担当者が知るべき「年末調整」に必要な9つの書類をシーン別に解説

2018.10.26 ライター: SmartHR Mag. 編集部

年末調整で必要となる書類は、大きく分けても9種類あります。

いずれも大切な書類であり、正しく理解しておかないとスムーズに年末調整できないおそれがあるため注意が必要です。

今回は、従業員から回収する書類と税務署などに提出する書類について、それぞれシーン別に解説します。

年末調整に必要な書類

年末調整を行うために必要なものは、全部で9種類あります。名称が似ているものもありますが、それぞれ役割が異なるので正確に知っておくことが大切です。

具体的に挙げると、以下のとおりです。

  1. 源泉徴収票
  2. 支払調書
  3. 給与支払報告書
  4. 所得税徴収高計算書(納付書)
  5. 法定調書合計表
  6. 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
  7. 給与所得者の保険料控除申告書
  8. 給与所得者の配偶者控除申告書
  9. 給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書

配偶者や住宅ローン、など有無によって提出不要なケースもあります。

以下にシーン別に、必要な書類を分けて解説ます。

年末調整時に「従業員から回収すべき書類」

必要書類のうち、会社の従業員から回収する必要があるのは全部で4種類です。

  1. 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
  2. 給与所得者の配偶者控除申告書
  3. 給与所得者の保険料控除申告書
  4. 給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書

「扶養控除等(異動)申告書」「配偶者控除申告書」は、税金を軽減するために、扶養家族について申告する書類です。これらを提出することで、従業員は配偶者控除や扶養控除などを受けられます。

「保険料控除申告書」は、任意の生命保険や個人年金保険、損害保険などに加入している場合、保険料を控除して所得税を減額するための書類です。給与から保険料が天引きされている保険については、会社側で把握できるため提出する必要はありません。

「住宅借入金等特別控除申告書(住宅ローン控除申告書)」は、住宅ローンを組んでいる場合、所得税の一部を免除するために必要な書類です。

年末調整時に「所轄税務署に提出すべき書類」

書類の中には、会社が回収するだけでなく所轄税務署に持っていくものもあります。

  1. 源泉徴収票
  2. 支払調書
  3. 所得税徴収高計算書(納付書)
  4. 法定調書合計表

上記の4種類が該当するので、それぞれの特徴を知っておきましょう。

「源泉徴収票」は、会社が従業員に支払った1年分の給与の詳細を示したものです。給与だけでなく、所得税や社会保険料なども記載されています。年末調整が終わると、会社は源泉徴収票を全ての従業員へ配布し、同時に税務署へ提出することになります。

「支払調書」は、報酬や源泉徴収税額を証明する書類です。源泉徴収票とよく似た書類ですが、給与を支払った側と受け取った側に雇用関係があると源泉徴収票、雇用関係がないなら支払調書を作成するのが一般的です。給与所得を証明する源泉徴収票に対し、支払調書は事業所得や雑所得を証明しています。

「所得税徴収高計算書(納付書)」は、会社が従業員に支払った給与やボーナスから源泉所得税を徴収した場合、その所得税を申告および納付するための書類です。

「法定調書合計表」は、会社が支払った給与や報酬など、確定した支払金額や源泉徴収税額を合計して記載した書類です。

年末調整時に「市区町村に提出するべき書類」

会社と所轄税務署以外に、市区町村にも提出しなければならない書類があります。

これは1種類のみで、「給与支払報告書」が該当します。

これは、基本的な内容は源泉徴収票と同じです。所轄税務署に提出する場合は源泉徴収票、市区町村に提出する場合は給与支払報告書と呼ばれます。

まとめ

年末調整をスムーズに進めるには、必要な書類を従業員から回収することから始まります。

また、回収した後にも添付書類を作成したり、特定の台紙に正しい貼り方で貼ったりとやらなければならないことが多くあります。

段取り良く進めるために、年間スケジュールをしっかり確認したうえで早めの行動を心がけましょう。

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