短時間勤務制度の運用をスムーズに!SmartHR労務の活用方法

2022.05.26 ライター:穴原彩子

こんにちは、SmartHRで労務を担当している穴原です。SmartHR社においても、日々SmartHRを活用して業務を進めています。

皆さまの会社でも、育児や介護休業を経て短時間勤務制度を利用する方もいらっしゃるのではないでしょうか。その際、制度の申請から制度適用の通知までのやりとりが複雑でお困りのことはありませんか?

この記事では、育児短時間勤務制度の手続きをどのようにSmartHRを活用して進めているのかをご紹介します。

皆さまの業務効率化の参考になりますと幸いです。

短時間勤務制度とは?

育児休業、介護休業等育児又は家族介護を行う労働者の福祉に関する法律(以下、育介法)では労働者の申出に基づき所定労働時間を短縮する措置が求められています。(育介法第23条)

この所定労働時間の短縮措置は育児の場合と介護の場合がありますが、今回は育児の方について解説していきます。また、短時間勤務制度としての呼び方のほうが馴染みがあるかと思いますので以下、「育児短時間勤務制度」と表現します。

育児短時間勤務制度の申出から通知までの運用の流れ

一般的には、従業員からの申出→承認→通知の流れで多くの企業が運用されているかと思いますが、それぞれのプロセスでSmartHRを活用して効率化できます。

従業員からの申出〜人事側の承認まで:申請・承認機能

人事側から従業員への承認の通知:文書配付機能

申請フォーム画面

SmartHR社での育児短時間勤務制度の運用について

では、実際にSmartHR社での時短の運用フローについて解説します。

1.事前準備:カスタム従業員項目を設定する

まず申請・承認機能、文書配布機能に紐づく従業員情報のカスタム従業員項目を設定します。

SmartHR社の場合は、以下の項目を入れています。

(参考)カスタム従業員項目を追加する – SmartHRヘルプセンター

  • 開始日または変更日(日付)
  • 終了日(日付)
  • 勤務時間(プルダウン)※
  • お子さまの名前(テキスト)
  • お子さまの生年月日(日付)
  • 住民票記載事項証明書(ファイルアップロード)
  • 時短控除金額(数値)

※SmartHR社の場合、1日の所定労働時間を6時間〜7.5時間の0.5時間刻みで選択できるようにしています。

従業員項目のカスタム画面

(従業員項目のカスタム画面)

2.申請・承認機能で育児短時間勤務の申請フォームを設定する

これらを申請・承認機能の申請フォームに紐付けると以下のように従業員が申請できるようになります。

申請フォーム画面

(申請フォームの画面)

ここまでで、申出から承認までのプロセスをSmartHRで設定できました! 従業員は、SmartHRのマイページからフォームに記入して申請するだけで申出が完了します。人事側は申出内容を確認し、承認するだけです。

3.文書配付機能で通知書のテンプレートを作成する

続きまして、承認後の通知書を文書配付機能を活用して従業員へ配付したいと思います。

まずは短時間勤務取扱通知書のテンプレートを作成し、先程設定したカスタム従業員項目をそれぞれ引用していきます。

(参考) 書類テンプレートを作成・編集する – SmartHR ヘルプセンター

(参考)Wordファイルから書類テンプレートを編集する – SmartHR ヘルプセンター

書類テンプレート設定画面

(書類テンプレート設定画面)

上記の図にある「赤字」は、SmartHRの従業員項目、またはカスタム従業員項目です。テンプレートから書類を作成する際、自動的にSmartHRに登録されているデータを呼び出し、反映されるようになっています。

(参考) SmartHRの従業員項目を書類テンプレートに挿入する – SmartHR ヘルプセンター

4.申請・承認機能で承認した従業員に通知書を配付する

テンプレートが作成できましたら、以下のような通知書を配付できるようになります!

文書配付機能の画面

(文書配付機能の画面)

従業員はパソコンやスマートフォンから内容を確認し、手続きを完了できます。SmartHR上で手続きが完了しますので、ハンコや手書きは必要ありません。

※文書配付機能では、従業員の「合意」をとるかどうかを設定できます。とらない場合、従業員側は書類の内容を確認し、画面下部の[確認]をタップすることで手続きが完了します。

SmartHR社では短時間勤務取扱通知書を確認した意思表示として従業員の「合意」をとるようにしています。合意をとる形、とらない形は、各社によって運用が異なるかと思いますので、適切な方法で運用ください。

「申請・承認機能」と「文書配付機能」の組み合わせにより、人事労務業務の手続きを効率化

人事労務関係の書類は、申請→承認→通知のプロセスが必要になるものが多く、申請・承認機能と文書配付の組み合わせは多数の手続きで活用できるのではないでしょうか。

特にカスタム従業員項目は申請・承認機能だけでなく他の機能に幅広く活用できます。SmartHR社でも何か新しい運用が発生した際には、プロセスを整理した後「運用プロセスのそれぞれをSmartHRのどの機能に当てはめられるか」を考えるように心がけています。

「異動通知」や「給与改定通知」など、あらかじめ設定したテンプレートと、カスタム従業員項目などのデータを紐付けることで、従業員一人ひとりにカンタンに配付できる人事文書を作成できます。

まとめ

今回は、SmartHRの「申請・承認機能」と、「文書配付機能」を組み合わせて、短時間勤務制度の申出から承認、その後の通知までを一連の流れにまとめた活用方法をご紹介しました。

SmartHRは日々どんどんアップデートを続けています。今までSmartHRでできないと思っていた運用もアップデートによりできるようになることも多々ありますので、皆さんもぜひ運用プロセスをSmartHRの機能に当てはめてみることをお試しいただき、ご活用いただけますと幸いです!

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穴原彩子

株式会社SmartHR 社内労務ユニット。新卒で株式会社スマイルズへ入社し飲食店店長を経験した後、人事労務のキャリアをスタート。SmartHRのユーザーとして数社の労務担当を経験後、自社の労務実務だけでなく自身の経験を通してお客様へも貢献したいと思い株式会社SmartHRに入社。社内外にEmployee First.な仕事ができるよう日々奮闘中。
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