「年次有給休暇管理簿」の作成・保存義務とは？留意点や管理方法を解説
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こんにちは。社会保険労務士事務所しのはら労働コンサルタントの篠原です。
働き方改革関連法のひとつとして、2019年4月からすべての企業を対象に、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して年5日を使用者が時季指定し取得させることが義務付けられます。
本改正に伴い、使用者は「年次有給休暇管理簿」を作成して保存することが義務付けられることになりました。
今回は、「年次有給休暇管理簿」の作成および保存に関する留意点・管理方法を解説します。
「年次有給休暇管理簿」とは？
「年次有給休暇管理簿」は、労働基準法施行規則第24条の7に規定されています。
第24条の7 使用者は、法第39条第5項から第7項までの規定により有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日（第一基準日及び第二基準日を含む。）を労働者ごとに明らかにした書類（第55条の2において「年次有給休暇管理簿」という。 ）を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後3年間保存しなければならない。
年次有給休暇管理簿は、労働者ごとに年次有給休暇の、
- 時季（年次有給休暇を取得した日付）
- 日数（年次有給休暇を取得した日数）
- 基準日（労働者に年次有給休暇を取得する権利が生じた日）
を管理するための書類です。
従来、年次有給休暇の管理方法は、前年からの繰り越し日数を含めた「残日数」を管理する方法が一般的でした。
しかし、残日数による管理では年5日の取得義務を満たしているかを使用者においても確認することができず、法改正後の管理方法として不十分であるため、取得日数を基準とした管理が義務付けられることになりました。
「年次有給休暇管理簿」を作成すべき労働者
「年次有給休暇管理簿」は、「法第39条第5項から第7項までの規定により有給休暇を与えたとき」に作成することとされています。
そのため、「年次有給休暇」を取得する権利が生じた（基準日が到来した）だけでは作成義務が生じず、労働者の請求（第5項）、使用者の時季指定（第6項）または計画的付与（第7項）によって年次有給休暇を取得したときに、初めて当該労働者に係る「年次有給休暇管理簿」を作成する義務が生じるものと解されます。
ただ、年次有給休暇を使用するまで年次有給休暇を作成しないというのは、労務管理の観点からは現実的ではありませんので、すべての労働者について、基準日が到来した時点で年次有給休暇管理簿を作成するのが望ましいでしょう。
「年次有給休暇管理簿」記載事項ごとの留意点
「年次有給休暇管理簿」を記載するうえでの留意点は下記のとおりです。
（1）年次有給休暇の「時季」
「時季」は、労働者が年次有給休暇を取得した具体的な日付を記載します。
「6月1日」「10月3日」のように日付ごとに記載する方法のほか、2日以上連続して取得した場合には「9月1日から9月3日まで」のように記載する方法が考えられます。
（2）年次有給休暇の「日数」
「日数」は、労働者の請求によるもの、使用者の時季指定によるもの、計画的付与によるものにかかわらず、基準日からの1年間に労働者が取得したすべての日数を記載します。
また、半日単位や時間単位で取得した回数や時間単位で取得した時間数も、管理すべき日数に含まれます。
（3）年次有給休暇の「基準日」
「基準日」は、労働者に年次有給休暇を取得する権利が与えられた日を記載します。
労働基準法施行規則第24条の7に記載されている「第一基準日」とは“法定の基準日より前倒しで付与した場合の基準日”、「第二基準日」とは“法定の基準日または第一基準日から1年以内に到来した次の基準日”のことです。
年次有給休暇の一部のみを前倒しで付与（分割付与）した「特定日」の記載については明記がありませんが、年次有給休暇の適切な管理の観点からは、基準日に準じて年次有給休暇に記載して管理するべきでしょう。
適切な管理工数を確保するためにも、このタイミングで人事・労務領域で効率化するべき業務を整理してみてはいかがでしょうか。
効率するべき業務の洗い出しのヒントは、以下の資料を参考にしてください。
人事・労務領域 効率化すべき業務チェックリスト
労働者名簿または賃金台帳とあわせた調製
年次有給休暇管理簿は必ずしも単独で作成された書類である必要はなく、労働者名簿または賃金台帳とあわせた調製も可能です。
厚生労働省のリーフレットでは、労働者名簿または賃金台帳に以下のような必要事項を盛り込んだ表を追加することを例示しています。
労働基準監督署による立ち入り調査が実施された時などの、必要なときにいつでも出力（印刷）できる仕組みとされていれば、普段はパソコンでのファイル作成・保存や労務管理ソフト等を利用した管理方法も差し支えありません。
ただし、事業場ごとでの作成・保存が必要であり、支店において「本社に問い合わせなければわからない」は原則として法違反となります。
そのため、クラウドサービスや社内共有フォルダなどをうまく活用するのが実務上効果的でしょう。
「年次有給休暇管理簿」の保存
「年次有給休暇管理簿」は、当該年次有給休暇を与えた期間（基準日から1年間）とその後3年間の保存が義務付けられています。
なお、「年次有給休暇管理簿」は、労働基準法第 109 条に規定する 「重要な書類」には該当せず、本条による保存義務を課せられている賃金台帳や労働者名簿よりも法律上の重要度が低く位置付けられています。
年次有給休暇管理簿の制度趣旨は、それ自体を「作成して保存すること」が目的ではなく、あくまで重要なのは「年5日の年次有給休暇を確実に取得させること」であって、そのために最低限講ずべき措置として定められたものと言えるでしょう。
年次有給休暇管理簿の形式的な要件について必要以上にこだわることなく、年次有給休暇を適切に管理するためにはどうするべきかを考えて、それぞれの会社にあった管理方法を講じるようにしてください。
（了）
【編集部より】働き方改革関連法 必見コラム特集
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