働き方改革関連法における「36協定/特別条項」実務上のお悩みQ&A5つ


こんにちは、特定社会保険労務士の榊 裕葵です。

大企業は2019年4月から、中小企業は2020年4月から、働き方改革関連法に基づく、36協定および特別条項のルールが適用開始となります。

今回は、参考書籍やブログではあまり解説されていないものの、実務において疑問や悩みが生じやすいポイントをQ&A形式で5つ紹介します。

【Q1】36協定未締結だが労使円満です。締結は省略可能?

大きな声では言えませんが、当社はこれまで時間外労働が発生していたものの、36協定を結んでいませんでした。

当社は労使円満ですし、手間が増えるのは面倒なので、実務的な意味で36協定の締結を省略することは可能ですか?

【A1】少しでも時間外労働が発生する可能性がある企業は、きちんと締結しておくべきです

確かに、これまで36協定を締結しなくても、結果的に問題にならなかったケースは少なくなかったと思います。

しかし、36協定の新書式では、従来記入する必要が無かった労働保険番号や法人番号を記入する欄が新設されています。ここから推察するに、政府は36協定の未提出企業を管理できるデータベースを整備しようとしているのではないかと考えられます。

今後は、36協定の未提出企業をピックアップして集中的に立ち入り調査を行うことも考えられますので、少しでも時間外労働が発生する可能性がある企業は、36協定をきちんと締結しておくべきです。

【Q2】みなし労働を8時間と設定。実労働が8時間超の可能性があっても締結不要?

当社では、裁量労働制が適用されていて、1日の「みなし労働時間」を8時間と設定しています。

実労働時間が8時間を超える可能性があっても、36協定の締結は必要ないということで大丈夫でしょうか?

【A2】基本的に締結不要ですが、ただし注意点アリ

ご認識のとおり、「みなし労働時間」ベースで1日8時間を超えなければ、実労働時間が8時間を超える可能性があっても36協定の締結は不要です。

ただし、休日出勤があり、週40時間を超える可能性がある場合は、36協定の提出は必要となります

なお、新36協定で適用される「罰則付きの時間外労働の上限」についても、みなし労働時間ベースで超えているかどうかの判断を行います。

【Q3】中小企業において、20年4月までの間はどの36協定書式を使うべき?

大企業は2019年4月から新36協定の書式を使用すべきことは明白ですが、中小企業は2020年4月までの間、旧書式・新書式どちらを使って36協定の締結や届出を行うべきですか?

【A3】新旧どちらを使っても問題ありませんが、オススメは新書式です

どちらの書式を使っても問題ありません。

厚生労働省は、新書式は旧書式の内容を全て含んでいるので、中小企業が2019年度から新書式を使うことは問題ないという判断を示しています。特別条項を定めるにあたっても余白に自由記述となる旧書式よりも、明確な記載欄がある新書式のほうが36協定の作成しやすいため、新書式を積極的に使ってみるのも一手です。

なお、新書式を使ったからといって、罰則付きの36協定の適用が前倒しで行われるということはありませんのでご安心ください。旧36協定の基準のまま、書式だけ新36協定のものを用いても問題ないということです。

【Q4】新書式における特別条項の一部項目について記入必須ですか?

新書式の36協定には、特別条項を定める場合、「限度時間を超えて労働させる場合における手続」「限度時間を超えて労働させる労働者に対する健康及び福祉を確保するための措置」を記載する欄がありますが、これは、必ず記入しなければならないものでしょうか?

【A4】法的強制力はないものの、きちんと記入するのが得策です

これらの欄の記載事項は厳密に言うと法定事項ではなく、法的強制力までは無い厚生労働省の「指針」に基づき設けられているものですので、空白のままでも労働基準監督署に受理を求めることは可能です。

しかし、未記入の場合、行政指導の対象にはなりますし、立ち入り調査を行う必要がある企業としてピックアップされる可能性もありますので、きちんと記入をしておくことが得策です。

それに、行政指導や立ち入り調査以前の話として、特別条項を適用するときの手順や、長時間労働に対する健康管理措置をしっかり定めておくことが、働く人の安心や会社への信頼にもつながりますので、社員を大切にするという意味でも整備が必要な内容です。

【Q5】新36協定特別条項への対策に向けて勤怠管理が難しい・・・

新36協定の特別条項では、1ヶ月100時間未満、2~6ヶ月平均で80時間以内という時間外労働の上限が定められますよね。これに抵触しないか管理していくにあたって、紙のタイムカードを集計しての計算やExcelで数式を組んでの計算は、当社ではマンパワー的にもスキル的にも難しそうです。

何か良い手はないでしょうか?

【A5】勤怠管理システムによる客観的かつ効率的な管理がオススメ

新36協定・特別条項への対応はもちろん、客観的方法による労働時間の把握義務化の観点からも、この機会に、勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

多くのシステムで新36協定のルールに対応しており、時間外労働の上限に達しそうな社員をピックアップしたり、管理者にアラートのメールを発信したりするなど、マンパワーをかけずに精度の高い管理が行えるようになります。

特に、クラウド型の勤怠管理システムであれば、1人あたり200円や300円といった低コストで導入が可能ですので、中小企業でも大きなIT投資をかけずに無理なく使い始められるでしょう。

おわりに

新36協定の概要を理解したつもりであっても、実務上の課題や悩みは、今回紹介した5つ以外にも出てくるとはずです。

このような場合、無理をして既存の仕組みの中で解決しようとせず、社外の専門家への相談や、クラウド勤怠管理システムをはじめとするHRテクノロジーの活用検討を含めた、幅広い視点での対応が望ましいでしょう。
(了)


【編集部より】働き方改革関連法 必見コラム特集

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働き方改革関連法

【こんなことがわかります】ついに施行された「働き方改革関連法」。“70年ぶりの大改革”とも言われるこの改正法について、人事労務担当者が知るべき、必見コラム集をお届けします。

  • 働き方改革関連法の優先対応事項
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特定社会保険労務士 榊 裕葵

東京都立大学法学部卒業後、上場企業の海外事業室、経営企画室に約8年間勤務。独立後、ポライト社会保険労務士法人を設立し、マネージング・パートナーに就任。「社員から信頼される会社作りをサポートする」を経営理念として、顧問先の支援に当たっている。執筆活動にも力を入れており、WEBメディアへの掲載多数。
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