「従業員サーベイ」機能をSmartHR人事が使ってみた結果

2020.09.24 ライター:重松裕三

こんにちは、SmartHRでプロダクトマーケティングマネージャーとして新しい機能やサービスの企画・開発に携わっている重松です。

前回の記事では、SmartHRが新しくリリースしたオプション機能「従業員サーベイ」の開発背景や特徴について解説しました。

今回は、実際にSmartHRの人事が「従業員サーベイ」を使ってみた感想をお届けします!

実際にSmartHR社内で使ってみました

こんにちは! SmartHRの人事担当です。ここからは重松PMMからバトンタッチして、「従業員サーベイ」を一足先に使ってみた感想をお送りします。

今回、人事が社員向けに実施した3つのサーベイ事例についてご紹介します!

Case1 「社内イベントのアンケート」

サーベイの概要

今年の7月に開催した全社キックオフについて、参加者アンケートを実施しました。

  • 対象:全正社員
  • 回答期間:5日間
  • 設問数:24問

設問は「キックオフにはどのくらい満足されましたか」「全体の時間の長さはどう感じましたか」「このキックオフでどのような気づき、学びがありましたか」など、イベント内容に対する質問を設定しました。

課題解決エピソード

前回まで利用していた無料のアンケートツールだと一時保存機能が無いため、回答するのにまとまった時間が必要でした。

しかし、SmartHRの「従業員サーベイ」では、アンケート回答中の自動保存・回答後の編集が可能。途中まで書いて自動保存し、後から追記して提出するなど、回答者の任意のタイミングで入力を進められます。

この機能を活用した結果、イベントの途中でアンケートを送信して、休憩時間などスキマ時間に入力してもらえました。

自由記入の設問が多く、長めのアンケートでしたが、全体の回答率の向上にもつながっています!

また、アンケート回答者数やサーベイの完了率がリアルタイムで管理画面に反映されるため、未回答の方に対してリマインドがしやすかったのも良かったです。

▲ タイムリーな回答数を添えることで効果的なリマインドに!(Slackの社内チャンネル)

さらに、開催後アンケートだけではなく、事前の出欠確認アンケートも従業員サーベイ機能で実施しました。SmartHRに人事データを登録済みであれば、内定者の方にも一括で送れるため、個別でアンケートを送る手間が省けて助かりました。

Case2 「新ポジションの社内公募」

サーベイの概要

新しいポジションをオープンすることになり、社内で希望者を募りました。

  • 対象:全正社員(希望者のみ回答)
  • 回答期間:2週間
  • 設問数:4問

SmartHRでは初の社内公募だったので、「どのポジションに応募するのか」「上長に応募する意思を伝えているか」など設問数を絞り、シンプルにすることで回答するハードルを下げる設計にしました。

課題解決エピソード

社内公募を実施するにあたり重視したのは「情報の機密性を守るため、回答の閲覧権限を限定できる」「操作がわかりやすい」「回答を広く募ることができる」の3点です。

まず、情報の機密性に関しては、SmartHRの「従業員サーベイ」は作成したサーベイ毎に管理者を設定できるので、社内公募のような人事に関わるセンシティブな内容についても安心してサーベイを実施できました。

また、サーベイ作成ページの画面がシンプルでわかりやすく、直感的に操作できる仕様だったので、初めてでも簡単にサーベイを作成できました。

結果的に、作成作業の手間が省け、設問内容の検討に集中できたのもありがたかったですね。

回答開始前の画面にサーベイについての説明を細かく記載できる仕様も良かった点です。今回の公募対象のポストとその前提条件など注意事項について読んだうえで、回答してもらえました。

さらに、送信先の選択画面で、わずか数クリックで全ての正社員に対して回答依頼ができます。

当初の期待どおり、「たまたま募集を見た人」だけではなく広く公平な公募となりました。

▲ 250名を超える社員に対して簡単に一斉送信が可能!(管理画面)

Case3 「月次の組織サーベイ」

サーベイ概要

SmartHRでは組織の状態把握のため、毎月1回の頻度でオリジナルの組織サーベイを実施しています。

  • 対象:直近の新入社員を抜いた全正社員
  • 回答期間:1週間
  • 設問:15~18問程度

設問は「仕事に必要な情報はオープンであるか」「メイン評価者は信頼できるか」「心と身体に問題はないか」など、社員が働くうえで課題となっていることがないかを調査する内容となっています。

(詳細はSmartHRオープン社内報の『組織サーベイの実施報告』をぜひご覧ください!)

課題解決エピソード

Google フォームを使って毎月のサーベイを実施していたのですが、定期的なサーベイを実施するという観点で「対象者を絞れない」「人事データと紐付いていない」「分析機能がない」などの課題がありました。

サーベイの対象人数が多いため、Slackの全社チャネルで回答依頼をしていたのですが、対象外の社員が回答してしまうことがありました。また、対象外のデータを除外するのに工数がかかっていました。

一方でSmartHRの「従業員サーベイ」では、対象者を「雇用形態」や「入社日」などで一括ソートできます。

▲ SmartHRに登録されている人事データをもとに絞り込みが可能!(管理画面)

対象者のみにアンケートが送信されるため、回答者側の社員にとっても集計側の人事担当者にとっても無駄な手間を省けました。

手間を省くという点では、前回のサーベイをコピーできる仕様も便利だと感じました。月ごとの設問の調整と対象者選択だけですぐに当月分のサーベイを作成できるので、準備に掛かる工数を削減できます。

また、回答結果をエクスポートする際、SmartHRの人事データベース上にある定性データと組み合わせて回答をエクスポートできます。そのため、データを紐付ける作業において工数だけでなくミスも減りました。

▲「部署」「役職」など一緒にエクスポートしたい項目にチェックを入れるだけ!(管理画面)

そして、組織サーベイで最も重要なのがデータ分析です。

以前の運用では、サーベイに答えてもらったあとに回答のデータをエクスポートし、従業員の定性データと組みあわせてエクセルで分析できるデータに加工していました。

サーベイを締め切ってから加工完了までに3日以上かかっていたのですが、「従業員サーベイ機能」では分析機能もついているためデータの加工が不要です。回答締め切り後、すぐに集計画面が見れることに感動しました。

さらに、分析機能自体の使い心地も抜群です。列・行でクロス集計したい項目を選ぶだけで集計テーブルが作成できるので、例えば「営業部署に所属する入社半年以内の社員の傾向を見たい!」など、その時の課題感や仮説に合わせて見たいテーブルをすぐ作成できます。

▲ 列と行の項目を選択するだけで、クロス集計がラクラク!(管理画面)
※ 画像はイメージです。実際のデータとは異なります

SmartHR人事担当者の感想

続いて、各人事担当者からの感想です!

▼ 人事担当 Iさん

今回、初めての社内公募選考を無事に運営でき、とても良かったです!

SmartHRの「従業員サーベイ」は直感的に操作できるユーザーインターフェイスだったので、操作で迷うことがありませんでした。

特に「送り先の指定」は、慎重に行わないといけない作業ですが、SmartHRに登録している部署情報を用いて簡単に対象を設定できるので今後活用していきたいと思います。

▼ 人事担当 Rさん

組織の状態を見るようなサーベイは、パッケージ型のツールだと質問項目・分析の型が自社の課題とフィットしなかったり、オリジナルで作成すると分析自体が手間になったり、中々かゆいところに手が届く機能がない印象がありました。

しかし、今回使ったSmartHRの「従業員サーベイ」は、人事側に仮説や課題感さえあれば、そのための分析をとても楽にしてくれるツールだと感じています。

今後は分析結果を活用して、「こういう傾向が出てきたらどうするべきか? 次のサーベイではどこを注視すべきか?」など、実際のアクションに向けた議論をさらに増やしていきたいと思います。

おわりに

以上、従業員サーベイを実際に使ってみた担当者からのコメントでした!

SmartHR社では、こういったアンケート以外にも「開発チームから営業チームへ新機能に関する意見を募集する」、「社長から新入社員へ入社してからの心境についてのヒアリングする」といった用途などで従業員サーベイを利用しています。

社内の気軽なアンケートから、従業員のエンゲージメント調査まで幅広く活用できるサービスですので、きっとご自身の組織に合った使い方が見つかると思います!

無料のアンケートツールなどをご利用中の方も多いかとは思いますが、人事データとの関連付けによってより深い分析ができることや、データを一元化していくことによってしっかりとストックできることが大きな違いだと考えています。

データを蓄積していくことはタレントマネジメントの第一歩でもあります。その一歩をSmartHRで始めてみるのはいかがでしょうか。

ぜひ使ってみてくださいね!

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SmartHRの「従業員サーベイ」とは?
SmartHR 従業員サーベイ

近年、エンゲージメント向上施策に注目が集まる一方で、うまく効果測定できないことにお悩みの企業も少なくありません。SmartHRの「従業員サーベイ」なら、SmartHR本体に登録された従業員へ簡単にアンケートを配信、部署や役職などの情報をもとに様々な分析が可能。
その特徴や活用例について3分で解説します!

重松裕三

コンシューマー向けプロダクトを開発する企業で、プロダクトマネージャーとして新規事業の立ち上げを複数手掛けつつ、組織内最大チームのマネジメントなどを経て、2019年より現職。プロダクトマーケティングマネージャーとして、人事管理ソフト「SmartHR」の機能開発に加え、人事情報を活用し組織の力を向上させるサービスを企画開発している。
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