4名のユーザーがSmartHR年末調整のKUFUを発表！「PARK mini」2021年10月編 レポート
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こんにちは！SmartHRのユーザーコミュニティ「PARK」の運営を担当している大久保です。
読書の秋、スポーツの秋、グルメの秋、年末調整の秋……。ということで、今年も年末調整の時期がやってきました。人事・労務のみなさん、ご進捗はいかがでしょうか。
2021年10月8日と10月15日、昨年に引き続き年末調整をテーマにしたイベント「PARK mini〜年末調整について語り合う会〜」をオンライン開催しました。
今回は、10月分のユーザー会の様子をお届けできたらと思います。SmartHRユーザー発の年末調整のユースケースをギュッとまとめていますので、ぜひとも参考にしてください！
SmartHRユーザーコミュニティ「PARK」とは？
10/8 PARK miniの集合写真
はじめに、SmartHRのユーザーコミュニティ「PARK」について解説させてください！
PARKはSmartHRユーザーの人事・労務に携わる方が、交流し、学び、それぞれの成長と成果に繋げていくためのコミュニティです。「PARK 2021」のような大型イベントから、今回開催した「PARK mini」のような小規模で語り合うようなイベントまで、幅広く開催しています。
一大行事である年末調整シーズンは、全国各地でユーザー会を開催。PARK mini 関西、PARK mini 九州のイベントレポートも公開しているので、ぜひともご覧ください。
4名のSmartHRユーザーが「年末調整のKUFU」を発表！
今回のPARK miniでは、2回のイベントで計4名のSmartHRユーザーが登壇しました。
会社の枠を超えて、他のユーザーの力になるために自社の知見を発表してくれたみなさん、ありがとうございます！！
今回は「年末調整のKUFU（工夫）」をテーマに、それぞれがどのように年末調整を進めているのか、年末調整のプロジェクトを進める上でのポイントはなんなのかを語っていただきました。
ちなみに、「KUFU」とは、SmartHRの創業時の社名「株式会社KUFU」に由来しています。
それでは、4名の発表をダイジェストでご覧ください！
ちなみに年末調整については以下のページよりお役立ち資料や記事などをご覧いただけます。
1.POPでキャッチーに年末調整を進める。ユナイテッド 田中さんのKUFU
DXプラットフォーム事業・インベストメント事業・アドテクノロジー事業・コンテンツ事業など幅広く事業を展開するユナイテッド社で、総務労務を担当する田中さん。以下のKUFUを発表されました。
「まず、社内の案内メールはアイキャッチを使ってPOPでキャッチーにすることを心がけています。「楽しそう！」と思ってもらうことで、心理的な提出ハードルを下げるためです。
SmartHRさんが毎年とてもかわいい年末調整バナーを作ってくれているので、それをドーン！と冒頭に載せることで、従業員の目に止まりやすくしています。また、すべての執務室のドアの内側に、SmartHRさんが配布してくれてるポスターを貼って、部屋の出入りの時には強制的に従業員の視界に入るようにしています。」
当日の詳細は以下の動画、記事でご覧ください。
2.アウトソーシング活用で効率的に。一休 重松さんのKUFU
宿泊予約サイトやレストラン予約サイトを運営する株式会社一休。SmartHRによる年末調整をアウトソーシング活用で効率的に進める同社のKUFUを、人事総務部の重松さんが発表しました。
「SmartHRを使えば、年末調整シーズンは一年の最繁忙期ではなくなる」と語る重松さんは以下のKUFUを挙げてくださいました。
「弊社ではアウトソーシング先に年末調整を依頼しています。アウトソーシング先にSmartHRの管理者権限を付与し、「年末調整の回収が完了しました」とGOサインを出すことで、SmartHRにログインして情報をチェックしてくれる流れになっています。」
詳細は以下の動画、記事からどうぞ！
3.ポイントは「社内SNS活用」。パーソナルネット 森さんのKUFU
九州で携帯電話の販売代理店を運営する株式会社パーソナルネットにて、人事労務を担当する森さん。店舗との年末調整に関するコミュニケーションをどのように取っているのかを発表してくださいました。
「弊社では全社員Facebookアカウントを持っているので、個別での質問対応はFacebookメッセンジャーでやり取りしています。返戻の際は、SmartHRでのコメント＋メッセンジャーで補足しています。
多店舗運営の会社の方は共感されるかもしれませんが、昔は年末調整のリマインドをする際も電話で何度も連絡して、中には不在なこともあったり…と手間がかかっていましたが、メッセンジャーを使うことでスピーディにやり取りできるようになりました。」
詳細は以下よりご覧ください！
4.リマインド術が光る。タイミー 折本さんのKUFU
スキマバイトサービス「Timee（タイミー）」でおなじみの株式会社タイミーの労務、折本さん。リモートワークを導入する中で、円滑に従業員とコミュニケーションをとって効率的に年末調整を回収するコツを発表されました。
「1つ目に、年末調整開始前のKUFUです。ポイントは、「とにかく従業員に年末調整を意識してもらって、書類紛失を防止する」です。
タイミーのSlackには「つぶやき」チャンネルという、社内版Twitterのような自由につぶやけるチャンネルがあります。そこで、保険証の証明書が届く9月頃から、「源泉徴収票なかったらもらってね」「書類紛失しないでね」など、とにかくこまめにつぶやくことで、年末調整への意識を高めようとしています。年末調整の回収が始まった後も細かくつぶやき続ける予定ですね。」
折本さんのKUFUの詳細は以下よりチェックしてください！
発表の後は交流会タイム！そして二次会へ……
少人数に分かれての交流タイム
発表の後はPARK mini恒例のユーザー同士の交流会タイムへ移りました。Zoomのブレイクアウトルーム機能を使い、4,5名1組となり、複数のグループへ分かれます。
交流会では、以下のようなテーマについて各グループで話し合いました。
- 各社社の発表を聞いた感想
- 年末調整、どう進めまる？（体制やスケジュール、今年がんばりたいこと）
- 今年の年末調整でこんな工夫をしてみたい！と思っていることや、他社さんに相談したいこと
- 年末調整はどんなツールを使って従業員に通知しているのか？
- 年末調整の原本回収どうしてる？
- SmartHRのカスタム項目ってどう活用してる？
- エンゲージメント調査や従業員向けのサーベイは実施してる？
- SmartHR、どんな風に使ってる？(入社手続き、申請承認、文書配付機能、年末調整など)
各社の取り組みをざっくばらんに話すことで、普段なかなかできないような人事・労務同士でのディープな議論に花が咲きました。参加前から「今日はこれについて聞きにきたんです！」というユーザーも複数人いて、熱意の高さが伺えました。
会の終了後には、有志による二次会も実施！
リラックスした雰囲気で、より踏み込んだオペレーションや組織体制、労務担当者の評価の話など、「ここでしかできない話」によって白熱した二次会となりました。毎回ながら、今回も話題が尽きず、二次会終了時間が予定より30分ほど伸びたのはナイショです。
参加者の感想
10/15 PARK mini 集合写真
終了後のアンケートより、参加者の感想を抜粋して紹介します。
- 明日から使える具体的なお話を伺えました。座談会の組み合わせも会社の規模等にご配慮いただけたホスピタリティも感じ、とても満足しました。
- 他社様の人事様のお話貴重でした！！年末調整以外のお話もお伺いできてとても楽しかったです!
- 年末調整の話をきいて自信が持てました。またカスタム社員名簿の新しい使い方を知ることができました。
- 他社のバックオフィスの組織体制（業務管掌など）が知れたのが良かった
- SmartHRでの初年末調整に不安を抱えていたのですが、経験者の方々からお話を伺い安心することができました。参加して良かったです！
- 年末調整だけでなくSmartHRの活用例や、自社の課題などをお話しできてうれしかったです。横のつながりをもっと広げたいと思いました。
毎回、励みになるご意見や感想、ありがとうございます！！いただいた声をもとに、次回以降のコミュニティイベントの企画やプロダクトのカイゼンにつなげていきます。
おわりに
今回はユーザー登壇＋交流会という二部構成でお届けしました。PARK miniも回を重ねるごとにどんどんが熱量が高まっているのを感じています。
ただでさえ横のつながりが持ちにくい人事・労務というお仕事。コロナ禍でさらに交流を持ちにくい状態になっているのではないでしょうか。
ユーザーコミュニティ「PARK」もこれまで以上にユーザーが主体となって作っていく場へと進化してきました。PARKを通じて、少しでも課題解決やキャリアアップにつながるように、今後ますますコミュニティを盛り上げていけたらと思います。
参加はもちろん、登壇や企画を一緒にやっていくユーザーも募集中です！興味がある方、ぜひともご連絡ください。
それでは、また次回のイベントでお会いしましょう！今年の年末調整も、応援しております。
