年末調整に必要な「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」の基礎知識13

2018.11.15 ライター: SmartHR Mag. 編集部

従業員を雇っている企業にとって、年末は書き入れ時で仕事が増えるというだけではなく、年末調整なども重なりどうしても慌ただしくなります。

しかし、業務が忙しいからと年末調整を疎かにしてはいけません。雇う側にとっても雇われる側にとっても、年末調整はとても重要です。

今回は年末調整に欠かせない書類であり、その年の給与が初めて支払われる日の前日までに提出する必要がある書類の1つ、「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」とその関連書類について解説します。

(1)「扶養控除等(異動)申告書」を提出する理由

「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」の提出は、所得税に関する書類です。企業が行う年末調整は、従業員から提出される書類をもとにして行います。扶養控除等(異動)申告書もそうした書類の1つです。扶養控除等(異動)申告書で申告する内容によっては、従業員は所得控除を受けられるため、正確に記入してもらうことが大切です。

所得税は個人の生活状況に応じて、課税対象となる所得から控除分を差し引いて、課税対象となる所得を決定します。扶養控除等(異動)申告書においては、扶養親族などの状況から所得控除の金額を決めるための書類ですから、扶養の対象になる家族がいる場合にはきちんと書類に反映させる必要があります。

また、所得控除は扶養控除だけではありません。そのほかの控除については、「給与所得者の配偶者控除等申告書」「給与所得者の保険料控除申告書」を従業員から回収して年末調整を行うことによって、控除が適用されます。

さらに、年末調整では対応できない控除もあり、それらの控除を受ける場合は、企業に勤めている人であっても確定申告を行う必要があるのです。従業員の勤務実態や家族構成などにあわせて、適切な指導を行っていきましょう。

(2)「扶養控除等(異動)申告書」と関連書類

扶養控除等(異動)申告書では、控除対象配偶者・控除対象扶養親族(16歳以上の親族)・障害者控除・寡婦(寡夫)控除・勤労学生控除などの記入欄があります。

それぞれの控除には所得見積額など年収要件も絡んでくるので、従業員に記入例を示すなどしてあらかじめ基準を提示しておきましょう。また、16歳未満の年少扶養親族がいる場合は所得税の計算上での扶養親族ではないものの、住民税の計算には影響を与えます。

該当する従業員が、住民税に関する事項の欄にきちんと記載しているかをチェックすることが大切です。

保険料控除申告書・配偶者控除申告書

また、扶養控除等(異動)申告書とあわせて、保険料控除申告書や配偶者特別控除申告書も提出することが多い書類です。

生命保険料控除・地震保険料控除のために必要となる控除証明書は保険会社から送られてくるものなので、きちんと保管しておくように従業員に促しましょう。

社会保険料控除は給与から天引きされているものを除いたものであり、国民健康保険料や国民年金保険料などのことを指します。そして、小規模企業共済等掛金控除は年間で支払った掛け金の総額を記入するものです。

配偶者特別控除については、年間の合計所得金額が38万円以上で76万円未満であることが要件となっています。

住宅借入金等特別控除申告書兼証明書

ほかにも、住宅ローンの支払いが2年目以降の人であれば、住宅借入金等特別控除申告書兼証明書(住宅ローン控除申告書兼証明書の提出)も行うことができます。

金融機関から郵送されてくる住宅ローンの年末残高証明書を基に計算するものです。

住宅ローン控除は金額も大きくなる傾向にあるのが特徴だといえます。

(3)「扶養控除等(異動)申告書」の回収

扶養控除等(異動)申告書は、勤務先が1ヶ所の場合はその会社が従業員から回収すればよいものです。

勤務先が2ヶ所以上ある場合でも、1ヶ所にしか提出できないものであるため、どちらかの会社が書類を引き受けることになります。この場合では、申告書の提出を受けた会社では所得税額を甲欄で処理することになるため源泉徴収税額は低く、年末調整を行う必要があります

しかし、申告書の提出を受けていない会社では所得税額を乙欄で計算することになるため源泉徴収税額は高くなり、年末調整を行う必要はありません。従業員は最終的にすべての給料を自分で計算して確定申告を行う必要があるため、その旨を伝えて誤解が生まれないようにしておきましょう。

扶養控除等(異動)申告書は、扶養親族がいなかったり独身者であったりしても従業員から提出してもらう必要があります。また、パートタイマーやアルバイトの従業員にも提出してもらうことが大切です。

従業員の給与にかかる所得税は、会社側に源泉徴収義務があるため、万が一引き忘れていた場合には、会社が税金を立て替えて納める必要があります。

立て替えた税金を後から従業員に請求することは可能であるものの、退職などの理由によって連絡がつかない場合には、結果的に回収できなくなってしまい、会社としても損が発生してしまうのです。後日トラブルが発生してしまうのを防ぐためにも、申告書の提出を促すように心がけましょう。

(4)平成30年の「扶養控除等(異動)申告書」改正点のポイント

平成30年から年末調整に関わる法律の改正にともなって、扶養控除等の申告についても、いくつかの変更点があります。

1. 配偶者控除「満額控除」の条件変更

まず、「配偶者控除」の満額控除(最大控除額38万円)を受けるための条件の変更がありました。これまでは「配偶者の収入が103万円以下」とされていましたが、平成30年からは「配偶者の収入が150万円以下」に拡大されています。

また控除の対象から外れる条件も、以前の「配偶者の収入が141万円以上」だったものが、「配偶者の収入が201万円以上」に緩和されました。

代わりに、控除の対象となるのは「本人の収入が1,220万円(所得1,000万円)以下」に限定されています。これまでは配偶者の収入が基準よりも低ければ、誰でも配偶者控除を受けることができたものの、平成30年以降は納税者自身の収入によって控除を受けられない場合があるのです。

収入1,220万円以上の給与所得者というのは平均的な収入と比較してかなり高いため、あてはまる人はそれほど多くないと考えられますが注意が必要です。

2. 「控除対象配偶者」の変更

もう1つ大きな変更点として、「控除対象配偶者」の扱いがあります。

平成30年から控除対象配偶者が本人の所得および配偶者の所得に応じて、下記の3つの種類に分類されます。

  1. 同一生計配偶者
  2. 控除対象配偶者
  3. 源泉控除対象配偶者

「同一生計配偶者」は、「納税者の所得制限なし、配偶者の収入103万円以下」の配偶者を指します。これは、平成30年以前の控除対象配偶者と同じ条件です。

「控除対象配偶者」は「納税者の収入1,220万円以下、配偶者の収入103万円以下」です。

「源泉控除対象配偶者」は「納税者の収入1,120万円以下、配偶者の収入150万円以下」になります。(こちらについては、本稿(6)で改めて詳しく解説します)

これらの分類は、源泉徴収額の決定に影響します。平成30年以降、源泉徴収額の計算においては「源泉控除対象配偶者」のみが扶養親族として数えられる仕組みになります。このため、平成29年以前の控除対象配偶者が源泉控除対象配偶者の枠から外れることで、源泉徴収額が増える可能性があるのです。

税額そのものに大きく影響するものではありませんが、源泉徴収額を決める際には大切な変更点ですから、特に雇用者側は見逃さないようにする必要があります。

注意点として、源泉控除対象配偶者は納税者および配偶者の収入額以外に、「青色事業専従者として給与の支払いを受ける人や白色事業専従者でないこと」も条件になるため覚えておきましょう。

(5)「勤め先と納税者」の基本情報

扶養控除等(異動)申告書に記入する内容は、従業員の状況によって変わってきますが共通する部分もあります。

まず勤め先の名称や本社住所は必ず記入しなければいけません。次に申告書左上にある「所属税務署長等」には、本社の住所を管轄する税務署名を書きます。その下の「市区町村長」の部分には、納税者本人の住所のある市区町村名を記入します。そして、本人の氏名や住所、生年月日およびマイナンバーも記入が必要です。

配偶者の有無や続柄、印鑑がきちんと押されているかもチェックしましょう。単身世帯や配偶者、扶養家族などがいない場合は、ここまで記入していれば問題ありません。

年末調整時にすべての書類を従業員から回収したとしても、記入漏れや扶養親族に異動があることも考えられます。

そうしたときには、年末調整を再調整できるので、書類の訂正や添付書類を追加したうえで、関係機関に再提出することになります。翌年1月末に各市区町村に給与支払報告書を提出するまでが期限です。その時期を過ぎてしまうと、従業員自らが確定申告を行う必要があるので、必要に応じて対応するようにしましょう。

(6)「源泉控除対象配偶者」の詳細と注意点

(4)の2で紹介した「源泉控除対象配偶者」は平成30年から新たに作られた分類ですが、条件にあてはまる配偶者がいる場合、その年の源泉徴収額の計算について、「扶養親族1人」として控除を受けられます

これは、「源泉控除対象配偶者」に該当する配偶者がいる場合、配偶者控除または配偶者特別控除によって最大額である38万円の控除を受けられるためです。

1. 平成29年以前の控除対象配偶者と条件が異なる

注意が必要なのは、平成29年以前の控除対象配偶者と条件が異なる点です。

以前の基準では控除対象配偶者ではなかった人が、源泉控除対象配偶者になる含まれる場合があるため、記入漏れがないようにチェックしておきましょう。

もちろん逆に、源泉控除対象配偶者から外れるケースもあります。

2. 源泉控除対象配偶者には「老人控除対象配偶者」も含まれる

さらに源泉控除対象配偶者には、「老人控除対象配偶者」も含まれます

源泉控除対象配偶者かつ年齢が70歳以上の人であり、この場合は最大控除額である48万円の控除の対象になる配偶者です。

3. 「源泉控除対象配偶者」欄の正しいチェックを

こうした条件を満たす配偶者のみ、申告書の「源泉控除対象配偶者」欄に指名と生年月日、マイナンバーおよび住所、配偶者の所得見積額などが正しく記入されているかもチェックする必要があります。

あくまで「源泉控除対象配偶者」の場合のみであり、「同一生計配偶者」「控除対象配偶者」の場合は記入の必要はありません。

配偶者にまつわる控除は、パートナーとの所得の組み合わせで決まることになる点に注意が必要であるといえます。

4. 従来の配偶者控除を受けられない人も

源泉控除対象配偶者にあてはまる場合は、給与収入が150万円以下まで認められるものの、所得制限のかかる人にとっては税負担が重くなるケースもあります。

具体的には、給与収入が1,220万円を超える人では従来の配偶者控除を受けられなくなってしまうのです。従業員に混乱が生じないように、源泉控除対象配偶者などについての説明を丁寧に行いましょう。

(7)16歳以上の控除対象扶養家族

16歳以上の控除対象扶養家族がいる場合には、一定の控除を適用できます

ただし、年齢別に控除額が異なるため、あらかじめ確認をしておく必要があるでしょう。

16~18歳までの一般の控除対象扶養家族の控除額は38万円となっています。

19~22歳の特定扶養親族では63万円の控除額です。特定扶養親族は主に、子どもの学費の負担軽減を目的として創設されたものですが、学生でなくても控除の対象となります。

そして、23~69歳までの一般の控除対象扶養親族は38万円、70歳以上の老人扶養親族では同居老親等で58万円、そのほかの場合で48万円の控除額となっています。

老人扶養控除は本人や配偶者の父母や祖父母の生活費などを負担しているときに受けられる控除です。ただし、兄弟で生活費を仕送りしているといったケースでは、全員が控除を受けられるわけではなく誰か1人となっています。

扶養親族の対象範囲

扶養親族として対象となる範囲は、配偶者以外の親族であり6親等内の血族もしくは3親等内の姻族です。年収の要件もあり、年間の合計所得金額が38万円以下(給与所得のみの場合は103万円以下)となっています。

また、年金収入のみで65歳未満の場合は108万円以下、65歳以上は158万円以下である必要があります。

さらに、青色申告者・白色申告者の事業専従者でないことも要件です。

子どもがいる場合には、年齢によって一般の扶養親族になるのか特定扶養親族になるのか、それとも住民税の控除だけが適用されるのか異なってきます。生年月日などをよく確認したうえで、事務処理を進めてみましょう。

(8)「障害者控除」や「勤労学生控除」などの記入

扶養控除等申告書のなかには、障害者控除、寡婦・寡夫控除、勤労学生控除などの記入欄もあります

「障害者控除」は、本人や配偶者もしくは扶養親族が該当している場合に受けられる控除です。

障害者控除額は27万円となっているものの、特別障害者で40万円、同居特別障害者で75万円の控除が受けられます。

障害者控除は扶養控除の適用がない16歳未満の扶養親族であっても適用される点を押さえておきましょう。

「寡婦・寡婦控除」は配偶者と死別もしくは離婚後に再婚をしていない状態で、扶養親族がいる場合に適用されます。また、配偶者と死別後に再婚をしていない状態で合計所得金額が500万円以下の場合に適用を受けられるものです。

「勤労学生控除」は、勤労による所得があり学校に通っている人が控除対象となります。合計所得金額が65万円以下で、そのほかの所得が10万円以下の場合に適用されるものです。

(9)16歳未満の扶養親族がいる場合

16歳未満の扶養親族がいる場合は、「住民税に関する事項」の欄への記入が必要です。

16歳未満の年少扶養親族は所得税の控除対象とはならないものの、住民税の計算には関係してきます。

年少扶養親族しかいないケースでは、給与所得控除額65万円と住民税の計算に用いる基礎控除額33万円を足した98万円を超えてしまうと住民税の課税対象となるのです。

ただ、住民税には1人あたり35万円の「非課税控除額」が設定されているため、扶養親族の有無は住民税の計算に影響を与えます。扶養親族が1人でもいる場合は、さらに32万円の非課税枠が加算されるため、非課税枠も大きくなるでしょう。

住民税は所得税のように累進課税ではなく、一律10%の税率となっています。

(10)扶養控除と勤労学生控除の併用はできない

扶養控除と勤労学生控除は、対象がそれぞれ異なるものであり併用できません

扶養控除は、納税者本人に控除対象となる親族がいる場合に利用できる控除です。

その一方で、勤労学生控除は納税者本人が学生に該当する場合に利用できる控除となっています。

また、子どもが19歳以上で23歳未満の特定扶養親族の場合では、63万円の控除を受けられるものの、子どもの給与収入が103万円を超えると扶養対象から外れてしまうのです。

勤労学生控除は給与収入が103万円以上で130万円以下のときに適用されるものであるため、勤労学生控除に該当する場合では自動的に扶養控除から外れてしまうことになります。

(11)「親族関係書類」の提出が必要な場合

海外に子どもが長期で留学をしているときには、同居していない扶養親族として「非居住者」に該当します。扶養控除の適用を受けるためには「親族関係書類」の提出が必要です。

親族関係書類とは、海外にいる居住親族が扶養家族であることを証明するものであり、戸籍の写しやパスポートの写しなどを指します。外国政府または外国の地方公共団体が発行した書類(戸籍謄本・出生証明書・婚姻証明書など)でも、親族関係を証明することが可能です。

外国語で書類が作成されている場合には、その翻訳文も添付する必要があるので早めに用意しておくのが大切です。親族関係書類が必要となる従業員には、扶養控除等(異動)申告書とあわせて提出をしてもらいましょう

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書には、国外居住親族に係る事項を記載する欄があります。国外居住親族に該当する場合は、「非居住者である親族」欄にチェックを入れます。

国外居住親族であるかどうかの基準は、継続して1年以上国外に居住するかが前提となるものです。1年未満の場合は該当しないため、親族関係書類の提出は必要ありません。

また、親族関係書類は書類の発行日に関する決まりがないため、書類の提出日より1年以上前に発行されたものであっても、有効な書類として取り扱われます。

(12)「送金関係書類」の提出が必要な場合

送金関係書類とは、金融機関が発行する通帳や明細書などのことで、納税者本人から親族に送金を行った事実を示す書類を指します。また、クレジットカード会社が発行する利用明細書も有効な書類です。

扶養控除等(異動)申告書の記載としては、「生計を一にする事実」の欄に、その年に送金をした合計額を記入することになります。

そして、年末調整の際に送金した事実がわかる書類を提出する必要があるのです。生計を一にしているとは、必ずしも同居を要件としているわけではない点にも注意をしておきましょう。

外国送金依頼書の控えを書類として提出する場合には、送金者の氏名が居住者本人となっており、送金受領者の氏名が国外居住家族となっているのかを確認しておく必要があります。

そして、送金日が扶養控除を適用しようとする年の分であるかも確認しておきましょう。

(13)書類に記入漏れがないかをよく確認する

扶養控除等(異動)申告書は、所得控除を適切に受けるために必要なものです。

親族が扶養控除の対象者となると、記入事項も増えるため思いがけない見落としも出てきてしまうでしょう。申告書を提出する従業員と受け取る会社側の双方で、しっかりとチェックすることが大切だといえます。

何かミスを発見しても、素早く訂正するためには会社側としては早めに書類の提出を受ける必要があるでしょう。従業員任せにしてしまうのではなく、記入例や見本を配布してあげるといった配慮も必要です。具体的な扶養控除例を記載した用紙を配るなどして、従業員の意識を日ごろから高めていくように心がけましょう。

また、各申請書の提出期限を設けるなどして、漏れなく書類を預かる仕組みづくりも大切になります。年末の慌ただしい時期に何度も書類のやりとりを行うのは双方に負担であり、場合によっては会社の業務に影響が出てしまうこともあるでしょう。

普段から従業員とのコミュニケーションを大切にして、状況を把握しておくことも重要です。

まとめ

扶養控除等(異動)申告書は従業員の労務管理を行ううえで大切な書類です。扶養親族の人数は、所得税や住民税の税額にも影響を与えるものです。

しかし、毎年の作業となるので従業員の数が多ければ、管理側の負担も大きくなりがちだといえます。年末調整のタイミングで処理をしようとしても、書類のミスも増えてしまう恐れがあるでしょう。管理業務の負担を減らすためには、クラウドサービス等の業務効率化ツールを導入してみるのも1つの方法です。

事務処理の効率化を図ることで、源泉徴収事務にもゆとりが生まれ、スムーズな処理を行う流れを作っていけます。すべての作業を自社で完結させようとするよりも、必要に応じて適切なサービスを利用していくことも大切です。

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