従業員も労務担当も年末調整を楽しく。業務委託先、給与システム連携のKUFU|22/10/6編 PARK mini レポート

2022.11.04 ライター:森田 朱香

こんにちは! SmartHR カスタマーサクセスチームの森田です。

年末調整の足音が近づいてきた10月上旬、「SmartHRを活用した年末調整」をテーマにSmartHRユーザーミートアップ「PARK mini」をオンラインで開催しました。

参加されたユーザーのみなさん、ありがとうございます!

本稿では、2022年10月6日に開催した「PARK mini 年末調整 〜先人に学ぶ!年末調整のKUFUと心構え〜」の中から、パネルディスカッションパートのユーザー登壇レポートをお届けします!

そもそもPARK mini とは?

SmartHRではユーザー同士で交流し、共に人事・労務やSmartHRの活用方法について学びあうコミュニティ「PARK」を運営しています。

今回のパネラーとモデレータは以下の3名です。

■パネラー(登壇ユーザー)

  • ベルフェイス株式会社鈴木 結貴 さん
  • 株式会社Relic:本田 裕乃 さん

■モデレーター

  • 株式会社SmartHR:中村 雄樹 さん

おふたりのリアルな経験談に基づいた、SmartHRで年末調整を進める上での「KUFU(工夫)と心構え」、ぜひ参考にしてください!

※「KUFU」とは株式会社SmartHRの創業時の社名である「株式会社KUFU」に由来しています。

PARK miniでの登壇動画はこちら!

登壇者のご紹介

鈴木さん(ベルフェイス株式会社)

ベルフェイス株式会社の鈴木です。

ベルフェイスは、電話からすぐ繋がるオンライン営業システムの開発販売をおこなっています。従業員数は150名ほどで、年末調整についても150名全員が対象となる予定です。

所属部署は労務総務チームで、勤怠給与計算・社保手続き、年末調整や就業規則の改定などを担当しております。私個人としての役割は、労務業務全般はもちろんのこと、労務業務の円滑化に資する業務設計や、従業員への法令遵守に関する意識付けもおこなっています。

SmartHRは2020年に導入し、今年で3年目になります。本日はどうぞよろしくお願いいたします!

本田さん(株式会社Relic

株式会社Relicの本田です。

当社は事業共創カンパニーとして、新規事業支援に特化したSaaS型のプラットフォームを開発するインキュベーションテック、事業プロデュース、そして投資や協業・ジョイントベンチャーを通じて新規事業を共創するオープンイノベーション。これら3つのアプローチを通し、日本企業の新規事業開発やイノベーション創出を支援する事業を展開しています。

従業員数は150名ほどで、インターンを含むパートアルバイトの方が10名ほどいます。年末調整についても、150名全員が対象となる予定です。所属部署はCo-Creator Experience部で、人事(採用)・労務・経理・総務・庶務など、バックオフィス業務全般を幅広く担当しています。

私個人としての役割は、入退社手続きや雇用契約管理、勤怠管理や給与確定等、労務管理をメインに、経理や総務も担っています。SmartHRは昨年11月頭に導入し、今年で2年目です。本日はどうぞよろしくお願いいたします!

SmartHRユーザーによる事例共有

1.年末調整をスムーズに進めるためのポイントは?

ーー はじめに鈴木さんにお伺いします。年末調整をスムーズに進めるための、スケジュールのポイントを教えてください。

鈴木さん(ベルフェイス株式会社)     

当社では、チャットツール「Slack」をうまく活用してスケジュールどおりに進められるように労務側で誘導しました。

Slackでリマインド用の年末調整対応の特設チャンネルを作成して、年末調整を提出したら退出してもらう、という運用にしています。チャンネルに残っている方に向けては、全員にコツコツ呼びかける形でリマインドしています。

また、提出内容が間違っている方は、新たに別チャンネルに招待して管理しました。

ーー Slackの活用方法まで細かく教えていただき、ありがとうございます!それでは、本田さんにお伺いします。昨年11月にSmartHRを導入し、そのまま年末調整を実施する、というタイトなスケジュールだったようですが、全体スケジュールの一番のポイントを教えてください。

本田さん(株式会社Relic)

当社がSmartHRを導入したのは、昨年の11月頭です。

SmartHRさんが準備している年末調整のタスクリストによると、初期設定から従業員への年末調整の回答依頼まで必要な期間は約2ヵ月間ということだったのですが、当社では約2週間で導入を完了させました。

従業員への回答依頼から締め切りまでも8日間しか取ることができなかったため、依頼前に従業員へ複数回の事前周知をしました

また、想定される従業員からの問い合わせや、差し戻しの対策など、事前準備にも力を入れましたね

あわせて、従業員がSmartHRのアカウント発行を完了しなければ年末調整の回答ができないということで、ベルフェイスさんと同じく、アカウント発行用のSlackチャンネルを作成して管理しました。アカウント発行が完了した方はチャンネルから退出してもらい、進捗管理をするといった形ですね。

年末調整をスムーズに進めるためのポイントは?(本田さん)
年末調整をスムーズに進めるためのポイントは?(本田さん)

このチャンネルは、年末調整の回答締め切り直前にも活用しました。年末調整の回答が無い方を再度呼び戻して、お尻叩きをしました。

2.SmartHR提供のサポートコンテンツの活用方法

ーー それでは、ここからはSmartHRが提供しているサポートコンテンツの活用方法について、まずは本田さんにお伺いします。

本田さん(株式会社Relic)

SmartHRさんが開催している年末調整関連のウェビナーがすべて終了している時期の導入だったため、過去のウェビナーのアーカイブ動画をすべて視聴しました。

また、年末調整がはじまってから、わからないことがあった時に困らないように、どこに行けばどんな情報にアクセスできるかを事前に把握するため、年末調整に関する学習コンテンツはくまなくチェックした覚えがあります。具体的には、SmartHRスクールヘルプセンターのQ&Aなどは、2周は確認しています。

SmartHRさんが用意している、従業員向けマニュアルも活用しました。のちほどの話でも出てくるのですが、原本の回収が自社独自の運用になっているため、その内容のみ追記しました。

とにかく昨年は時間がなかったので、ほとんど手を加える必要がないマニュアルを用意していただけて、とてもありがたかったです。

従業員マニュアルには、操作面に関しても十分すぎるくらいの内容が盛り込まれていましたので、従業員からの問い合わせはありませんでした。

ーー 続いて、鈴木さんのコンテンツ活用方法を教えてください。

鈴木さん(ベルフェイス株式会社)

当社が活用したコンテンツは3つあります。1つ目がウェビナー、2つ目がRelicさんも活用された従業員マニュアル、3つ目はアイキャッチです

ウェビナーは、年末調整に携わる労務担当者間の認識合わせに活用しました。ウェビナーでは、年末調整機能の仕組みから説明してもらえるので、労務担当者に一から機能説明をすることなく、業務設計について相談できました。具体的には、「依頼グループ」の機能に関する説明を私からすることなく、すぐに業務のすり合わせに入ることができました。

従業員向けマニュアル(鈴木さん)
従業員向けマニュアル(鈴木さん)

また、従業員に展開するマニュアルの雛形は涙が出るほどありがたかったです。操作に関する内容がこと細かに記載してあるので、当社なりに少しだけアレンジしたのみで社内共有できました。そのおかげか、従業員からも年末調整に関する問い合わせはほぼなく、皆さんスムーズに提出してくれました。

そして、とても可愛いアイキャッチも用意があるため、従業員の周知資料や社内掲示の資料に添えてみました。おかげで、私たち労務メンバーも、楽しく年末調整に臨めました!

ーー ベルフェイスさんは、「年末調整とはなにか?」という資料を作成して社内勉強会を開催したと聞いていますが、詳しくお伺いしてもいいですか?

鈴木さん(ベルフェイス株式会社)

はじめてSmartHRで年末調整をした際に、従業員から「私は年末調整不要なので、申請しなくていいですか?」といった問い合わせが複数ありました。よく考えてみると、社会人になって年末調整について学ぶ機会は少ないよな……と思い、翌年は年末調整に関する基礎知識をまとめた資料を作成し、社内で勉強会を開催しました。

年末調整に関する勉強会資料(鈴木さん)
年末調整に関する勉強会資料(鈴木さん)

少し難しい話になるので、キャッチーなタイトルをつけて、親しみやすい内容で説明したところ、年末調整の理解を深めてもらえましたね。

3.年末調整の改善ポイント

ーー 鈴木さんにお伺いします。年末調整の勉強会以外にも、年末調整の回数を重ねていく中で改善されていることはありますか?

鈴木さん(ベルフェイス株式会社)

リモートワークに対応できる原本回収方法に変更しました。

これまでは、台紙に原本を貼って回収するようにしていましたが、経費精算でレターパックを購入してもらい、原本のみを郵送してもらうように変更しています。

それ以外だと、給与システムへの情報取り込みについて、回数を重ねるごとに勘所を掴めてきました。

具体的に言うと、給与計算システムの連携項目について、「0・1」や「あり・なし」といった形で変換が必要なのかなど、どの連携項目で変換が必要なのか見極めがつくようになってきました。

給与システム側の仕様をよく知り、連携項目や取り込みの順番を見定め、冷静に取り組むのが大事だと思います。

ーー続いて、本田さんにお伺いします。昨年度がはじめてのSmartHRでの年末調整でしたが、今年度は具体的にどんなところを改善される予定ですか?

本田さん(株式会社Relic)

昨年はタイトなスケジュールで実施したものの、回収率は100%近くで、前回同様のスケジュールでも対応できるという実感はあります。ですが、内心ヒヤヒヤだったので、今年はもう少し余裕のもったスケジュールで対応できればと思っています。

ーータイトなスケジュールの中で、回答率を100%に近づけられた要因は何だったのでしょうか?

本田さん(株式会社Relic)

先ほどもお話しましたが、SmartHRのアカウント発行をしなければ年末調整の回答ができないということで、繰り返しSmartHRのアカウント発行をお願いするアナウンスをしたのが良かったのだと思います。従業員側も対応が必要だと認識したことで、年末調整をスムーズにスタートできました。あとは、社内に協力的な雰囲気があるので、これもひとつの要因かと思います。

今後の改善点としては、新卒メンバーや若手メンバーに向けて、年末調整についての解説をマニュアルに盛り込む等、年末調整をより理解してもらえるようなコンテンツを用意したいと思っています。

4.原本チェックの工夫ポイント

ーー まずは鈴木さんに確認したいのですが、原本チェックはどのように進められたのでしょうか?

鈴木さん(ベルフェイス株式会社)

アンケートに答えていく上で、画像添付の設定を必須にしていました。こうすることで、原本が届くのを待たずにチェックを進められます。

また、従業員には原本のみ提出してもらい、提出された画像と原本が一致しているかの確認をしながら、管理者側で原本へ貼り付けしました。紙だと原本がバラバラになりやすいのですが、SmartHRの画面上で添付画像と書類の突き合わせができたので、管理もしやすく非常に進めやすかったです。

ーー 差し戻しについて、具体例があれば教えていただけますでしょうか?

SmartHRの画面がわかりやすいため、差し戻しは数件しかなかったです。軽微な数値の修正は、労務側で修正をして本人にお伝えしていて、「ここは間違えて回答してしまったんだろうな」という内容については従業員へ差し戻しました。

ーー 続いて、本田さんにお伺いします。原本チェックの進め方について教えていただけますか?

本田さん(株式会社Relic)

当社の場合は、年末調整の回収以降の業務をまるっと税理士に委託しているため、原本のチェックもおまかせしていました。

一昨年までは、記入必須項目のチェックを社内でおこなったうえで顧問税理士へ書類を送付していたので、書類回収後に記入漏れで差し戻しがあった際は郵送でのやり取りが生じてしまっていました。一方、SmartHRを導入してからは、税理士へ権限をお渡しすればSmartHR上でチェックが可能になったので、社内チェック工数も削減できました

誰が何の書類を提出してもらうのか?は別途追っていく必要があるので、チェックリストを作成し、提出書類の抜け漏れがないかの確認しましたね。

ーー 具体的な差し戻し内容についても教えていただけますでしょうか?

業務委託しているので詳細はわからない部分もあるのですが、軽微な入力ミスは税理士にて修正していただいていたのではないかと思います。

従業員側への差し戻しは2,3件で、税理士から依頼を受けて私から従業員側へ差し戻しました。差し戻し内容としては、原本の画像が見切れていたときと、中途入社の方が圧倒的に多いので前職情報が抜けていたときに対応しましたね。

原本提出については、東京本社でも勤務形態が出社の人とリモートワークの人がいたり、大阪や和歌山など多拠点あり東京と地方拠点とで回収方法が異なったりするため、あらかじめ提出方法をヒントメッセージに記載していました。

原本提出のヒントメッセージ内容(本田さん)

従業員全員に徹底してもらったことは、後々の整理がしやすいように、クリアファイルにまとめて原本を入れ、必ず名前の付箋を貼ってから提出するフローにした点です

ーー 原本の回収方法と管理方法について、どのように実施されましたか?まずは鈴木さんにお伺いします。

鈴木さん(ベルフェイス株式会社)

原本回収ですが、ほとんどの従業員がリモートワークのため、従業員個人でレターパックを購入し、費用は経費精算してもらう流れにしています。台紙への貼り付けは労務側で対応し、「この原本は届いているな」とチェックしながら貼り付け作業を進めました。

レターパックに記載する宛先はNotion(※メモ作成、プロジェクト管理、タスク管理のためのオールインワンワークスペースツール)に印刷用の雛形を記載したり、SmartHRのお知らせ機能を使って会社の住所を常に表示しておき、すぐに確認してもらえる状態にしていました。

ーー 本田さんはいかがでしょうか?

本田さん(株式会社Relic)

東京本社にボックスを設置し、出社メンバーについてはそこに提出してもらえるよう依頼しました。一方、リモートワークのメンバーについては、出社のタイミングがあればその際に提出、難しければ郵送での提出をお願いしました。

管理方法は、税理士と相談をした上で「どんな形でも社内に最終的に保管していれば大丈夫です」というお話だったので、クリアファイルのまま社員番号順に並べてボックスに入れてロッカーに保管しています。

5.業務委託先との連携 KUFUポイント

ーー 本田さんへ質問です。税理士に業務委託をされていたとのことですが、業務委託先との連携において押さえておくとスムーズなポイントを教えてください。

本田さん(株式会社Relic)

ポイントは2つあります。1つ目は全体スケジュール感の共通認識を持つこと、2つ目は責任範囲をあらかじめ明確にしておくことです。

税理士には、かなりタイトなスケジュールになることを事前にお伝えしたことと、給与システムへの連携から還付までの期間が短くなってしまうので、あらかじめ工数を確保しておいてほしいことをお伝えしていました。

年末調整を始める前に税理士と打ち合わせをしたのですが、スケジュールの確認や業務分担の内容についてもテキスト資料を作成しておきました。また、税理士がシステムに不慣れな方だったので、SmartHRの操作のレクチャーも簡単におこなっています。

すり合わせ時の活用資料(本田さん)
すり合わせ時の活用資料(本田さん)

共通認識を持っておくことで、実際に年末調整がはじまったときに業務が重複したり、進捗確認をするためのコミュニケーションコストをなくせたのかなと思います。

ーー 税理士と打ち合わせをした回数やタイミングはどのくらいでしょうか?

依頼前に設定の準備を進めながら、税理士と1時間程度1回だけ打ち合わせをしました。それ以外は、Slackと電話ですり合わせしています。
税理士もSmartHRをはじめて利用したそうですが、簡単なレクチャーをしたことでうまく使いこなしていただき、問題なく進められました。

ーー 原本回収については、税理士とはどういった役割分担をしていたのでしょうか?

SmartHR上で原本確認ができれば紙のチェックは不要とのことだったので、紙の原本を税理士に送ったりはせず、すべて当社で管理しました。地方拠点の分についても、税理士への送付が不要となったため、各拠点ごとに取りまとめて東京本社に送付してもらいました。

回収期限はもちろん設けていたのですが、「確実に回収できて会社に保管ができていることが大事なので、回収期限が少し伸びても問題ない」との確認が取れていたので、年内完了を目標に順次回収していました。

ーー 税理士と事前にすり合わせて、確認・約束のもと運用されたのですね。

そうですね。私自身も年末調整についての深い知識があるわけではないので、そういった意味でもわからないところは事前にクリアにしておきたかったので、すり合わせは丁寧に行いました。

6.差分リストの活用方法

ーー 差分リストというのは、SmartHRで年末調整をはじめるタイミングと、従業員の方から申告された情報の差分を取ってリストで出力できる機能です。鈴木さんは差分リストをご活用されたということで、具体的な活用方法を教えていただけますでしょうか?

鈴木さん(ベルフェイス株式会社)

当社では、年末調整で提出された情報を「正」として運用しています。扶養情報や住所情報のアップデートがない方があぶり出される機能なので、従業員側に「情報更新されてないので、申請してくださいね」という形で依頼していました。扶養削除などは労務側でも中々キャッチできないところもあるので、そういった情報があぶりだされたのは大変助かりました。

従業員への依頼タイミングとしては、年末調整の時期が落ち着いてから申請してもらうようにお願いしています。

参加ユーザーへのメッセージ

ーー 今年もいよいよ年末調整シーズンに突入しました。最後に、お二人から今年のSmartHR年末調整を実施される方に向けてメッセージをお願いします!

鈴木さん(ベルフェイス株式会社)

サポートコンテンツがたくさんあり、年末調整のガイドも非常に丁寧です。従業員への周知もしやすい工夫をSmartHRさん側でやっていただいているので、本当にありがたいことしかないです!

あとは年末調整がちょっと楽しくなるようなアイキャッチなども用意してくれるので、ぜひ使ってください!とオススメしたいです。

SmartHRでの年末調整は非常にシンプルにできますが、給与システムとの連携はドキドキするポイントかと思います。ですが、冷静になって給与計算システムに取り込めばそんなに怖いことはないです。今年もみなさん一緒に頑張りましょう!

本田さん(株式会社Relic)

昨年はじめてSmartHRを利用して年末調整を行ったのですが、本当に間に合うかどうかの瀬戸際のタイミングで導入し、私一人きりで初期設定から年末調整までやりきりました。カスタマーサクセスチームの方が状況を理解してくれた上で、本当に親切にサポートしてくださいました。

またサポートコンテンツやチャットサポートがかなり充実しているので、わからなくて手が止まることもありませんでした

この2点を上手く活用すれば、スケジュール感や年末調整への不安がある方も安心できるでしょう。ぜひ一緒に頑張っていきましょう!

後半はZoomのブレイクアウトルームにわかれて交流会!

後半のお時間では、4名ずつのグループに分かれて情報交換を行いました。差分リストや給与システムとの連携、チェック体制の工夫などさまざまな話題で盛り上がりました!

「今年から電子的控除証明書の提出がSmartHRでもできるようになったので活用をどうする?」といったテーマや、普段のSmartHRの活用方法についてもお話されていたのが印象的でした。

参加ユーザーの感想

SmartHR年末調整を複数回経験されている鈴木さんからの「楽しく年末調整ができる」という力強いコメントに、安心された方も多かったようです。また、業務委託先との役割分担について迷われている方も多く、本田さんのお話が非常に参考になったという声も。

以下、参加いただいたみなさんからの感想を、抜粋してご紹介します。

  • 各社様非常に工夫をされている印象でした。資料を用いて社内マニュアルを作成されていた点が非常に参考になりました!
  • 「『年末調整とは』の説明資料を作成した」というお話を聞いて、たしかに年末調整がなぜ必要なのか?が分かってないと提出する意欲が湧かないので良い取り組みだなと思いました。
  • 「おもしろおかしく興味を持ってもらえるように伝える」という、興味を持ってもらうことへのアプローチやマインドがとても良い。
  • 外部委託による進め方について、連携方法を具体的に知ることができた。
  • Slackの活用方法をお聞きし、当社も活用できればばなぁと感じました。
  • ブレイクアウトルームで去年も年末調整をやっている方たちと話ができ、昨年大変だったところを共有できてすごく勉強になった。
  • 今年がはじめての年末調整なので、ざっくばらんに質問できたのがよかった。高齢者や多拠点、いろんな業界の方と話せたのもよかったです。

今年がはじめてのSmartHRで年末調整を実施される方からも「(参加の前は)不安が大きかったのですが、今はドキドキとわくわくな気持ちです!」というお声をいただいて、とても嬉しく思いました!はじめての実施だと「何が大変なのかわからず不安」というところもあるかと思いますが、情報共有により前向きな気持ちを持っていただけたようで、私たちSmartHRメンバーも嬉しく思いました。

あとがき

いよいよ年末調整シーズン!今回のPARK miniが少しでも皆さんの不安を取り除き、背中を押すお手伝いができていれば嬉しいです。

2022年の年末調整も、一緒に頑張ってまいりましょう!

最後にあらためて、今回ご参加いただいた登壇者のお二人、そして参加ユーザーの皆様、本当にありがとうございました!これからもSmartHRとPARK miniをよろしくお願いいたします。

株式会社SmartHR カスタマーサクセスマネージャー。前職では飲食店向けITツールを提供する企業にてカスタマーサポートやカスタマーサクセスに従事。2021年7月にSmartHRに入社し、全国の契約企業のSmartHR導入支援を担当。
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