SmartHRユーザーが語る年末調整の事例を6つ紹介。「PARK mini」2022年9月/10月編 レポート
- 公開日
こんにちは！ SmartHR カスタマーサクセスチームの阿部です。
読書の秋、スポーツの秋、グルメの秋、年末調整の秋……。ということで、今年も年末調整の時期がやってきました。人事・労務のみなさん、ご進捗はいかがでしょうか。
一昨年と昨年に引き続き、2022年9月27日・10月6日・10月13日に、年末調整をテーマにしたイベント「PARK mini〜先人に学ぶ！年末調整のKUFUと心構え〜」をオンライン開催しました。
今回は、3日程にわたり開催したユーザー会の様子をお届けします。SmartHRユーザー発の年末調整のユースケースをギュッとまとめていますので、ぜひとも参考にしてください！
SmartHRユーザーコミュニティ「PARK」とは？
9/27の集合写真
はじめに、SmartHRのユーザーコミュニティ「PARK」についてご紹介します！
PARKは、SmartHRユーザーの人事・労務に携わる方が、交流し、学び、それぞれの成長と成果に繋げていくためのコミュニティです。「PARK 2021」のような大型イベントから、今回開催した「PARK mini」のような小規模で語り合うようなイベントまで、幅広く開催しています。今後、さらなる展開も予定しているので、お楽しみに！
SmartHRユーザーが「年末調整のKUFU」についてディスカッション！
今回のPARK miniでは、3回のイベントで計5名のSmartHRユーザーとSmartHRの労務担当者1名が登壇しました。
会社の枠を越えて、他のユーザーの力になるために自社の知見やKUFUをお話してくれたみなさん、ありがとうございます！！
今回は「年末調整のKUFU（工夫）」をテーマに、それぞれがどのように年末調整を進めているのか、年末調整のプロジェクトを進める上でのポイントはなんなのか、お話いただきました。
ちなみに、「KUFU」とは、SmartHRの創業時の社名「株式会社KUFU」に由来しています。
年末調整については、以下のページよりお役立ち資料や記事などをご覧いただけます。
1.心理的負担をグッと軽くする申告内容のチェック方法。 東山会 信夫さんのKUFU
クリニック、訪問看護ステーションを運営する医療法人社団東山会で、人事総務を担当している信夫さん。保険料控除証明書等の原本チェック以外はほぼお1人で対応しているとのことで、チェック対応における4つのKUFUをお話されました。
「1つ目は、準備段階で年末調整開始前に給与システムとSmartHRのマスタを全件突合することです。事前に準備できる内容は差異を抽出、修正した状態で年末調整を開始しています。
2つ目は、申告後の確認でSmartHRの計算結果と給与システムでの計算結果を突合することです。突合可能な計算結果とすべてぶつけることで、1人でも確信を持ちながら作業を進められます。
3つ目は、昨年の年調の申告内容との突合についてです。たとえば昨年配偶者控除のあった方や、ひとり親控除、障害者控除を受けていた方が今年も同様の申告がされているか、確認しています。
そして4つ目は、問い合わせ内容を毎年すべてリスト化している点です。問い合わせや、回答した内容を可視化することで、少しでも不安を取り除けるように工夫しています。」
2.問い合わせの一元管理で属人化を防ぐ。 静岡新聞社/静岡放送 小澤さんのKUFU
新聞の発行、テレビ・ラジオの放送、デジタルサービスの提供などの事業を展開する株式会社静岡新聞社・静岡放送株式会社にて、人事労務を担当している小澤さん。小澤さんは、問い合わせ対応を軽減するためのKUFUを発表しました。
「問い合わせ管理の属人化を防ぐため、タスク管理ツール『Asana』を活用しました。
マニュアルの問い合わせ先に、あえて人事部の電話番号ではなく、Asanaの問い合わせフォームのリンクを貼りつけて、Asanaで受け付けた問い合わせをすべて一元管理できるよう対応しました。
実際に従業員から問い合わせの電話を受けても、Asanaのフォームで質問するよう促すなど徹底しましたね。
問い合わせが集約されたことで、ナレッジの蓄積や継承につながりました。問い合わせが多いものはヒントメッセージにもすぐに反映できるようになりましたし、昨年度の問い合わせも検索できるので、今後は新しいメンバーも過去の問い合わせ対応を把握できます。」
信夫さん、小澤さんの発表詳細は、以下の動画、記事をご覧ください！
PARK miniでの登壇動画はこちら！
3.労務担当も年末調整を楽しく。 ベルフェイス 鈴木さんのKUFU
オンライン営業システム「ベルフェイス」でおなじみのベルフェイス株式会社。労務総務チームの鈴木さんは、SmartHRが提供しているサポートコンテンツ活用のKUFUについて発表しました。
「当社が活用したコンテンツは、ウェビナー、従業員マニュアル、アイキャッチの3つです。
特に、従業員に展開するマニュアルの雛形は涙が出るほどありがたかったです。操作に関する内容がこと細かに記載してあるので、当社なりに少しだけアレンジしたのみで社内共有できました。
そして、とても可愛いアイキャッチも用意があるため、従業員の周知資料や社内掲示の資料に添えてみました。おかげで、私たち労務メンバーも、楽しく年末調整に臨めました！」
4.業務委託先とのスムーズな連携のために。 Relic 本田さんのKUFU
日本企業の新規事業開発やイノベーション創出を支援する事業を展開する株式会社Relic。業務委託先との連携を効率的に進める同社のKUFUを、Co-Creator Experience部の本田さんが発表しました。
「ポイントは2つあります。1つ目は全体スケジュール感の共通認識を持つこと、2つ目は責任範囲をあらかじめ明確にしておくことです。
依頼前に業務委託先とすり合わせを行ったことで、実際に年末調整がはじまったときに業務が重複したり、進捗確認をするためのコミュニケーションコストをなくせたのかなと思います。」
鈴木さん、本田さんの発表詳細は、以下の動画、記事をご覧ください！
PARK miniでの登壇動画はこちら！
5.サポートコンテンツをフル活用して、工数削減。 ズコーシャ 牛来さんのKUFU
北海道で建設コンサルタント、情報処理サービス業を行っている株式会社ズコーシャにて、人事労務を担当する牛来さん。サポートコンテンツ活用や社内アナウンスのKUFUについてお話されました。
「提供された告知ポスターや説明会用のスライド資料などは、すべて利用しました。
従業員への説明会は未実施でしたが、グループウェアでの告知時には説明資料も添付して、いつでも資料にたどり着けるようにしました。
ツールを導入するときには必ず説明会を実施するのですが、私自身がSmartHRの使いやすさを実感していたので、説明会を実施しなくてもサポートコンテンツを見ればわかるので、すぐに年末調整の依頼を開始しました。
従業員も、紙で実施するよりも、オンラインで完結できて従業員も良い印象を持ったようですね。」
6.給与ソフトとのスムーズな連携ポイントは？ SmartHR 真田さんのKUFU
株式会社SmartHRで人事労務を担当している真田さん。真田さんは、年末調整をスムーズに進めるための給与ソフトとの連携ポイントについて発表しました。
「事前にデータの精査や、意図しない情報が入っていないかの確認、いわゆる『データクレンジング』が大事だと思っています。
具体的には、【1】住所の番地表記でハイフン表記に統一されているか、【2】氏名のよみがなが登録されているか、【3】世帯主が登録されているかなどをチェックしています。
去年これらのデータが統一されていなかったため、源泉徴収票作成時に正しく情報が反映されなかったり、作成段階でエラーになったりすることもありました。今年は、この反省からデータクレンジングを事前に実施しようと思っています。」
牛来さん、真田さんの発表詳細は、以下の動画、記事をご覧ください！
PARK miniでの登壇動画はこちら！
後半：ブレイクアウトルームにわかれて交流会！
発表の後はPARK mini恒例のユーザー同士の交流会タイムへ移りました。Zoomのブレイクアウトルーム機能を使い、4,5名で1組となり、複数のグループへわかれます。
交流会では、以下のようなテーマについて各グループで話し合いました。
- 去年の年末調整で大変だったことと、今年の改善ポイント
- 年末調整、どう進める？（体制やスケジュール、今年がんばりたいこと）
- 年末調整はどんなツールを使って従業員に通知しているのか？
- 年末調整の原本回収どうしてる？
- 外部委託先と連携するうえでのKUFUはある？
- 従業員への周知・依頼する際のポイントは？
各社の取り組みをざっくばらんに話すことで、普段なかなかできないような人事・労務同士の議論に花が咲きました。同じお仕事をしている仲間同士で励ましあうこともでき、「不安でいっぱいでしたが、年末調整をやっていける自信がつきました！」との嬉しい感想もいただきました。
参加ユーザーの感想
開催後のアンケートより、参加いただいたみなさんからいただいた感想を抜粋して紹介します。
- 苦労している点や喜びの源が一緒で、共感できるお話が満載で心が元気になりました！
- 導入初年度で不安があるので、登壇・ブレイクアウトルームの2段階で他の方のお話を聞ける機会があって気分転換になりました！
- ブレイクアウトルームで去年も年末調整をやっている方たちと話ができ、昨年大変だったところを共有できてすごく勉強になった。
- 今年の年調で取り入れたい具体的な策をシェアして頂けたので満足です。
- 年末調整への不安が軽減されました。
- 従業員へ説明しすぎなくても利用ができそうで安心できた。
毎回、励みになるご意見や感想、ありがとうございます！！いただいた声をもとに、次回以降のコミュニティイベントの企画やプロダクトのカイゼンにつなげていきます。
おわりに
今回はパネルディスカッション＋交流会という二部構成でお届けしました。PARK miniも回を重ねるごとにどんどん熱量が高まっているのを感じています。
ただでさえ横のつながりが持ちにくい人事・労務というお仕事。コロナ禍でさらに交流を持ちにくい状態になっているのではないでしょうか。
ユーザーコミュニティ「PARK」も、これまで以上にユーザーが主体となって作っていく場へと進化しています。PARKを通じて、少しでも課題解決やキャリアアップにつながるように、今後ますますコミュニティを盛り上げていけたらと思います。
参加はもちろん、登壇や企画を一緒にやっていくユーザーも募集中です！興味がある方、ぜひともご連絡ください。
それでは、また次回のイベントでお会いしましょう！今年の年末調整も、応援しております。
