SmartHRを活用した、社会保険資格取得届の効率的な電子申請方法

2020.04.20 ライター:副島智子

こんにちは。SmartHR 人事労務 研究所の副島です。

2020年4月から電子申請義務化が始まりました。また、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)による外出自粛要請のために、手続きをオンラインで完結させるべく、電子申請の利用を開始した会社も多いかと思います。

入社時に必要な社会保険の資格取得手続き。この手続きのSmartHRによる電子申請は少しばかり「クセ」があるのです。

このクセを逆手にとって、「このようなやり方をしていただくと効率的に申請できますよ」という方法がありますのでご紹介します!

株式会社SmartHRによる電子申請フロー

まずは現在、株式会社SmartHRで行っている電子申請フローをご紹介します。

  1. 整理番号をSmartHRに登録しないで資格取得届を電子申請する
  2. 24時間以内に公文書が発行される
  3. 公文書から整理番号を把握し、SmartHRに登録する
  4. 会社独自の社会保険資格証明書を発行する
  5. 被扶養者異動届や第3号被保険者関係届を申請する

次に、なぜこのようなフローで申請しているのかを解説いたします。

整理番号を登録(指定)しないで電子申請するのはなぜ?

社会保険には「整理番号」という、その会社の社会保険で個人を特定する番号があります。

この番号を指定して申請をする場合が多いと思いますが、SmartHRの電子申請においては、整理番号を指定すると次のようなデメリットがあります

指定した場合のデメリット

  • 指定しても、バラバラな番号で採番される可能性がある
  • 指定しなかった場合と比べて公文書発行が遅い

SmartHRで登録した整理番号は、電子申請事務センターでは実は電子的に把握されておらず、ご担当者の目で確認をされているようです。そのため、整理番号を指定して送信しても、バラバラな番号で返ってくることがあります

指定しないことによるメリット

また、整理番号を指定しないで電子申請したほうが、公文書発行が早いという事実があります。

こちらは、先日資格取得を行った際のホンモノの電子申請画面です。

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届の電子申請、公文書

なんと、電子申請してから24時間以内に審査が終了し、公文書が発行されています。

株式会社SmartHRは協会けんぽのため、これを行うことで確定された整理番号を24時間未満で取得できるので、社会保険資格証明書を会社独自で発行しています。

公文書が発行されても健康保険証が届くのはもう少し先となるため、「入社したのに健康保険証がない」状態をできるだけ作らないようにしています。

気になる社員番号と整理番号の関係性は・・・

気になるのは、社員番号と整理番号の並びがバラバラになるところ。

ここは……、

「前向きに諦めること」をオススメしたいです。

公文書が発行されたら、整理番号を確認いただきSmartHRに登録する。これを一度やっていただければ、社員番号と整理番号の並びがバラバラになっても支障は少ないはず……。(あるという場合はごめんなさい……!)

入社が一度に50人とか100人超えであるという会社さまには大変ご面倒をおかけするのですが、整理番号の確定が一番早いのはこの方法です。

健康保険組合への提出は「整理番号」が発番されてから

協会けんぽ以外の健康保険組合にご加入の会社の場合、健保行きの書類は紙での提出が必要です。

その際に整理番号を指定していないと、厚生年金の整理番号と別々になってしまう可能性があります。社員番号と整理番号がバラバラになっても、厚生年金と健康保険組合の整理番号は一緒にしておきたいのは人事労務担当者の皆さまの総意ではないでしょうか。

厚生年金だけ電子申請をする場合は、上記のように整理番号を指定せずに、まずは厚生年金だけ申請。整理番号が公文書により発番されたら、その整理番号を指定して健康保険組合へ申請すると、厚生年金と健康保険組合の整理番号を確実にあわせられます。

(ちなみにSmartHRでは、厚生年金と健康保険組合の整理番号を別々に管理可能です。)

また、株式会社SmartHRでは、被扶養者異動届や第3号被保険者関係届も、資格取得届で整理番号が発番された後に申請するようにしております。

おわりに

整理番号も申請時に指定して送信できればベストなのですが、現状の仕様としてはこの方法がベストだと考えています。

SmartHRの電子申請は絶賛改善中でして、一括送信できるようにしたいと検討中です。もう少しだけお待ちいただければ幸いです。

アバター

20人未満のIT系ベンチャーや数千人規模の製薬会社、外食企業など、さまざまな規模・業種の会社で15年以上の人事労務の経験を持つ。2016年にSmartHRにジョイン。従業員、労務担当者、経営者の3つの視点を持ち、SmartHRのペーパーレス年末調整機能の企画、電子証明書取得方法の解説など、メンドウで難しいものをわかりやすくカンタンにしてユーザーに届けることを得意とする。2019年7月「SmartHR 人事労務 研究所」を設立し所長に就任。同研究所の採用情報はこちら
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