携およびCSVの連携を推奨しています。
APIとは、異なる2つのソフトウェアを繋げるためのものです。APIを使えば、ボタン1つで情報の同期ができ、よりスムーズな情報連携が可能になります。専門知識がなくても、SmartHRならアプリをインストールするだけでAPIを活用できます。
今回は、APIを利用したことがない方に向けて、SmartHRが連携しているシステムや、CSV連携との違い、利用方法をご紹介します。
SmartHRを起点としたAPI連携のメリット
SmartHRは勤怠や給与システム、採用・評価・人材管理システムなど、人事に関わるさまざまなシステムとAPIを活用して連携できます。
スムーズに情報連携する方法をご紹介する前に、まずは「API連携」について解説します。
従業員情報をボタン1つでカンタンに同期
SmartHRは、従業員の入社時や身上変更などのタイミングで、従業員から簡単に情報を収集できることが大きな特徴です。
API連携を使うと、収集した従業員情報をご利用の各システムへボタン1つで同期できます。
従業員が増えたり情報が変更になったりするたびに、各システムにそれぞれ手動でコピー・ペーストして転記する運用の手間がなくせて非常に便利！
入社手続き・申請機能など従業員と簡単にコミュニケーションを取れるSmartHRだからこそ、APIでのシステム連携をぜひご利用ください。
CSVを使った連携との違い
SmartHRでは従業員情報が集約されている「従業員リスト」をCSVでダウンロードできます。このCSVをもとにご利用のシステム用の形式に沿ってデータを整えたうえで、インポートすることで連携が可能です。
APIを活用した連携とCSV連携との違いは、情報連携するまでに「手作業」が間に入るかどうかです。
CSVで連携するメリットは、SmartHRに蓄積されたデータのうち、連携したい項目や従業員を取捨選択でき、汎用的に情報を連携できることです。ダウンロードしたCSVを開き、連携する情報が正しいかどうか、インポートする前に再確認も可能です。
ただし、システムによってインポート形式は変わるため、各システムに適した状態にCSVのデータを整形し直す作業がどうしても発生します。
集まった従業員情報をボタン1つで同期し、簡単・正確に連携するにはAPIを使った連携、複数の従業員情報を出力して独自でカスタマイズしたい場合はCSVでの連携、状況や運用に応じて使い分けるとよいでしょう。
どのようなシーンでAPI連携できる？
SmartHRでは、従業員情報・給与/賞与明細情報・年末調整結果などのデータを各システムとAPIで連携できます。今回は「従業員情報」の連携に特化して、2つのご利用シーンに合わせて業務フローをご説明します。
- 新しく従業員が入社した場合
- 身上変更が行われた場合
1.新しく従業員が入社した場合
※システムは一例を抜粋しています
1）従業員の入社が決まったら、入社予定の情報をSmartHRに新規登録します。
採用担当から、新入社員の氏名やメールアドレスなどの最低限の情報を受け取り、SmartHRに登録します。
採用管理システムとAPIでの連携もできるので、ボタン1つでSmartHRに情報を送信可能です。
2）従業員に招待フォームを送り、従業員情報を入力してもらいます。
採用システムから送られてきた情報をもとに、新入社員に招待フォームを送信します。
スマホで情報を入力できるため、出社する必要がなく、自宅でも対応可能。すぐに必要な情報を収集できます。
3）SmartHRで収集した新入社員の情報を他システムに同期させます。
勤怠システム・給与計算システム・評価管理システムなど、人事部でご利用の他のシステムに新規従業員情報を登録します。APIでは従業員項目のフォーマット変換なくボタン1つで従業員の追加が可能です。
※登録できる従業員項目は連携先システムによって違うため、ヘルプページをご覧ください。
2.既存の従業員の身上変更が行われた場合
※システムは一例を抜粋しています
1）従業員がSmartHRで身上変更を行います。
氏名・住所変更などの情報を更新する場合、従業員からSmartHRで変更の申請が可能です。変更された情報を管理者（承認者）が承認すると、SmartHRの人事データベースも情報が更新されます。
2）SmartHRで収集した新入社員の情報を他システムに同期させます。
新入社員の入社時のタイミングと同様、人事部でご利用の他のシステムに登録されている従業員情報を更新します。 連携先のシステムによっては、変更した従業員のみ選択してAPIで更新できます。
※登録できる従業員項目は連携先システムによって違うため、ヘルプページをご覧ください。
会社全体で組織改変があり、従業員全体の部署変更があった場合も、一部システムとの連携であれば従業員の部署情報は簡単に更新できます。
APIでの連携を始める方法
API連携をするうえでは、SmartHRと連携先システムをつなげるための初期設定が必要です。初期設定は、SmartHRオプション機能をインストールする場合と、アクセストークンを発行する場合があります。
SmartHRオプション機能をインストールする場合
以下の勤怠システム・給与システムは、SmartHRでオプション機能をインストールしていただくと、簡単に設定が完了できます。
オプション機能のインストールについては、ヘルプページをご覧ください。
- 勤怠システム：KING OF TIME、Touch On Time、勤革時、ジョブカン勤怠管理、おまかせ はたラクサポート
- 給与システム：マネーフォワード クラウド給与、人事労務freee、PCA給与
※マネーフォワード クラウド給与で従業員情報と年末調整結果を連携する場合は、続く「アクセストークンの発行」が必要です（給与情報はボタン1つで同期できます）。
SmartHRからアクセストークンを発行して他システムと連携する場合
SmartHRオプション機能以外のシステムへ連携する場合はSmartHRでアクセストークンを発行し、他システムに登録する必要があります。
ご利用のシステムが追加・変更になった場合でも、SmartHRでは、複数のアクセストークンを発行・編集・削除できます。
※アクセストークンの設定はヘルプページをご覧ください。
おわりに
最後に、外部システムと連携しながら人事労務業務を進めているお客さまからのコメントをご紹介します。
■「KING OF TIME」と「マネーフォワードクラウド給与」をご利用のお客さま
SmartHRから新規の従業員情報を取り込む際や、既存の従業員の情報に変更があった場合にAPIで連携をしています。取り込み後に情報を再設定する必要がないため、ボタン1つで従業員情報の登録が完了できています。とくにKING OF TIMEとの連携では、情報の更新の際に、従業員の変更差分が一目でわかるので、対象従業員を探し出す手間が省けています。（小売業 従業員数：約400名）
■「人事労務freee」をご利用のお客さま
勤怠・給与システムともに、APIを使って連携しています。SmartHRで回収した従業員の情報を自動で連携できるのがありがたいです。連携できる項目の拡張や、対象の従業員の選択を自社の運用に合わせて柔軟に設定できると、より活用の幅が広げられそうです。開発に期待しています！（IT・インターネット 従業員数：約100名）
いただいたお客さまの声をもとに、より便利にシステム間の情報が連携できるよう、機能開発に取り組んでまいります。
もし、本記事を読み、貴社で契約しているシステムがSmartHRと連携可能であれば、ぜひAPIでの連携を試してみてはいかがでしょうか。
