バックオフィス改革が「会社のスピードアップ」に繋がるワケ

社会保険労務士 表参道HRオフィス山本純次です。

以前、「人事労務の電子化の潮流が、社労士としての付加価値を提供するチャンス」というコラムを書かせていただいたのですが、現在、人事労務関連のシステム化が非常に速いスピードで進んでいます。

その中で、今までにかかっていたバックオフィス業務を効率化できることが、どのような会社のメリットとなるかもう少し深掘りして考えてみました。

人事労務手続きは必ず発生するもので、避けて通れないこと

当然ではあるのですが、新入社員を採用した・社員が辞めたという場合、企業は労務関係のみならず、様々な手続きを実施する必要があります。

採用時の人事労務タスク

人を採用した場合、人事労務関係だけでも最低限、

• 労働条件通知書の交付
• 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届の提出
• 雇用保険被保険者資格取得届の提出
• 給与所得者の扶養控除申告書の提出
• 健康診断書の入手

をする必要があり、扶養者がいる場合や企業年金などに加入している会社では更に必要な手続きが出てきます。

人事労務に限らない採用時の事務的タスク

また、人事労務に限らない会社内での事務的な業務を考えると

• メールアドレスの取得
• PC関係の設定
• IDカード等の交付
• 名刺の手配
• 受入れ先部署の案内、社内の全般的な運用等の説明

などなど、他にもいろいろありますが、やるべきことは多岐にわたります。

会社として人を採用するということは、業務における人的リソースの不足や、事業拡大に向けた人員の増強といった目的があるのが通常ですが、そこに辿り着くまでに細かい作業が多数あり、ここをいかに効率化できるかで、入社後の業務をスムーズに開始できるかが決まるといっても、過言ではありません。

「労務をスピードアップ」できれば採用や育成にリソースを割ける

こういった、人事労務に関する手続きは従来は様々な資料を提出してもらったり、社内での書類作成に非常に時間がかかるものでした。

スタートアップの会社などでここにリソースをかけてしまうと、本来注力したい、人的資源の補充や拡大に社内の力を割くことができません。

社労士などに業務をアウトソースするということも一つの手法ですし、その中でクラウドシステムなどの導入を行うことで、労務にかかっていた工数を減らし、より社内で重点的に強化したい採用や社内教育などの業務に人を割けることになるのです。

労務効率化を促進するHRテックも登場している

人事労務系のシステムで言うと、「SmartHR」のような人事労務手続きを省力化、電子化できるシステムも登場していますし、「Talentio」や「HITO-Link」などの採用管理システムも登場しています。

これらを活用できれば、今まで紙などで管理していたり、属人的な仕事になっていた業務を、より効率的に、どの担当でも確認できる再現性ある体制を構築でき、業務が効率化されていきます。

これからの人事部に求められるもの

今までの人事部というと、採用担当であったり、評価担当が部内でのメインであり、顔であった気がします。

その中で、バックオフィスの中のバックオフィスである労務担当などは一番日の目をみない担当だったのではないかと思います。

ただ、人材不足が叫ばれる昨今、人的リソースの管理や効率的な業務体制の構築、本当の意味での人材マネジメントまでこなせる担当になっていけば、一転社内でも非常に重要なポジションになってくるのではないかと思います。そのためには、紙やExcelでの管理では限界があります。

より使いやすいシステムを選定し、効果的に使用していく、そういったセンスもこのポジションには求められてくるのではないでしょうか。

「働き方改革」なども叫ばれる中、量としての人材を確保することを重視する時代から、質としての人材をマネジメントする時代に変わっていることは明確です。

そのためにもバックオフィスが変わっていく、ということの重要性を日々感じているところです。