稟議・申請を円滑に！申請ミスや承認遅延を解消し、管理の手間を省くSmartHR「汎用申請」
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こんにちは。SmartHRプロダクトマーケティングマネージャーの高橋です。この度、SmartHRでは新機能として「汎用申請」の提供を始めました。SmartHRの「汎用申請」は、社内の稟議や申請をSmartHRに集約し、効率化する機能です。本記事では、SmartHRの汎用申請の解決する課題や概要をご紹介します。
稟議・申請で、こんな課題はありませんか？
弊社が実施したアンケートでは、実に8割以上の企業が稟議や申請に関する業務に課題を感じているという結果が出ています。
稟議・申請についてとくに課題になるのが、承認経路の管理です。ついで起票・承認作業、社内ルールの管理や周知に課題を感じている企業が多くあります。
また、稟議・申請に関する課題は、役職ごとに分けると以下のようなものがあります。
管理者の課題
・申請の進捗管理、過去の申請検索などが大変
・組織変更や異動が発生すると、承認経路の再設定に手間がかかる
・利用ツールが増えると、アカウント管理や社員教育などのコストが増加
従業員の課題
・利用ツールが増えると、ログイン情報を管理するのが大変
・申請ミスで差し戻された案件対応が増えると、業務がひっ迫する
承認者の課題
・紙やメールでの申請・承認のやりとりで、効率がよくない
・申請が上がってきてもすぐに気付けず、承認作業が遅れる
SmartHRの「汎用申請」の特長
前述した課題をまとめると、円滑な稟議・申請を阻む悩みは以下3つに集約されます。
SmartHRの汎用申請は、社内の稟議や申請をSmartHRに集約して効率化して、これら「社内の稟議や申請が多岐にわたる」「承認経路のアップデートが大変」「稟議や申請がスムーズに進まない」などのお悩みの解決に寄与できる機能です。
特長（1）フォームや承認経路を手軽かつ直感的に作成できる
管理者は自社の運用にあわせて申請フォームや承認経路を自由に設定できます。申請フォームはテキスト、選択肢、ファイル添付の有無などを自由に設定できるほか、承認経路はフロー図形式で直感的に操作・設定が可能です。
また、承認経路はあらかじめ作成した承認経路を次回以降も設定できるなど、管理者にとっての工数削減につながる機能をそなえています。
特長（2）従業員データベースと連動し、承認経路を管理・更新できる
SmartHRの従業員データベースと連動しているため、組織変更があった際も、変更後の部署・役職が承認経路に自動反映され、管理・更新の手間を省けます。たとえば、人事部の正社員が課長に昇格した際は、承認経路を手動でメンテナンスすることなく、採用申請の一次承認者に設定されるなど、業務の遂行がスムーズになります。
これにともない、人事部と情報システム部門（情シス部）は以下の業務が不要になります。
人事部
・組織変更にともなう組織図や社員名簿のマスターデータの作成
・関連部署へのデータ共有
情シス部
・上記を受けた、承認経路の修正などの業務
特長（3）通知やスマートフォン利用で申請業務を迅速化できる
承認後に発生する業務を滞りなく進めるため、稟議・申請の承認後に発生する業務担当者への通知機能もそなえています。
また、スマートフォンでもSmartHRを利用できるため、ブラウザのページで申請・承認ができます。スマートフォン向けアプリ「SmartHR」を利用すればプッシュ通知がくるため、申請・承認がよりスムーズになります。
既存の類似機能との違い
SmartHRでは、従業員情報の新規・更新登録に用いる「従業員情報申請機能」を提供しています。
こちらは従業員情報に紐づく項目だけを収集可能な機能であり、今回提供する「汎用申請機能」は従業員データベースへの情報の登録・更新がない、業務遂行のための申請・承認を効率化する機能です。詳しくは以下の比較表をご覧ください。
SmartHR「汎用申請」活用メリットのまとめ
汎用申請を活用すれば、管理者も従業員も使い慣れたSmartHRで社内の稟議や申請がまとまるため、負担やミスを減らせます。
管理者は、申請フォームや承認経路を自由に作成できるだけでなく、SmartHRの従業員データベースと連動した承認経路の自動調整で更新の手間を削減。また、後続の業務担当者への通知設定を行い、スマートフォンから申請・承認できるなど、稟議や申請を円滑に進められます。
稟議や申請の効率化をお考えの際は、ぜひSmartHRの「汎用申請」をご検討ください。
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