残業を削減できない会社の共通点と「生産性向上」につながる人事制度のヒント

こんにちは、特定社会保険労務士の榊 裕葵です。

働き方改革の一環として、残業時間削減が大きく叫ばれ、成果が現れつつあるようです。

しかしながら、残業削減が進まないという困りごとをかかえている会社も、まだまだ少なくないようです。

そこで本稿では、生産性向上へ悩む方のための解決のヒントを紹介します。

残業時間削減が進まない会社の共通点

では、何故残業時間削減が進まないのか？

この点、私の社会保険労務士としての経験上の話になりますが、残業時間削減が進まない会社には、大きく分けて次の3つの共通点があると考えられます。

（1）「生活残業」の蔓延

1つ目の共通点は、生活残業が当たり前になっている会社です。

例えば、

• 残業代ありきで生活費の一部を計上している
• 基本給が安くて残業代をもらわなければ生活が成り立たない

といったケースに多くの従業員が当てはまる場合、従業員は自分の生活を守るため、残業削減に消極的になるのも無理はないでしょう。

（2）「長時間頑張っている人」を評価する人事制度

2つ目の共通点は「人事制度改革」が進んでいない会社です。具体的には「長時間仕事を頑張っている人」を評価するような旧態依然とした人事制度から抜け出せていないということです。

例えば、以下のようなケースに当てはまる場合、業務効率改善に前向きな従業員ほど馬鹿を見ることになり、残業削減は進みません。

• 遅くまで仕事をしている従業員が高く評価される
• 業務効率を改善し定時に帰宅をすると「仕事に対する意欲が低い」などと低く評価をされる

それだけでなく表面上は「働き方改革」や「残業削減」というスローガンを掲げてはいても、実態が伴わないケースもあり、注意が必要です。

（3）「仕事の役割分担」が曖昧

3つ目の共通点は、「仕事の役割分担」が曖昧な会社です。

どこまでが自分の仕事なのかという職務内容や範囲が曖昧で、早く仕事が終わったら遅い人の仕事を次々に回されるような会社では、自分の仕事を早く終わらせようという意欲は沸きません。

職務内容が明確で「今日やるべき仕事はここまで」「ここまでの仕事が終われば今日は帰れる」という線引きがあれば、業務効率改善を意識し、定時までに仕事を終わらせようとするモチベーションにつながるでしょう。

しかし、早く終わったところで本来自分の職務ではない次の仕事を回されてしまい、結局残業しなければならないとなると、今手掛けている仕事を引き伸ばして時間を稼ごうと考えてしまいます。

生産性向上に向けた対策と仕組み

上記のような問題をかかえる会社において、生産性を向上させるには次のようなアプローチがあります。

（1）固定残業代

固定残業代は「残業代節約」「低賃金で長時間労働させる」というネガティブな印象が強いですが、活用次第で生産性向上を進める武器にできます。

固定残業代は、「残業をしてもしなくても一定額の残業代が支給される」という制度ですから、生産性を向上させて残業時間削減できれば、総労働時間は短くなっても収入は減らないということになります。

これならば生活残業を必要としてる従業員にも一定の配慮をしつつ、残業時間の削減を積極的に進められます。

（2）残業しない手当

残業をしたら残業代を支払うのとは逆の発想で、残業が0だったり、残業が一定時間数以下だった従業員に「残業しない手当」を支給する制度はユニークですが効果的なアプローチのひとつです。

これにより、残業がなかった、あるいは残業が少なかった社員にインセンティブとして金銭的に還元できます。

（1）の「固定残業代」と組み合わせれば、みなし残業時間を超過した分は別として、

• 残業をした従業員・・・「基本給＋固定残業代」
• 残業をしなかった従業員・・・「基本給＋固定残業代＋残業しない手当」

となり、残業をしなかった従業員に、より手厚く還元できるような給与体系を設計することも可能です。

（3）賞与による還元

生産性向上によって削減された残業代を「賞与として従業員に還元する」ことも、従業員の業務効率化へのモチベーションに繋がると考えられます。

業務を効率化させて残業代が削減されたとしても、それによって得られる利益がすべて経営者や株主の懐に入るということであれば、従業員にとっては何のための生産性向上か分かりません。

削減された残業代全額とまでは言わずとも、その一部が従業員に還元されるのであれば、従業員もやりがいや安心感を持って生産性向上に取り組めるでしょう。

（4）人事評価制度の見直し

「彼は夜遅くまで頑張っている」というような表面的な頑張りだけを見た人事評価をやめて、「何をアウトプットしたのか」、「どれくらい生産性を向上させたのか」といった実績も踏まえた人事評価を行うべきです。

具体的な評価項目としては、あくまでも一例ですが、以下のような項目が考えられるのではないでしょうか。

• 前年比でどれくらい成果が上がったか
• 前年比でどれくらい残業時間が減ったか
• 1件当たりの契約をとるのに平均何時間を費やしたか
• 残業時間のうち自責と他責の割合はどうであったか
  ※自責残業：自分のミスや非効率による残業
  ※他責残業：他社の仕事を手伝ったり、不可抗力により発生した残業
• 業務フローの効率化の改善を何件行ったか
• 惰性で行っていた不要業務を何件廃止できたか
• 人の手で行っていた業務を何件自動化できたか

昨今は高性能な業務管理ソフトも登場しており、従業員のパフォーマンスの記録や客観的な分析もしやすくなっています。

従業員の生産性向上の成果を、しっかりと人事評価に反映させ還元することで、従業員が生産性向上へ継続的に取り組むためのモチベーションにも繋げられるでしょう。

（5）従業員が速やかに帰れる社風づくり

金銭以外で従業員の生産性向上に報いるとしたら、その日やるべき自分の仕事を終わらせた従業員が、何の後ろ髪をひかれることなく帰れるような社風づくりも重要です。

旧来の典型的な職場では、定時になって自分の仕事が終わっていたとしても、同僚が仕事をしていたら「何かお手伝いすることはありますか」と聞いて、他の人の仕事を手伝って残業するのが当然の雰囲気でした。

働く人も働き方も多様化している現在、旧来の価値観から脱却して「自分の仕事が終わったら胸を張って定時退社できる」雰囲気をつくることが、生産性向上に貢献した従業員への還元に繋がると私は考えています。「私も定時で帰りたい、そのために仕事に効率的に取り組みたい」と考える従業員が1人、2人と増えてくれば、会社全体の生産性向上にもつながっていくはずです。

さらに最近では、リカレント教育など「社会人の学び直し」も注目されています。テキパキと仕事を終わらせ定時で帰ることが、新たなスキルアップの機会創出になり、結果的に会社としての業績UPや従業員個人としての給与UPに繋がるようなことも考えられるでしょう。

まとめ

今まさに国をあげた課題となっている「働き方改革」「生産性向上」。

会社として生産性向上を図るにあたっては、会社から一方的に従業員に押し付けるのではなく、その取り組み自体が会社にも従業員個人にも還元されるような仕組みが重要です。

生産性向上した結果、どのように従業員へと還元されるのかまでが伝わってこそ、生産性向上へのモチベーションが生まれてくるのではないでしょうか。