「労働者名簿」の作成・管理はなぜ大変なのか？ 管理項目や注意点を解説
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労働基準法の定めにより、労働者名簿の作成が義務づけられています。
だからこそ、登録項目を熟知すると共に、管理業務の負担を軽減させることも検討しなければいけません。
効率的に労働者名簿を管理する方法を一緒に確認してみましょう。
「労働者名簿」で管理する項目
労働者名簿は労働基準法107条により、事業場ごとに作成が義務づけられています。
登録項目は多岐にわたります。
- 労働者の氏名
- 生年月日
- 履歴
- 性別
- 住所
- 従事する業務の種類
- 雇用の年月日
- 退職の年月日及びその事由
- 死亡の年月日及びその原因
例外として、日雇い労働者については名簿の作成を省くことができますが、パートやアルバイトのような短期間労働者は名簿を作成しなければいけません。そのため、登録している項目に変更があると、管理者は随時更新することになります。労働者名簿を維持管理することは、とても手間や時間が掛かる作業といえるでしょう。
「労働者名簿」作成・変更の注意点
労働者名簿の記載項目に変更点があれば、訂正したい場所に二重線を引き訂正印を押しましょう。
状況によっては書類で管理する場合に、何度も訂正印を押すような事態になると見た目の煩雑な印象に加えて、事実確認の煩わしくなりスムーズさに欠けます。
労働基準法109条により、労働者名簿の保存は労働者の退職や解雇、死亡から3年間と定められています。
保存期間の長さや登録項目の多さを踏まえると、書類による労働者名簿の管理はとても大変です。
「労働者名簿」はパソコンでの管理が認められている
労働者名簿は、パソコンを使用して管理することが認められています。しかし、事業場ごとに作成した労働者名簿は、労働基準監督署からの要請があった際にすぐに表示・印刷して閲覧できる環境が必要です。
エクセルなどで雛形を作ることで、記載事項の書き方も分かりやすくなります。
事前に管理者側で準備した様式に従い、各労働者にパソコンで入力してもらうことも可能です。パソコンによる管理のメリットは管理者の負担を軽減させられるだけでなく、たとえば簡単に一覧表示に切り替えて、すべての労働者の必要項目だけを確認することもできます。
作成したデータをもとに二次的な加工が必要なときは、パソコンを使うととても便利です。
「労働者名簿」を効率的に管理する方法とは？
インターネット環境が整っている場合、さらに労働者名簿の管理をスムーズにしたいのであれば、クラウド人事労務サービスの利用がオススメです。
クラウドサービスの利点は、使用する端末が変わってもインターネット上で簡単にサービスを利用できることです。
本来、労働者名簿は各事業場で作成することになっています。しかしクラウドサービスを利用すれば、事業場全体を一括管理することができます。
例えば、クラウドサービス「SmartHR」では、従業員情報を集め入社に必要な書類を自動作成するだけでなく、最新の従業員情報をデータベース上で保存できるので、より柔軟な管理が可能になります。
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