リマインドを制する者は年末調整を制す。タイミー式 SmartHR年末調整のKUFU
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SmartHRではユーザー同士で交流し、共に人事・労務やSmartHRの活用方法について学びあうコミュニティ「PARK」を運営しています。
本稿では、2021年10月15日におこなわれたコミュニティイベント「PARK mini〜年末調整について語り合う会〜」の中から、ユーザー登壇パートのレポートをお届けします。
今回の登壇者は、スキマバイトサービス、Timee（タイミー）を運営する株式会社タイミーの折本 ちひろさん。
タイミー折本さん式の、SmartHRで年末調整を進める上での「KUFU（工夫）」、ぜひ参考にしてください！
「KUFU」とは株式会社SmartHRの創業時の社名である「株式会社KUFU」に由来しています。
株式会社タイミー 折本 ちひろさん
新卒時に給与計算・社会保険のBPOの会社へ入社。アウトソーサーとして複数社の実務担当からスタートし、事業企画にて営業（導入）担当も経験。労務キャリアの幅を広げるべく、2020年7月にタイミーへ労務として入社、現在は主担当として日々邁進中。タイミーのビジョン「一人ひとりの時間を豊かに」に共感し、事業が世の人々の時間を豊かにすることをビジョンとして掲げているのであれば、私の役割はそのタイミーで働く従業員たちの時間を豊かにすることである、と考えている。事業を推進するためのコーポレートとしてのスタンスも大事にしている。
タイミー 折本さんのPARK miniでの発表動画はこちら！
タイミーがSmartHRを導入した背景
株式会社タイミーはアプリケーションの企画・開発・運営をしている会社です。最近、弊社の運営するスキマバイトサービス「Timee(タイミー)」は、橋本環奈さん出演のCMを放映していたこともあり、見たことがある方もいらっしゃるかもしれません。
従業員数は2021年10月時点で232名で、全国6箇所の事業所がございます。
もともとタイミーがSmartHRを導入した背景としては「入社手続きの簡略化」と「労務業務の効率化」が大きな目的でした。私はSmartHRの大ファンなのですが、特に好きなのは見やすくてかわいい、ユーザーファーストを感じるUIです。たとえば、パッとSmartHRを開いたときに、会社の管理番号・年金番号、標準報酬の計算など、年金事務所に聞かれた際に見たらすぐに答えられる設計になっているのはすごく便利です。
ちなみに、私は趣味がセルフネイルなのですが、今はSmartHRとタイミーのネイルをしております！
折本さんによるSmartHR×タイミーネイル。PARKをイメージしたネイルも…！
年末調整の体制・スケジュールは？
それでは年末調整のお話に移りましょう。タイミーでは年末調整は労務担当の私が1名で担当しています。ダブルチェックは人事総務全体を見ているリーダーと共に実施、法定調書については一部税理士に依頼、その他給与支払報告書などは私が担当です。
続いて、年末調整のスケジュールについて解説します。
タイミーの年末調整スケジュール
タイミーでは、10月を主に準備期間としており、11月に回収を開始し、従業員向けに質問会を開催しています。そして、回収を開始したら、提出してくれた従業員からすぐにチェックしています。やはりチェック書類を「溜めない」のは大事ですね。
回収を進める中で誰が未提出なのか、不備未消化者なのかがわかってくるので、チャットツールのSlackを用いて怒涛のリマインドをかけます（笑）
そして12月に年末調整計算をして、1月に給与反映をしています。
タイミー式 年末調整のKUFU
それでは、私がSmartHR年末調整を進める上での3つのKUFUを紹介させてください。
1.従業員への告知のKUFU
1つ目に、年末調整開始前のKUFUです。ポイントは、「とにかく従業員に年末調整を意識してもらって、書類紛失を防止する」です。
タイミーのSlackには「つぶやき」チャンネルという、社内版Twitterのような自由につぶやけるチャンネルがあります。そこで、保険証の証明書が届く9月頃から、「源泉徴収票なかったらもらってね」「書類紛失しないでね」など、とにかくこまめにつぶやくことで、年末調整への意識を高めようとしています。年末調整の回収が始まった後も細かくつぶやき続ける予定ですね。
2.ヒントメッセージのKUFU
2つ目は、ヒントメッセージについてです。毎年、質問が想定される箇所を予想して、SmartHR上にヒントメッセージを用意しています。去年もらった質問を見返すなど、過去のやり取りの履歴を確認し、ヒントメッセージを作成しておくと、あとで楽になります。従業員の問い合わせ工数を減らすためにも、メッセージの設計にはしっかり時間を割いておきましょう。
3.従業員とのやりとりのKUFU
そして3つ目に、SmartHRが公式で用意してくれている「従業員向け使い方ガイド」をとにかく周知しておくことです。従業員向け使い方ガイドには、従業員が疑問に思うポイントがほとんど網羅されています。何かあったら「詳しくはこちらのガイドを見ておいてね」とURLを送れば、工数をかけずに対応できるので非常に便利ですね。
初めてSmartHRで年末調整をする方へのアドバイス
初めてSmartHRで年末調整をする人にはまず「とにかくヘルプセンターを見ておく」のが一番大事だなと思っていて。SmartHRは公式でいろいろ役に立つコンテンツを用意してくれているので、悩んだらまずヘルプセンターを見て、それでもわからなかったらチャットサポートで質問すればいいと思います。
2つ目に、「依頼グループ名は分かりやすくしておく」のが重要です。年末調整で、もし12月当月払いの会社だと、12月入社の方も年末調整しなくちゃいけなくて、依頼時のタイミングが変わることがあると思います。そうなった際に、後で見返して、「なんでこのグループだけ時期が違うんだっけ？」と疑問に思うかもしれません。だからこそ、時間が経った後も理解できるように、事前に依頼グループ名をわかりやすいものにしておくと良いでしょう。
3つ目に、転職されてきた方で、源泉徴収票の提出状況が「取り寄せ中」になっている方は疑っておくことです。源泉徴収票が「取り寄せ中」で、最終的に取り寄せられなかった場合、会社での年末調整ではなく確定申告で対応してもらうことになるので、「本当に取り寄せられるよね？」と何度も確認しておくようにしましょう。
PARK mini参加者からの質問タイム
Q. リモートワーク導入はされていますか？その場合、オンラインでの年末調整のリマインドはオフライン以上に難しいと思うのですが、効率的に回収するためのコツなどはありますか？
はい、リモートワーク導入してますね。チャットツール上でリマインドや催促を常にし続けていると、うるさいと思われるかも……と少し怖くなることもあります。だからこそ、普段のコミュニケーション、関係値構築が大事なのかなと。たとえば、毎週ある社内のシャッフルランチなどで、さりげなく、「提出大丈夫そうですか？」とか「なにか困ってることありますか？」などのカジュアルなコミュニケーションを取るように心がけています。
Q. タイミーさんでは、なかなか年末調整を提出してくれない従業員にはどのように対応していますか？
Slack上で「提出してね！」と伝える際も、未提出者に個別でメンションをするのはもちろん、未提出者の上司などにもメンションをつけて、半ば強制的に提出するようなシチュエーションを作るようにしています（笑）
Q. ヒントメッセージを作る際に文章が長くなることがあるのですが、見やすい文章を作るためのポイントはありますか？
ヒントメッセージ全体の文章の作りを統一するのは大事ですね。一番伝えたい箇所はどこなのか、全体向けなのか、一部の人向けなのか…などを意識して作成するといいと思います。Excelなどでヒントメッセージのリストを作って、まとめて校正し言葉の統一感を出す、ヒントメッセージを同じ人が一人で担当することでトンマナ合わせるなどの方法もオススメです。
折本さんからのメッセージ
泣く労務も黙る年末調整……。細かいチェックから従業員への催促、法改正も毎年あったりと、本当に大変ですよね。
私は前職時代はアウトソーサーとして働いていたのですが、当時は配布や回収も紙ですべて対応する年末調整が当たり前でした。SmartHRで年末調整ができるようになって、私の労務人生は大きく変わりました。「帰るまでが遠足」ではありませんが、「給報提出と過不足精算の問い合わせ対応までが年末調整」だと思っています。今年も最後まで、SmartHRを抱きしめながら頑張ります！
最後に、プチ宣伝ですが、タイミーでは急成長にあわせて2人目の労務担当を募集しています！ぜひとも、一緒に働きましょう。
また、SmartHRのイベントでユーザー同士で苦楽を共にできるのを楽しみにしています。
