1on1ミーティングの目的は？アジェンダや実施例、効果的なやり方を解説
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この記事でわかること
- 1on1とは何か。その目的から必要とされる背景までを網羅的に解説。
- 1on1ではどんなことを話せばいいのか。アジェンダやミーティングシートの項目。
- 1on1はどうしてうまくいかないのか。多くの企業が陥りがちなつまずきポイント。
- 自社の1on1を改善する参考にできる、効果的な1on1を実施している企業の事例。
- 部下を成長させる1on1のポイントと、多くの担当者が気になるQ＆A。
目次
昨今、「1on1ミーティング」と呼ばれる人事育成方法が注目を集めています。この記事では、1on1ミーティングの概要から目的、実施するメリットなどについて解説します。また、実際に導入している企業事例を交えながら、1on1ミーティングのアジェンダ（議題）や進め方、実施する際のポイントについても紹介します。
1on1ミーティングとは
近年、新しいマネジメント手法として注目を集めているのが「1on1ミーティング」です。これまでの評価面談などと同様に、定期的に上司と部下が1対1で実施するミーティングではあるものの、根本となる考え方や進め方に大きな違いがあります。それは、部下が主役である点です。上司からメッセージを伝えたり、評価したりする一方的なコミュニケーションではなく、部下からさまざまな話を引き出して対話することに重点を置いた、双方向のコミュニケーションが図れるミーティングです。また、頻度も週1～月1回程度とスパンが短いのが特徴です。
1on1ミーティングの目的
これまで上司との面談といえば、評価面談や目標設定面談、上司が部下に対して進捗状況の確認をするためのものが主流でした。そのため、部下にとっては厳しい指摘を受ける可能性があり、面談に対してネガティブなイメージをもつ方も少なからずいるでしょう。
しかし1on1ミーティングでは、上司は話すよりも部下の考えや意見などをしっかりと聞き取り、課題を共有したり、丁寧に振り返ったりすることを重視します。つまり、ミーティングの最大の目的は、部下に業務の振り返り習慣をつけてもらい、得られた気づきを業務に反映するなど、自ら考え行動できる人材に成長させることです。人材が成長すれば、企業の成長につながります。
また、1on1ミーティングは部下にとっても「自分の話を聞いてもらえる機会」となり、仕事へのモチベーション向上につながり、組織力強化にも役立ちます。
さらに1on1ミーティングで話し合うことで、上司、部下ともに納得できる人事評価ができます。
人事評価の正しいあり方や失敗しない方法など、下記の記事にまとめていますのでご覧ください。
1on1ミーティングが必要とされる背景
ではなぜ今、1on1ミーティングが重視されているのでしょうか。
VUCAという時代背景
近年、「VUCA（ブーカ）」という言葉がよく使われるようになりました。これは「Volatility（変動性・不安定さ）」「Uncertainty（不確実性・不確定さ）」「Complexity（複雑性）」「Ambiguity（曖昧性・不明確さ）」の頭文字を取った造語です。その意味はテクノロジーの発展や地球温暖化、経済のグローバル化などさまざまな要因が絡み合い、社会経済環境の未来予想が難しくなった状況、つまり混沌とした現代社会を表します。
VUCAの状況下では、これまでの経験や知識では通用しないことが多く、常にスキルアップが求められます。また、上司と部下が柔軟に意見を出し合う1on1ミーティングのようなコミュニケーションも知見を広げるきっかけになるため、注目されています。
人手不足
日本は少子高齢化の影響を大きく受け、労働力となる生産年齢人口（15～64歳）は減少傾向にあります。総務省統計局が作成した2022年11月発表の「人口推計」を見てみても、そもそもの総人口が前年同月に比べて59万人も減少しており、今後、企業にとって必要な人手を確保できなくなることは容易に想像できます。
また、人手不足の原因として企業における終身雇用制度の崩壊も挙げられます。近年、自身のライフスタイルやキャリアプランを考え、希望する職場に積極的に転職する人が増えています。しかし、企業にとっては優秀な人材が流出してしまうと、企業成長の鈍化を招くおそれがあります。そこで離職防止の施策として、良好な人間関係の構築や仕事のモチベーション維持に役立つ1on1ミーティングに関心が集まっています。
参照元：人口推計 – 総務省統計局
1on1ミーティングで話すアジェンダ
1on1ミーティングでは、アジェンダ（課題）を決めておくとこでスムーズかつ有意義な対話ができます。1on1ミーティングの代表的なアジェンダについて紹介します。
業務内容
業務内容を1on1ミーティングで取り上げることで、業務の問題点や課題などが見えてきます。たとえば、「今携わっている業務で気になることはないか」「改善できる点はないか」「要望はあるか」といった質問をはじめ、チームの課題や人間関係のトラブルなどを伺います。相談されたことに対し、親身にアドバイスをしたり、改善したりすることで、少しでも仕事がしやすくなれば、部下の心理的安全性・モチベーション向上に貢献でき、業務の効率化や信頼関係の構築にもつながります。
また、目標設定やそれに対する評価、今後のキャリアについても傾聴し、その状況に合わせた対応により、部下の個性が光る活躍が期待できます。さらには積極的な人材育成にもつながり、ひいては企業の成長にも役立ちます。
健康やメンタル
心身の状態は外見からではわからないため、1on1ミーティングで聞くことはとても大切です。「業務量が多く生活に支障が出ていないか」「勤務中に体調がわるくなるときはないか」「よく眠れているか」などの質問で、心身に影響を与えている業務上の課題がないかを見つけましょう。
とくに職場の人間関係で問題がある場合には、メンタル面で不調をきたす傾向があります。表面的にはわからないストレスで体調を崩していないか、表情やしぐさなどもよく観察し、問題がある場合には早急に対策を講じましょう。
プライベート
趣味や好きなこと、休日の過ごし方、気になっていることなど、プライベートな話題は相互理解を深めるのに役立ちます。しっかりと部下のプライバシーに配慮しながら、気軽に話せる雰囲気づくりをすることで対話の緊張感も和らぎます。
緊張がほぐれてきたら、家族や子育て、介護などで辛いこと、困っていることはないかを聞いてみましょう。部下がプライベートで抱えている悩みやストレスを受け止め、解決のための客観的なアドバイスや一緒に解決策を考えることで、相手のメンタルケアにも大きく貢献します。
1on1ミーティングシートの項目
1on1ミーティングを効率よく進めるためには、話す内容や対話の内容をメモできる「1on1ミーティングシート」を実施前に用意しておきましょう。ミーティングシートがあることで、聞きもらしが防げ、内容の振り返りがしやすくなります。
シートには、
- 「話したいこと」
- 「担当業務の目標と目標の進捗状況」
- 「困っていること」
- 「今後の目標」
- 「フィードバック」
- 「備考」
などの項目があると便利です。
1on1ミーティングがうまくいかない理由
実は「1on1ミーティングをやっても効果があまり得られない」と感じる方は少なくありません。しかしそのような場合、「目的が共有されていない」「一方的なコミュニケーションになっている」など、認識不足や進め方が間違っている可能性があります。
1on1ミーティングの目的が共有されていない
上司、部下ともに目的を理解せずに対話をした場合は効果は期待できません。1on1ミーティングの実施にあたって、目的やメリットを互いに理解し、共有することが大切です。
とくに部下側が「質問に対して回答するだけ」という認識では、目的の達成できない可能性が高いです。部下が積極的に意見を述べる場にするためにも目的の共有を徹底しましょう。
話すことを準備していない
せっかく、部下と上司が対話できる時間を設けても、話題がなければ雑談や業務の進捗状況の確認で終わってしまいます。このような1on1ミーティングが繰り返されれば、とくに業務の多い部署では忙しいあまり優先度が下がって、1on1ミーティングの施策自体失敗に終わってしまう可能性があります。継続的に実施していくためにも目的に合った話題を事前に準備し、意味ある対話の場をつくりましょう。
上司からの一方的なコミュニケーションになっている
1on1ミーティングの目的は、部下の考えや意見の聞き取りであり、主役は部下です。上司が一方的に自分の話をしたり、質問したりする状態では、有意義な聞き取りは期待できません。とくに対話の場合、部下が緊張しやすい状況のため、上司は会話の量に意識し、部下が話をしたくなる雰囲気づくりを心がけましょう。
1on1ミーティングを実施するメリット
1on1ミーティング実施による、企業が得られるメリットを紹介します。
信頼関係の構築
1on1ミーティングでは上司が部下に対して話しやすいように働きかけ、親身になって聞き入れるため、信頼関係が構築されやすいです。そして1on1ミーティングを通してより強固な信頼関係を構築できれば、余計なストレスを感じずに仕事を進められるため、従業員の満足度向上や離職率低下につながります。
部下の成長促進
1on1ミーティングで業務の進捗状況や結果を共有するために、部下は自分の業務を振り返る習慣がつきます。業務の振り返りは改善点を見つけられるだけでなく、業務の課題や得られたことなども気づくきっかけになり、そのきっかけはさらなる成長につながります。そして1on1ミーティングで気づいたことや改善点をチーム内で共有すれば、生産性の向上も期待できます。
モチベーションの向上
1on1ミーティングでは従来の面談とは異なり、上司が部下の悩みを聞く雰囲気があるため、部下の意見が上司に伝わりやすく、部下のモチベーション向上が期待できます。また、コミュニケーションを図るうえで部下に対して感謝の言葉や励ましの言葉をかけることでも、部下のやる気を引き出せるでしょう。さらに部下の悩みを聞き取ることは、職場全体の働きやすさを把握するきっかけになり、離職防止にも役立ちます。
エンゲージメントの向上
昨今、企業において優秀な人材流出を防ぐリテンションマネジメントとして、「従業員エンゲージメント」が注目されています。従業員エンゲージメントとは、従業員の会社に対する「愛社精神」や「愛着心」という意味、および「個人と組織が一体となり、互いの成長に貢献しあえる関係」を指した言葉です。業務に対する充実度を表す、「ワークエンゲージメント」とは異なります。
1on1ミーティングで部下の状況を把握し、相互理解を深めれば、従業員エンゲージメント向上が期待できます。また、上司をはじめとする管理職が1on1ミーティングによって現場で何が起きているのかを定期的に把握することで、適切な人事評価が可能になります。
フィードバックに関する記事はこちらからご覧いただけます。
1on1ミーティングを実施するデメリット
多くのメリットがある1on1ミーティングにも、やはりデメリットがあります。1on1ミーティングは業務時間内に実施されるため、上司、部下ともに定期的に時間を割かなければなりません。とくに部下が多い上司は、その分時間がかかります。
また、今まで気をつかって話さなかった相談などを受けることで、精神的な負担が増える場合もあるでしょう。これは部下も「上司と2人きりで話さないといけない」と人によっては、プレッシャーを感じるケースがあるため、配慮が必要です。
さらに1on1ミーティングで得られる効果は売り上げと異なり、数値化しにくいため、成果が出るまでに時間がかかるのも、浸透しにくい理由として挙げられます。
1on1ミーティングを実際に導入している企業事例
ここからは実際に1on1ミーティングを実践している3社の事例を紹介します。
ヤフー株式会社
日本最大級のポータルサイト「Yahoo! JAPAN」でおなじみのヤフー株式会社では、2012年から1on1ミーティングを導入しています。同社の1on1ミーティングルールは「週に1度30分間、場所を確保し、部下の話を聞くこと」と実にシンプルです。
そして1on1ミーティングの実施にあたり、「部下に仕事での失敗・成功経験を次の仕事に活かす循環スキームを完成させること」「部下の最大限の潜在力を引き出すこと」をベースとしました。
さらに実施目的の明確化、経営層のみならず全社員の理解を深めること、外部の専門家を交えてカリキュラムを自社に合うものに作り上げたことで、今では約6,000人の社員が1on1ミーティングに取り組んでいます。
楽天グループ株式会社
楽天グループ株式会社では2017年から全社に1on1ミーティングを取り入れ、現在は主にマネージャーとメンバー間で定期的に実施されています。楽天の1on1ミーティングは、中途入社や海外からの採用など、さまざまなバックグラウンドをもつ従業員に向けて、それぞれのスキルを最大限発揮できる環境づくりに取り組んでいるのが特徴的です。また、マネージャー向けとして「1on1研修」を実施し、傾聴やコーチング、適切なフィードバック方法を随時学べる体制を整えて、管理職の成長支援にも取り組んでいます。
2022年3月に実施されたサーベイでは、95％の従業員が1on1ミーティングに満足と回答しました。今後も楽天グループの文化として浸透し、従業員の成長土台として機能していくことが期待されています。
株式会社ウエイクアップ
企業の組織変革、人材育成やコーチングに関するソリューションを提供している株式会社ウエイクアップも、1on1ミーティングを実践している企業のひとつです。1on1ミーティングで掲げるテーマは、基本的に部下に任せられています。また、継続的に実施していくにつれて「次の1on1までに何をしようか」といった意識が生まれ、日々の過ごし方から気持ちのもち様が変わっていくのが実感できるようです。
1on1ミーティングのやり方
では、実際に1on1ミーティングを実施する場合、どのような手順で進めればよいのでしょうか。
（1）目的を設定し共有
1on1ミーティングはこれまでの面談とスタンスが異なるため、まず、部下へどのようなものなのか概要を伝えるとともに、実施目的の明確化が重要です。また、上司はどのような話をするのか、内容を決めておくとスムーズに実施しやすいです。基本的なアジェンダとしては、以下のような内容が挙げられます。
- 目標設定とそれに対する評価
- 経営方針の共有
- 今後のキャリアについて
- モチベーションアップにつながる話
- プライベートな話題 など
（2）ミーティングの設定
ミーティング実施に向けて準備ができたら、実施日時を決めます。上司と部下それぞれのスケジュールを確認し、互いに都合のよい日時にミーティング予定を入れます。ミーティングを長期的に実施することが決定したら、定期的な予定として組み込みましょう。場所はオフィスでの対面形式でも、オンライン会議でもかまいません。毎回決まった場所で実施しなければならないといったルールはないため、話しやすい場所・形式を相談しながら決めましょう。
（3）ミーティングの実施と記録
ミーティング実施の際は、上司から一方的に話すのではなく、できるだけ部下に会話のバトンを渡し、考えや意見などを話してもらいましょう。上司は聞き手となって部下の話が中心ということを意識し、部下の話を遮ったり、否定したりすることは極力避けます。また、話の内容をメモやクラウドツールなどで記録しておくと、いつでも振り返りしやすくなっておすすめです。
（4）ミーティングの継続的な実施
1on1ミーティングは長期的な取り組みです。部下の成長を支援していくためには、定期的な実施が重要です。たとえば週1回、月1回など頻度を決めて、部下がどのように考えているのか、悩みはないかなどを確認すれば、部下の心理的安心感が高まり、強固な信頼関係を築けるでしょう。業務の悩みであればチームメンバーと共有すると業務がしやすくなり、生産性向上も期待できます。
1on1ミーティングを実施する際のポイント
1on1ミーティングの効果をより高めるためには、以下の2つのポイントを意識しましょう。
傾聴
これまでの面談とは異なり、1on1ミーティングでは部下が主役といった考え方で進められます。部下の目標に対する気持ちや課題をスムーズに吐き出してもらうためには、傾聴する姿勢が重要です。傾聴とは、カウンセリングなどでもよく使われる手法です。話の内容について評価を入れず、相手の立場に立って共感しながら理解しようと聞くことです。部下が話しにくいようであれば、適度に回答しやすい問いかけをし、話を引き出すように心がけましょう。
話しやすい雰囲気
傾聴と同様にミーティングでは、部下が本音を話しやすい雰囲気づくりも重要です。いきなり話をするように仕向けることは難しいため、上司が自らプライベートな話題を含めて自分のことについて話す「自己開示」からはじめると、部下の緊張感がほぐれやすくなります。また、部下が自分の考えを話し出した際には、相づちを打ったり、共感する言葉を入れたりすることも大切です。
1on1ミーティングで活用できるツール
円滑な1on1ミーティングには、ツール活用もおすすめです。
TeamUp【チームアップ株式会社】
TeamUpは、150社以上の導入実績があるクラウド型の1on1ツールです。実施フローの効率化やデータの有効活用を可能にし、1on1の定着をサポートします。
TeamUp ではミーティング前に部下が入力した1on1トピックを上司と共有でき、上司は話す内容を整理したうえで、部下に合った適切な話題で効果的に支援可能です。
また、適切な範囲での情報共有が可能なため、会社全体で従業員を育成でき、組織改善もより迅速に実施できます。
Kakeai【株式会社KAKEAI】
Kakeaiは、1on1専用の特許も取得している1on1支援ツールです。1on1で話したいトピックだけではなく、「一緒に考えてほしいのか」「報告したいだけなのか」といった項目が設定可能。部下が上司に求める対応まで事前に明示し、ズレのない1on1が実施可能です。匿名のフィードバックやAI分析により、自身の得意・苦手を可視化できたり、部下にうまく対応するためのヒントが表示されたりと、上司も安心して1on1にのぞめます。
Wistant【株式会社フルート】
Wistant は、マネジメントの状態を「可視化」する組織マネジメント支援ツールです。1on1の実施・運用がラクになる「1on1事前アンケート」をはじめ、「1on1分析」「1on1スケジュールの通知」「1on1の議事録、非公開メモの作成」など、便利な機能が充実しており、1on1ミーティングの組織定着に貢献します。
適切な1on1ミーティングで部下の成長を
人手不足が深刻化し、社会経済環境の予測が難しい現代社会において、1on1ミーティングは、部下の成長の促進や信頼関係の構築、モチベーションの向上などに役立ち、従業員の満足度向上や離職率低下につながります。また、1on1ミーティングによって上司、部下ともに納得できる人事評価も期待できるため、客観的で透明性・公平性の高い評価制度を模索中の企業の方は、1on1ミーティングの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
お役立ち資料
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FAQ
Q1. 1on1ミーティングと面談の違いは何ですか？
A.1on1ミーティングは、上司と部下が1対1で行う定期的な話し合いの場です。一般的な評価面談とは異なり、部下の成長を支援する目的で実施します。そのため、実施サイクルやコミュニケーションの取り方がほかの面談と異なります。
Q2. 1on1と1to1の違いは何ですか？
A.1to1は、顧客の一人ひとりのニーズに合わせたマーケティング手法です。近年注目されているマーケティング手法のひとつで1on1と言葉が似ていますが、まったくの別物のため間違えないように注意しましょう。
Q3. 1on1ミーティングの目的を教えてください
A.1on1ミーティングは部下に業務の振り返り習慣をつけてもらい、得られた気づきを業務に反映するなど、部下が自ら考え、行動できるように成長させるのが目的です。また、継続的に実施することで、部下のやる気を上げ、従業員の定着率の向上や企業の組織力強化につなげます。
