テレワーク時代の安否確認、企業に求められる対策とは？
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コロナ禍を経て多くの企業にテレワークが浸透し、テレワークは日常的な風景となりました。
テレワークは新型コロナウイルスからの安全確保だけでなく、ワークライフバランスや効率的な働き方の実現など、多くのメリットがある働き方です。
しかしながら、テレワーク特有の課題も存在します。
通信環境のトラブル、孤独感による精神疾患のリスク、ダイニングテーブルやちゃぶ台での長時間PC作業による腰痛など、さまざまな課題が挙げられます。
本稿では、そのような課題の中から、「従業員の安否確認」に焦点を当て、テレワーク時代における、安否確認の課題や、その課題を解決するためのフローをどのように構築すべきなのかについて説明いたします。
テレワーク下における安否確認上の課題
テレワークが常態化すると、勤務時間外は言わずもがな、業務時間中にもその場で従業員の安否を確認することが難しくなります。
オフィス勤務であれば、物理的に出勤の有無を確認できますので、「あれ、定時を過ぎたが彼がまだ出社いていないぞ。どうしたのかな？」と、異変があればすぐに気付けます。
一方、テレワークの場合は、クラウド勤怠システムのアプリなどで出勤の打刻をすることが一般的ですが、出勤の打刻が無かったとしても、「打刻漏れかな？」で流され、実は本人が急病で倒れていたということも起こり得るリスクです。
また、オフィス勤務の場合、顔色の悪い人や調子が悪そうな人がいれば、上司や同僚が「大丈夫？」とか「早退したほうがよいのでは？」などと声をかけられます。
これに対し、テレワークの場合には、本人が健康なのか、無理をして仕事をしているのかも、わかりづらくなってしまうことは、やはりリスクと言わざるを得ません。
企業の安全配慮義務は軽減されず
上述のように、テレワークを実施する場合、従業員の安否確認に困難が生じることは、紛れのない事実です。
しかし、テレワークであっても、法的な意味において、企業の安全配慮義務が軽減されることはありません。
また、法律云々を横に置いておいても、一人暮らしの従業員がテレワーク中に倒れて、そのまま放置されていた、というようなことは、決してあってはならないことです。
ですから、テレワークが長期化、定着化する中、テレワークを前提とした安否確認の仕組みを企業として構築することは、労務管理上、重要な取り組みであることは間違いありません。
テレワーク下における安否確認対策
それでは、テレワークを前提に、具体的にはどのような形で安否確認の仕組みを構築すればよいのでしょうか。
この点、筆者は、代表的な施策は4つあると考えています。
1.勤務状況の打刻をリアルタイムで確実に実施すること
第1は、クラウド勤怠管理システムでの業務開始、業務終了の打刻をリアルタイムで確実に実施することです。
打刻がリアルタイムで実施されることが徹底されていれば、始業時刻になっても業務開始の打刻がないことで、「本人に何か異常が起こっている」と推察できるようになります。
そうすれば、打刻のない従業員にビジネスチャットで呼びかけたり、電話で連絡を取ったりして、迅速に安否確認を実施できます。もし一定回数以上、呼びかけに応じなければ、緊急連絡先へ連絡をしたり、自宅へ訪問したりして安否確認を実施する形になるでしょう。
業務開始や業務終了をリアルタイムで打刻することが徹底されていなければ、打刻のない社員が多すぎて、人事労務担当者が本当に安否確認が必要な人をあぶり出すことは困難です。
このように、勤怠打刻を確実に実施することは、労働時間の管理や残業代の計算という面だけでなく、安否確認を実施できる社内体制の構築にもつながるのです。
2.操作監視ツールの活用
第2は、「操作監視ツール」の活用です。テレワーク用のPCに操作監視ツールをインストールするのは、「従業員がサボっていないか」など、パフォーマンスを監視する目的であると考えられていることが一般的です。
もちろん、それが主要な目的であることは間違いないのですが、従業員の安否確認という側面があることも忘れてはなりません。
一定時間、PCが無操作の従業員がいた場合に、アラートが出されるような設定にしておけば、テレワーク中に急病で意識不明になったというような場合に、早期発見ができることにもつながります。
3.人感センサーの活用
第3は、「人感センサー」の活用です。テレワーク中、常時ウェブカメラをオンにしておくことも従業員の安否確認には役立ちますが、プライバシーの観点から実務上はハードルが高いと思います。
そこで、検討したいのが「人感センサー」の活用です。本人がテレワークで自宅にいるにもかかわらず、トイレや食事に立つなども含め、まったく動きがないというのは、何か異常が起こっている可能性が高く、急病などの可能性を察知できます。
「人感センサー」は主に、独居高齢者の孤独死を防ぐために利用されているものですが、テレワークに活用することも充分できると思います。1人暮らしの従業員や、希望者から優先的にという形でも構わないと思いますので、検討をしてみてはいかがでしょうか。
4.定期的なウェブ会議の実施
第4は、「定期的なウェブ会議の実施」です。ここまでは、主に「急病で倒れる」という究極的な状況を想定した話でしたが、日常的な体調不良もできる限り早期に発見をしたいものです。
そのためには、短時間であっても構いませんので、モニター越しであっても、顔をあわせて上司や人事労務担当者が従業員の状況を確認する機会を、週1回などのペースで定期的に設けるべきです。
ウェブ面談であれば、表情、仕草、声の張りなど、ある程度の状況を掴めます。ウェブ面談の結果、懸念がある従業員に対しては、対面で面談したり、産業医との面談の実施を勧めたりなど、必要な対応につなげられます。
また、ウェブ面談だけでなく、「ストレスチェックは法定年1回だが、複数回小まめに実施するようにする」とか、「テレワークでの悩み事を受け付ける社内相談窓口を設置し、メール・電話・社内SNSなど幅広い手段で相談できるようにしておく」など、従業員の心身の健康状態を会社として把握しやすくする環境を整備することも、望ましい取り組みといえるでしょう。
まとめ
昨今スマートフォン等でも操作できる安否確認サービスも増えてきています。皆さまの会社でも、テレワークを前提とした安否確認の仕組みを整備し、従業員の皆さまが安心してテレワークに取り組める環境を構築してみてはいかがでしょうか。
