労務未経験で迎えたコロナ禍。テレワーク時代の鍵を握る信頼関係構築のヒント

井上さん

はい。緊急事態宣言が出る直前でした。弊社は2020年4月1日からITS（関東ITソフトウェア健康保険組合）へ編入したため、あの状況の中で保険証を従業員全員に配布しなければならず、私の中では異様な緊張感が続いていました。緊急事態宣言の間は業務上必要な場合のみ許可を取って出社し、ほぼ人がいないオフィスで一人黙々と各種書類の対応をしていました。さらに6月には各市区町村から続々と届く住民税決定通知書の対応もあり、初めての労務は戸惑いと不安だらけでした。

井上さん

4月から5月にかけては入社者が多く、初めて行う業務と相まって負担が大きかったのですが、SmartHRを活用し、手順に沿って進めることで手続き関連は漏れなく完了できました。入退社手続きをオンラインで効率化できたのは非常に助かりました。

井上さん

給与計算ソフトはマネーフォワード クラウド給与を使用しているのですが、SmartHRと連携できているので助かっています。また社内申請関連はジョブカンWFで申請をしてもらえるようにしていますので、自宅からも各種申請の量や案件の状況を確認できます。それにより出社日にどのくらいの業務量があるのかが推測できるので、「自宅でできること」と「オフィスでしかできないこと」をうまく分けながら業務を進めています。

例えば、「就労証明書などは自宅で作成しておいて、会社に行ったらハンコを押すだけ」という形にすることで、出社が必要な業務を絞れるため、無駄になりません。テレワークとオフィスでの仕事を両立させ、さらに効率化するためには、HRテクノロジーの活用が欠かせないと考えています。

井上さん

ほとんどそのまま続けていますね。今でも新入社員のオンライン環境での受入れを継続しており、入社日当日も出社せず、ご自宅から入社オリエンテーションが受講できます。オリエンテーションはほぼ全てオンライン化していますが、全てをオンライン化することが良いとは思っていません。弊社のサービスは薬局がお客さまになるため、以前は薬局の環境を理解するために薬局訪問をオリエンテーションに組み込んでいたのですが、コロナ禍の現在では実施が難しくなってしまいました。

そこで少しでも近い状態を体験してもらおうと、今は社内の薬剤師によって弊社サービスの「Musubi」を利用した服薬指導を行い、薬局でどのように使われているのか疑似体験をしてもらっています。

井上さん

賛否両論ありますね。この状況下ですので、「オンラインで完結できて良かった」と安心する人もいますし、「最初は会社に行きたかった」という人もいます。VTRや資料でのオリエンテーションは、「業務の合間に観ることで効率的に受講できる」という方もいますし、「飽きる」という方もいます。

みなさんからの声をいただきながら、オンライン上で行うオリエンテーションの時間配分や頻度を変えてみたり、ロールプレイングの形にしたりと試行錯誤を続けています。

井上さん

それも緊急事態宣言が出ていた頃から変わらず、むしろなじんできています。現在は出社も可としていますが、以前よりずっと少ないですね。もともと弊社は在宅ワークも可能でしたが、それでもコロナ以前はオフィスがいっぱいになるほどオフィスで業務をする社員がいました。今の出社率は、多くても全社員の20%いかないくらいです。

井上さん

横のつながりの強化が必要だと感じています。これまで、業務で直接関わらない人同士のコミュニケーションは、オフィスにいる何気ない時間で生まれていたんですよね。今はそのオフィスでの時間がなくなってしまっているので、意識的に機会を作ろうと考えています。

また、オフラインかオンラインかは個々人が選択できるようにしないといけないと思っています。例えば、会議メンバーの多くがオフィスで参加するとしても、全員がビデオ会議に接続し、オンラインで参加する人が疎外感をもたないなどの工夫を日常にしていく必要があると思います。

井上さん

そこまで深刻な事例は出ていませんが、ランチなどのカジュアルな場だからこそできる雑談が生まれないことへの懸念はあります。「こういうのはどうにかならない？」という話題に対し、「いや、実はそれ、頑張ってるけど難しいんだよ」とか「全然気づかなかった。ありがとう」とか、何気ないコミュニケーションの中で大きな問題になる前に解決していたことがあったと思うのですが、今はそういった機会をなかなか得られないことが気になっています。特に些細なことはテキストでの確認やミーティングの設定を、少し重たく感じますよね。

井上さん

はい。私自身もテキストにする間に冷静になってしまい、「まあいいか」と思ってしまうこともあります。オフィスであれば気軽に「そういえば、ちょっと聞きたいんだけど」って話しかけられるのに。ここはいい手段を取っている会社様がいらっしゃればぜひ教えてほしいです。

井上さん

常に“中立の立場”でいたいと思っています。私が一番大切にしているのは、カケハシで働くみなさんが働きやすい環境を作ることです。どんなに小さいことでも、何かあれば教えてもらいたいと思っています。そのためには私自身が中立で平等である必要があって、それが従業員のみなさんとの信頼関係につながるのではないかと考えています。

井上さん

そうですね。あとは人事から面談の予定を入れられると、ドキドキする方が多いと思います。私も逆の立場だったら絶対身構えてしまいます。そういった時にあまり気にせず、ちょっとした雑談も含めて話してもらえるような人になれたら良いなと思っています。どんな些細なことでも聞かせてもらいたいですね。

井上さん

特にコロナ禍で入社した人はテレワーク中心で、業務以外の人間関係を作りづらい状況なので、そこは気をつけていきたいと思います。

井上さん

あと5年ぐらいは、がっつり労務を極めたいなと思っています。前職では採用を担当していたのですが、入口部分だけにしか関われないことに物足りなさを感じていました。採用業務も経験したうえで労務を担当することで、かなり視野が広くなりました。私個人としては身近な人のためにコツコツと物事を進めていく労務の方が、自身に合っていると思います。

井上さん

そうですね。私自身、小さいことがいつまでも気になってしまったり、色々考え過ぎてしまったりするのですが、仕事をしていれば誰にでもあり得ることではないかと思います。そういった時にもし私の顔が浮かんだら、悩まず声をかけてほしいですね。私も変化に気づけるようにアンテナを張っていきたいと思っています。