給与担当者目線で感動した「ペーパーレス年末調整」9つのメリット

2018.10.01 ライター:簾幸子

初めまして、SmartHR カスタマーサクセスチームの簾(すだれ)です。

簡単に自己紹介させていただきますと、新卒で入社した会社では約8年間、人事給与計算システムの導入インストラクター兼電話サポート窓口業務を行っておりました。

その後、社会保険労務士の試験勉強に励み、無事合格することができたので、実務経験を積みたいと思い転職を決意。その後、給与計算アウトソーシング会社やシェアードサービス会社のペイロール部門で約3年間、複数企業の給与計算を担当してきました。

そんな、人事労務経験があり社労士試験に合格した私からみた、SmartHRのオススメポイントをお届けしてまいります。

第1回となる今回は、「ペーパーレス年末調整」についてピックアップします。

2018年分からもっと大変になる年末調整

年末調整は給与担当者にとっても労務担当者にとっても大変。特に中小企業では、給与も労務も兼任するパターンが多いかと思います。

「年末調整 = 残業」というイメージをお持ちの方も多くいらっしゃると思います。

しかし、今年はそれだけでなく、配偶者控除の改正という大きな変化が待ち受けています。

私は、2006年に某給与ソフトの導入インストラクターになって以来、3度の転職を挟みつつも、かれこれ12年間、年末調整に関わる法改正情報に注目してきました。

振り返ると、生命保険料控除の新旧区分の登場、年少扶養欄の誕生、復興所得税、マイナンバー記載するのしないの問題……などなど、過去にもそこそこインパクトのある法改正がありました。

これは私の経験上、しかも個人的な感想ですが……。

2018年の法改正は、自分史上1番インパクトが大きい! 何と言っても、紙がもう1枚増える!!

この事実、初めて聞いたとき本当に驚愕しました。

去年までも、申告書3枚(扶養控除申告書・保険料控除申告書・住宅借入金等特別控除申告書)でも、残業しないと終わらないくらい大変だったのに、それが4枚になるなんて……。

長年、年末調整を担当されている方にとっても相当インパクトの大きい出来事ではないでしょうか。

それでもSmartHRの「ペーパーレス年末調整」なら・・・

紙作業量が増える2018年の年末調整。担当者としてはやはり辛いものがありますよね。

でもご安心ください。

手前味噌ですが、SmartHRの「ペーパーレス年末調整」があれば、オンライン上で簡単に年末調整申告書類が回収できるんです。

このような特徴をもつSmartHRの「ペーパーレス年末調整」は、担当者も従業員も素早くラクラクに年末調整を進められるんです。

「ペーパーレス年末調整」で感動した9つのメリット

では何故「ペーパーレス年末調整」がそこまで便利なのか?

ジョインしたばかりの私も、さっそく当機能を触ってみました。過去に年末調整で散々苦しんできたので、初めて使った時の感動は衝撃的でした!

折角なので、給与担当者になりきって「ペーパーレス年末調整」を堪能してみました。その時の感動を、以下に書き連ねてみます!

(1)紙を大量印刷しなくていい

まず感じた喜びは「紙を大量印刷しなくていいんだ!」ということ。

これまでは複合機を占領して何百枚も申告書を印刷していました。もちろん個人情報なので印刷しっぱなしで放置はNGですし、かなり気を遣います。

紙代もトナー代もバカになりません……。

(2)1人あたり複数枚ある書類をまとめなくていい

1人あたり複数枚ある申告書類をまとめなくていいのも嬉しかったです。

ホチキスやクリップ止めなど、地味に面倒ですよね。。

※ 申告書が人目に触れないようわざわざ封筒に封入する企業もありますよね。

(3)マニュアルを作成しなくていい

国税庁のHPにある記入マニュアルは、文字情報が多くわかりづらいんです。

結局そのままでは使えず、従業員向けにわかりやすい物を作り直していました。しかも、ほぼ毎年法改正があるから前年のマニュアルをそのまま使うようなこともできませんでした。

それらの作業が不要になるのは本当に嬉しい!

(4)部署や店舗ごとの発送をしなくていい

申告書類一式を揃えたら、次は部署ごとに仕分けして、梱包して発送して……という作業。部署毎に仕分けるだけでも大変なのですが、個人情報ですし特定記録郵便などの後から追跡できる方法で発送しないと紛失した際に大変だし……とこれまた精神のすり減る作業です。

これらも全て不要になります。しかも、発送コストまでなくなる〜!

(5)一覧管理画面で進捗状況を確認できる

前職では「年末調整対象者リスト」をExcelで作成しいましたが、こちらも不要になります

そのほか、提出期限を過ぎても提出していない従業員へのリマインドや、「実際にいつ頃提出できそうなのか」など備忘メモ管理も、複数名の年末調整担当者間で共有しないといけないので、更新作業も大変でした。

そうしておかないと、万が一終盤あたりで「申告書がないっ!」という自体が発生したとき、従業員が未提出なのか、こちらで紛失したのか判断がつかないという状況に陥ってしまいます……。

でも「ペーパーレス年末調整」は、従業員からの申告書提出状況や差し戻し状況を管理一覧画面上でパッと見で確認できるため、状況がすぐに把握しやすい。

例えば、「まだ申告書 “未提出” なのはどの従業員?」のように、進捗状況(ステータス)での絞り込み検索もできるんです!

(6)簡単なアンケート形式なので従業員からの問い合わせが激減する

年末調整独特の専用用語って解りづらいですよね。これまでは、記入マニュアルをつくったところで、

  • 乙欄って何?
  • 寡婦って何?
  • 寡夫って何?
  • 「収入」と「所得」って何が違うの?
  • 障害者区分はどっちにしたらいいの?
  • 妻が個人事業主だと所得はどうすればいいの?
  • 前職の源泉徴収票取り寄せた方がいいの?

などなど、結局たくさんの問い合わせがきてしまい、その対応がすごく大変でした……。

でも「ペーパーレス年末調整」は従業員が簡単に答えられるアンケート形式になっていて、質問もわかりやすくかみ砕いた言葉に置き換えてくれているので、従業員からの問い合わせが激減しそう!

(7)差し戻しも1クリックで

これまでは、遠方の拠点にいる従業員への差し戻しの場合だと、郵送でやりとりするためどうしても2〜3日無駄な時間が発生していました。

それがオンライン上で1クリックで指し戻せるようになるなんて!

(8)従業員ごとの操作ログが残る

年末調整は複数名のチームで行うから「誰がどんな操作をしたか」を操作ログで追えるのは嬉しい!

しかも、いちいちチームメンバーに共有しなくてすむんです。

(9)提出済みの従業員分から前倒しでチェックできる

これまでは、提出期日以降にならないと拠点から申告書類が届きませんでした。

そして提出期日以降に全拠点から一斉に届くから、申告書チェック作業の時期が集中してしまって、それも体力的に辛かったんです。

でも「ペーパーレス年末調整」では、申告書が提出された順に管理者に通知が届くので、全員分の申告書が揃うのを待つこと無く、前倒しでチェック作業を開始できます。繁忙期を分散できるのは嬉しい!

ただ、現状SmartHRでは住宅借入金等特別控除の申告書は対応出来ないので、そこだけは注意しておかないと……!

2018年分からは「ペーパーレス年末調整」で従業員も含めた効率化を!

以上、給与担当者になりきって、SmartHRの「ペーパーレス年末調整」を触ってみた感想をお伝えしました。経験者だからこそ、その利便性を実感しています。

特に、書類が1つ増えて大変になる2018年の年末調整。担当者はもちろん従業員も含めた効率化を目指しませんか?

きっと皆さんにもお喜びいただけるはず。皆さんの効率化のお役に立てると思うとワクワクします!

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簾幸子

株式会社SmartHR カスタマーサクセス。給与人事パッケージソフトの導入インストラクターを約8年経験し、社会保険労務士試験に挑戦。合格後、給与アウトソーシング企業やシェアードサービス企業で約3年間の給与計算実務経験を積む。偶然見つけたSmartHRのサービスに感動し、ユーザーの成功を一緒に支援したい思いでカスタマーサクセス職としてSmartHRに入社。
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