作成・運用の手間から解放! SmartHR「組織図」の4つの特徴

2021.01.26 ライター:西川智聡

こんにちは、SmartHRでプロダクトマーケティングマネージャーを務めている西川です。

この度、SmartHRでは新しく「組織図」機能を提供することになりました!「組織図」は、SmartHRに登録した従業員情報から、簡易的な組織図を作成・閲覧できる機能です。

この記事では、なぜSmartHRが「組織図」を開発したのか、具体的にどのような特徴があるのかをお届けしたいと思います!

SmartHR 新機能「組織図」とは?

「組織図」は、SmartHR内に蓄積された従業員情報をもとに組織図情報を作成・閲覧できる機能です。これまで発生していた組織図の作成や運用にかかっていた手間を軽減することを目的としています。

組織図の運用に関する現状と課題

組織図の運用に関するお客様の現状や課題を伺ったところ、人事労務業務で組織図を作成されている方はかなり多く、その運用方法にも一定の傾向があることがわかりました。

<ヒアリングして分かった、組織図の作成・運用方法の傾向>
・ExcelやGoogleスプレッドシートを利用していることが多い
・更新頻度は月に1度、もしくは四半期に1度、従業員の入退社や部署の改変に伴い更新することが多い

組織図の作成・更新の課題は「手間」と「見づらさ」

多くのお客様が抱えている課題として、組織図の作成・更新が手間であることが挙げられます。従業員の入社・退社や部署の変更があるたびに更新し、情報を正しく反映する必要があるため、「とにかく手間がかかる」という声がよく聞かれました。お客様によっては、雇用形態や部署などの範囲を限定して組織図の更新を実施しているケースもありました。

また、「どの従業員がどの部署にいるのかを直感的に把握したいが、部署名の変更や異動があると把握が困難になる」という課題もよく挙がりました。

現状は、SmartHRを含めさまざまな人事情報を管理するシステムやサービスを利用しているものの、そのどれもが一長一短。組織構成の把握という観点ではExcelやGoogleスプレッドシートが柔軟性があり一番利用しやすいが、煩雑さや見づらさの課題が残るということがわかってきたのです。

開発の背景

このような現状と課題から、今回の「組織図」機能を開発するにあたり、組織図の作成・更新にかかる多くの「手間」そのものから解放することを第一に考えました。

それらの手間から解放されることにより、人事労務担当者の方が新たに得られる時間を、組織設計の検討や、組織全体の構造を戦略的に俯瞰することに活用してほしいという想いがあります。

SmartHR「組織図機能」4つの特徴

では実際に、組織図機能でどのようなことができるかをご紹介します!

1.任意の部署単位で組織図を作成できる

SmartHRに登録してある部署単位から、任意の部署を選択して組織図を作成できます。例えば、ある店舗の配下にある組織図だけを作るなど、店舗や部署別といった用途に応じて部署を作成できます。

もちろん、すべての部署を選択し、会社全体の組織図も作成可能です。

任意の部署単位で組織図を作成できます

2.組織図を複数作成できる

任意の時点で、組織図を複数作成できます。

毎月定期的に組織図を更新している場合、SmartHRの組織図機能を利用することで、毎月組織図を作成し、過去の組織図をアーカイブとして参照できます。

組織図を複数作成できます

3.部署のリーダーや企業の代表など、組織図独自の情報を登録できる

組織図機能独自の情報として、代表者・部門長・管掌者を設定できます。

部署のリーダーや企業の代表など、組織図独自の情報を登録できます

また、作成した組織図には、部署情報と従業員情報の一部の項目が表示されます。

  • 表示される従業員情報
    • 顔写真、氏名、役職、社員番号、雇用形態
    • ※氏名部分のリンクから、SmartHRの従業員情報を参照可能です

作成した組織図には、部署情報と従業員情報の一部の項目が表示されます

4.組織図のviewを切り替えて組織構成をカンタンに把握できる

組織図の一覧は、「従業員単位」と「部署単位」の2パターンを切り替えられます。

どの従業員がどの部署に所属しているかを確認する場合は「部署と従業員」、部署構造を確認する場合は「部署のみ」を利用することをオススメします。

▼ 部署と従業員

組織図のviewを切り替えて組織構成をカンタンに把握できます(従業員一覧)

▼ 部署のみ

組織図のviewを切り替えて組織構成をカンタンに把握できます(部署一覧)

今回のまとめ

今回は、SmartHRの新機能「組織図」の開発背景や特徴をご紹介しました。

次回は、「組織図」が具体的にどのような課題を解決するのかに迫るべく、実際に使ってみた感想をお届けします!

西川智聡

web制作会社でのディレクターを経て、A/Bテスト等のプラットフォームを提供する企業でカスタマーサクセスとして金融系顧客を主に担当。リテンション(契約更新)やアップセル(追加受注)に向けた施策の推進に従事した後、2018年より現職。プロダクトマーケティングマネージャーとして、人事管理ソフト「SmartHR」年末調整機能のビジネス企画に加え、新規プロダクト「組織図」の立ち上げから企画に携わっている。
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