【人事評価機能】手動で準備していた複数の評価シートをSmartHRに集約。準備工数を3日→1日に大幅削減（株式会社トレタ）

関根さん

組織開発部の労務チームで労務全般を担当しています。弊社では人事としての役割が採用と労務で分かれており、労務チームは私と田﨑さんの2人で取り組んでいます。

私は社内制度の整備が中心です。直近だと、「どこでもトレタ（ワーケーション制度）」やカスタマーハラスメント対応方針の整備などを進めていました。

​田﨑さん

私は、人事評価や査定の対応などをメインに担当しています。メインに関わる分野がありながらも、基本的にお互いの業務に対応できるように意識しています。

関根さん

以前は社内の人事情報が一元管理できておらず、社内制度の整備を進める際に複数のシステムにアクセスする必要がありました。人事評価においても同様で、どの情報が正しいのかがわかりにくい状況を解消したいと考えていました。

​田﨑さん

その結果、複数の評価シートを作成して、社内に展開する必要がありました。労務チームの工数も問題でしたが、実際に使用する評価者、被評価者にとっても煩雑な状態が続いていたと思います。

田﨑さん

評価対象約100名分の評価シートをスプレッドシートで作成していました。このとき、従業員情報が最新になっているかを上長とすり合わせ、必要に応じて更新作業が発生する状況でした。

また、評価シートは必要最低限の閲覧権限で送付する必要があるので、すべての評価対象者のシートをひとつずつ手動で権限を設定していました。

田﨑さん

その権限設定がシンプルになり、評価シートの送付も一括でできるようになったので、かなりの工数が削減できました。

評価期間前の準備は3営業日かかっていたのですが、今では1営業日で準備は完了しています！

​関根さん

SmartHR導入前は1on1用のシートも評価シートと同様にスプレッドシートで個別に用意していました。それを今では人事評価機能にまとめられているので、設定もれや配付もれなどのミスも少なくなり、結果問い合わせの量は減ったと感じています。評価もある種の作業であって、この手間を完全になくすことは難しいですが、だからこそ問い合わせを投げる必要なくスムーズに対応ができているというのは、これ以上ない反応であると思います。

関根さん

基本的に人事の業務改善は定量的な効果として提示するのが難しい分野ですよね。だからこそ、システム管理者の利便性だけでなく、経営陣や人事評価機能を利用する従業員にとってもメリットがあると理解してもらうために話し合いをした記憶があります。

元々、SmartHRは社内で利用していたこともあり、その後はスムーズに導入から実施まで進みました。

関根さん

工数が削減されることによって、ほかのチームの業務に積極的に関わりにいくケースが増えました。労務チームとして、現場で発生している請求業務などを引き取って現場業務の効率化に貢献できる体制が整いました。

田﨑さん

今後はさらに人材マネジメントの分野に取り組んでいきたいと考えています。今回、人事評価の改善を進めて、準備工数の削減と評価シートの整理ができました。

まだまだ手探りの部分もありますが、等級の見直しや人員配置などに活用できるんじゃないかと話し合っています。

関根さん

人事情報の一元管理が進んできたなかで、社内の人材マネジメントへの取り組みの機運は高まってきています。

人事評価機能に加えて、SmartHRの従業員サーベイ機能やラクラク分析レポートのさらなる活用も進めていきたいと考えています。その先の話として、「採用」にも活かせる状態になるのが目標ですね。

関根さん

どの企業さまも同じだとは思いますが、年々、採用は難しくなってきています。そうしたなかで、確度の高い採用をしていくためには、社内のデータを把握し、即座に提示できる状態が必要だと感じています。そのためには、社内の評価指標の整理、従業員の声などまだまだ把握していかなければいけないことはたくさんあるなと。

事前に社内の情報を提示でき、双方納得したうえで採用であれば、ミスマッチの少ない理想的な採用活動になりますよね。そういう状態を目指したいです。