「リモートワーク」導入を検討中の企業がおさえるべき労務上の注意点4つ


こんにちは、社会保険労務士表参道HRオフィスの山本純次です。

生産性向上、働き方改革が叫ばれる中で、モバイル環境の著しい発展により、「リモートワーク」が徐々に普及しています。一方、人事労務担当者を悩ませる課題のひとつが、リモートワーク時の勤怠管理方法だと思います。

リモートワークにおいては朝会社に来て、夜帰るという物理的な出退社が確認できない中で、本当に仕事をしているのかどうかが分かりづらく、また休憩や私用での離席など、どこまでを勤務時間として見るべきかという判断に悩むこともあります。これがリモートワークでの勤怠管理の難しさと言えます。

これらの課題を踏まえ、実際にリモートワーク制を検討または導入するにあたってのポイントを解説します。

(1)就業規則/リモートワーク規程におけるルール化

リモートワークは通勤労力の削減やオフィスコストの削減、仕事と家庭の両立の推進など効果が多いものですが、デメリットも当然あります。

個人で成果物を出すことができない仕事や、責任や範囲が明確でない業務の場合、場所的な隔離のために非効率な業務となってしまう可能性があります。

そこで必要になるのが就業規則もしくはリモートワーク規程でのルール化です。

具体的なポイントとして、まずは、「制度対象者」や「頻度」(例:週1回、週2回、完全リモートワークなど)をルール化していく必要があります。

また、そのうえで、「勤務ルール」を設定していきます。

リモートワークの場合、勤務ルールが曖昧だと、勤務時間が深夜になったり、休日に勤務したりすることで、成果や業務量は変わらないのに時間外勤務だけ必要以上に嵩む可能性もあります。そのため、通常の勤務体系ままリモートワークを導入するのではなく、フレックスタイム制度や裁量労働制をあわせて検討する必要があるでしょう。

また、そもそも深夜や休日に勤務する場合、必ず事前申請するなど明確にしておく必要があります。

(2)「クラウド型勤怠管理」による勤務実績管理

リモートワークの勤務時間は把握しづらいもの。場所として遠隔になるため、勤務実績を「クラウド型勤怠管理」によって把握するケースが増えています。

クラウド型勤怠管理の代表的なサービスとして、CLOUZA やAKASHI 、KING OF TIME などがあります。

クラウド型勤怠管理の利点は、いつでもどこでもアクセスして申請できること、管理者もタイムリーに勤務実績が把握できること、申請や承認の担当や経路を自由に設定できることにあります。

そもそもクラウドツールは通常業務においても主流になってくるため、導入しない手はないはずです。

(3)業務状況の把握

前述のクラウド型勤怠管理ツールで勤務実績などを確認できますが、日常業務で本当に業務を行っているかという状況の管理も課題です。

ある程度成果が明確に分かる業務であれば、細かい勤務状況を把握していなくても良いと思いますが、時間によって管理する業務の場合、以下のような具体的な対策が考えられるでしょう。

  • Slack をはじめとした「チャットツール」を活用し、常に反応できる状態にするなどのルールを設定する
  • Google ハングアウトなどの「ビデオ通話」を活用することで、コミュニケーションの課題(後述)を解消しつつ、デスクに向かっているかを把握する
  • PCの起動状況をリモート管理で把握する

もちろん管理しすぎることが必ずしも良いとは限らないのですが、リモートワークと通常のオフィス勤務とで不公平感が生まれないような対策の検討をオススメします。

(4)コミュニケーション不足への対策

リモートワークの場合、コミュニケーションが不足する可能性があります。

リモートワーク時のコミュニケーションとしては、前述のような「チャットツール」や「ビデオ通話・Web会議」などが考えられます。

一方、直接対面でないとフィーリングを合わせられないケースもありますので、業務内容によっては定期的に顔を合わせる機会を設けると良いでしょう。

もちろん会社の考えにもよりますが、週に1度は集合ミーティングを実施するなど、定例化するのも一つの手です。

まとめ

リモートワークについて検討中の企業が多いことと思いますが、上記のように、どのようなルールを設け運用するか、どのように勤怠・勤務状況を把握するかなどがポイントになります。

ただただ導入するだけでなく、そもそもの導入目的を明確にし、メリット・デメリットを把握した上で、自社のビジネスモデルや実情に沿った運用基盤を整えるよう心がけましょう。


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特定社会保険労務士 山本 純次

渋谷・表参道に事務所を構える人事労務の専門家、株式会社表参道HRオフィス。代表取締役CEO。社労士として社会保険・労働保険の手続き代行から就業規則の策定、労務相談までなんでも対応いたします。事務手続き代行、給与計算、就業規則作成まで幅広い人事労務業務を対応いたします。また、ベンチャーとシステムに強い社労士としてIPO支援に関する業務まで対応しております。社会保険労務士 表参道HRオフィス
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