労務効率化で働き方改革を後押し。「オンライン雇用契約」で月500枚の誓約書・労働契約書をペーパーレス化【合同会社DMM.com 篠﨑 孝太さん】

2019年2月21日に、「SmartHR UserMeetup vol.3 〜SmartHRで始める労務改革〜」を開催しました。

本稿では、同イベントにおける、合同会社DMM.com 篠﨑 孝太さんのライトニングトーク内容を全文書き起こしでお届けします。

労務工数を1/3にした業務効率化秘話。「人事システム」をフル活用した新時代の労務とは？【元マテリアルグループ 杉原 紗矢さん】

2019.03.28

以下本編です。

合同会社DMM.comの篠﨑 孝太と申します。

本日は、SmartHRの導入後、これまでに取り組んだ労務改革事例をご紹介いたします。

SmartHRを利用する中でも、「オンライン雇用契約」を使ったペーパーレス化を実施したので、その辺りの話を中心にさせていただければと思っております。

皆さん、よろしくお願いします。

労務企画として業務効率化・ペーパーレス化の促進

まず、自己紹介です。

私は2016年に、DMM.comに入社しました。

入社当時は人事労務とは全然別の仕事をしていましたが、いろいろな縁があって、2018年1月に人事部労務担当へ異動しました。2018年は、DMMの社内でいろいろな動きがありまして、労務グループとしても再編・再構築のようなタイミングでした。

ご存じの方もいらっしゃるかもしれませんが、2018年には分社や合併など、大規模な組織変更があり、上期はその人事労務上の対応を中心に担当しました。

この貴重な経験は、8月の社労士試験にもとても役立ち、無事合格できました。

2018年は、まず半年ほどかけて労務グループの体制を落ち着かせて、その後夏頃からは労務企画を推進していく立ち位置で仕事をしています。具体的には、規程管理体制を整備したり、後ほどで紹介させていただく「オンライン雇用契約機能」を用いてペーパーレス化を推進したりといったことを担当してきました。

そして現在は、就業体系の見直し等を手がけています。

DMMの「労務企画推進チームとは？」

DMMでは、「東京労務グループ」と呼んでいますが、具体的に何をやっているのかを簡単にご紹介させていただきます。

弊社は、グループ会社や買収した会社など色々ありますが、私が見ている会社は、DMM.com本体と、昨年DMM.comから分社したDMM GAMESの2社になります。

従業員数が大体2,000～2,500人ぐらいで推移している形です。入退社の人数は毎月40名ほどです。

事業所は、六本木に本社がありまして、その他にも10拠点ほど構えています。

対応業務は、雇用契約や入退社対応、社会保険手続き、年末調整などなど一般的な労務業務です。この辺りの業務は外部委託せず、社内のメンバー8人で実施しています。

体制としては「労務管理チーム」と「労務企画推進チーム」の2チームで労務対応を行っています。

その中で私は「労務企画推進チーム」を担当しておりますので、簡単にチームの説明をさせていただきたいと思っています。

「労務企画」と呼んでいる内容は、労務管理にともなう従業員の手間削減や労務グループの業務効率化のほか、昨今叫ばれる働き方改革への対応、労務リスクの軽減などが該当します。

そのため「労務企画推進チーム」としては、労務管理の運用とは別に企画推進を専任で受け持っています。

弊社は従業員規模も大きく、動きが鈍くなりがちです。そうした課題を解消する試みとして、「労務管理チーム」とは別に、業務効率化や働き方改革を企画推進する「労務企画推進チーム」が生まれています。

従業員からも「UIが良い」と評判

SmartHRの利用歴を簡単にご紹介させていただきます。

SmartHRを導入したのは、2017年の年末調整対応がきっかけです。

その後、私が異動した2018年に、労務グループの体制を強化していこうというタイミングで、労務管理の業務効率化が課題だったので、SmartHRの利用をかなり拡大させていきました。スライドに書いてあるとおり「ToDoリスト」や「カスタム項目」を整備し、使いやすいように設定していきました。

社内でも「UIが良い」と評判です。労務グループのメンバーは、IT知識的にも強いわけではないのですが、そういったメンバーでも直感的にすぐ使いこなせるようになりましたし、各カスタマイズもかなり容易に行えました。

また、弊社はエンジニアやデザイナーなどの従業員が多く在籍していますが、そういったモノづくりに携わりデザインへのこだわりが強いメンバーからも、珍しく評判が良いです。

特に「ペーパーレス年末調整」はかなり好評で、一風変わったエピソードがあるんですが、「ペーパーレス年末調整」のUIを気に入ってシステムの裏側に興味をもった従業員が、どんな仕組みなのかを調べるためアンケートの遷移パターンを試しているうちに、適当な入力内容のまま申請してしまったんですね。もちろん差し戻したんですけど（笑）。

と、このようにSmartHRは社内からも好評かつ興味を持たれる、評判のシステムになっています。

オンライン雇用契約でペーパーレス化を推進

続いて、本日一番お伝えしたかった、SmartHRの「オンライン雇用契約機能」を用いた改善を紹介します。

こちらは、労務企画推進チームが立ち上がった最初の施策でした。

やったことはシンプルです。入社時と退職時の誓約書をオンライン化しました。

もう1つが労働契約書のオンライン化です。

弊社は、雇用形態や職種、拠点などが非常に細かく分かれているので、その分フォーマットもたくさんあります。そのため、Wordだと版管理なども含め非常に煩雑な状態でしたが、オンライン雇用契約機能の導入をきっかけに、フォーマット整備や、情報の流れの整備など、付随業務も整備できました。

ペーパーレス化の推進と同時に、そもそもの業務フローまで含めた業務改善も同時に行えたと思っています。

月500枚におよぶ誓約書のペーパーレス化に成功

効果としては、先に話したように、フォーマット統一ができました。

また、入社情報の流れもスムーズに整備できました。

さらに、入退社が月に40人ほどいると、誓約書だけで500枚ほどのペーパーワークが発生しますが、ペーパーレス化によって保管場所問題がなくなったほか、印刷・保管に伴う作業の手間も効率化できました。

これらの作業をオンライン上で実施し保管できると、例えば書類を探すときも、膨大なファイルの山から引っ張り出すことなく、SmartHR上で簡単に検索できます。

多様な働き方の実現に向け、SmartHRで日々の業務を効率化したい

最後に、今後の展望です。

人事労務にまつわるあらゆる書面を、SmartHR上で通知・管理したいと思っています。

また、今年2019年4月には労働条件通知書の紙通知要件の規制緩和も控え、これを機に入社手続きの完全ペーパーレス化を進めたいです。

最後に、チームというか個人的な展望ですが、DMMは多くの事業のもと多種多様な従業員が働く会社なので、ひとりひとりの社員に合った働き方を模索し、実現させたいと考えています。

そのためにも、SmartHRを使って日々の業務を効率化させ、可能な限りコンパクトにしていこうと思っています。

私からは以上でございます。皆さんご清聴ありがとうございました！
（了）