大幅進化を遂げた『ペーパーレス年末調整』2019年版のこだわりを徹底解剖!

2019.10.01 ライター:簾幸子

こんにちは、SmartHR カスタマーサクセスの簾(すだれ)です。

2016年のローンチ以来、SmartHRの代表的な機能のひとつとして好評をいただいている『ペーパーレス年末調整』ですが、デビューから4年目を迎える2019年版は大幅な進化を遂げたようです。

2019年7月に立ち上がった『人事労務 研究所』の所長として開発に携わるSmartHR 執行役員・副島 智子に、2019年版のこだわりをインタビューしました!

「2019年版 ペーパーレス年末調整」のこだわりポイントは?

―― 早速ですが、2019年版 ペーパーレス年末調整の注目アップデートを教えてください!

副島
注目アップデートとしては、5点あります。

  1. 住宅借入金等特別控除申告書(通称:住宅ローン控除申告書)の作成補助に対応
  2. 団体扱生命保険データの事前インポート
  3. 「WOVN.io」連携による多言語化対応
  4. 各画面ごとにアンケートのヒントが入力可能に
  5. 書類の確認を“書類ごと”にチェックを入れられるように

(1)住宅ローン控除申告書の作成補助に対応

―― それぞれ具体的なこだわりを是非お聞かせください。まず、「住宅ローン控除申告書」の作成補助対応への期待が大きそうな印象です。

副島
本人は書き方を調べる、労務担当者は「思い出す」ところからスタートするこの書類。年に一度で特定の従業員しか持っていない書類となるため、どんなに経験のある労務担当者も「えっと、どうやるんだっけ……」から始まるんです。

弊社のユーザーさまにヒアリングしたところ、「書き方がわからないので白紙で提出する従業員さまもいる」という声もありました。

 

―― ユーザーさまのニーズに変化があったのでしょうか?

副島
住宅ローン控除申告書は、特定の従業員しか必要のない書類のため、『ペーパーレス年末調整』をリリースした2016年から昨年(2018年)までは優先度が高くありませんでした。

一方で、ありがたいことにご利用ユーザーさまが増えてきたことにより、要望も多くいただくようになり、この度ついに対応が実現しました。

 

―― その中で、特にこだわった部分はありますか?

どのような画面にしたら従業員さまが迷わず入力できるかについて、かなり研究しましたね。研究を重ねた結果、ルールさえ把握できれば、実は難しい書類ではないことが見えてきたんです。

書類下部にある証明書と、残高内容証明書の内容を転記すれば、上部の申告書に書くべき内容が表示されます。

ただし、まだ原本提出が必要な書類であるため、画面上の内容を転記いただく必要はあるのですが、かなり効率化されるのではないでしょうか。

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(2)団体扱生命保険データの事前インポート

副島
また、ご利用ユーザーさまの変化という意味では、大手企業さまや老舗企業さまにご利用いただくようになり、「団体扱生命保険」の対応要望も高まってきました。

LINC形式もしくは損保標準形式のデータをインポートしていただければ、従業員さまの画面にも表示され(従業員は修正不可)、控除計算にも適用できます。

これまで、あらかじめ印字して各個人個人に配布していた手間や時間が大幅に削減可能です。

(3)「WOVN.io」連携による多言語化対応

―― 多言語化サービス「WOVN.io」との連携がいよいよ開始されますが、これにより外国人従業員がいらっしゃる企業における利便性も高まりそうです。

副島
こちらも以前からご要望いただいていた多言語化対応ですが、今年の年末調整を照準にスタートとなります。

労務にまつわる制度や言葉の意味自体、日本語でも難しいものではありますが、外国語となると想像を絶します。

そこで、年末調整機能の画面が母国語で表示されることで、外国人従業員が理解しやすくなり、何を入力すればよいのかが格段にわかりやすくなることを期待しています!

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(4)各画面ごとにアンケートのヒントが入力可能に

―― 今お話いただいたように、ご担当者さまはもちろん、従業員さまも使いやすくなるアップデートが多い印象です。中でも、各アンケートのヒントを個別にカスタマイズできるのは、かゆいところに手が届く嬉しいアップデートなのではないでしょうか?

副島
そうですね。そもそもの課題として、税制に対するリテラシーの高低や複数の雇用形態など、各社ごとに状況が違うんです。そうなると、同じテキストで伝わることもあれば、まったく伝わらないことも想定されます

これは会社の運用によって変わってくることもあるので、各社ごとの状況に合わせて、適したテキストで伝えられる仕組みを作りました。

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(5)書類の確認を“書類ごと”にチェックを入れられるように

副島
かゆいところに手が届くアップデートとしては、書類の確認を“書類ごと”にチェックを入れられるようになっています。

昨年までは、各従業員ごとのステータス変更の機能しかありませんでしたが、「マル扶(給与所得者の扶養控除等(異動)申告書)」、「マル保(給与所得者の保険料控除申告書)」、「マル配(給与所得者の配偶者控除等申告書)」、「住宅ローン控除申告書」の各書類ごとに確認したかしていないかが画面上でわかるようになりました

これにより、「この書類確認したっけ?」といった二度手間を防げます!

拡大された「¥0プラン」。最初に使う機能として簡単でオススメ

―― 10月1日からは『¥0プラン』の対象企業が従業員数30名まで拡大されますが、これに際し『ペーパーレス年末調整』をご利用いただくユーザーさまも多いことと思います。ぜひ活用のポイントを教えて下さい。

副島
『ペーパーレス年末調整』は、アンケートによる書類作成のみならず、そもそもの設定も簡単です。従業員情報だけを入れていただいてアカウントを発行し、従業員さまがログインできる状態さえつくってもらえれば、マニュアルがなくてもスタートできますので、ぜひこれを機にご活用いただきたいです!

従業員さまに対しても大きな説明はいらず、画面上に出てくるアンケートに答えてもらうだけで書類の作成が可能になります。

SmartHRを使ってみる初めての機能としては、すごく簡単でオススメです。もちろんご担当者様もすごく簡単に使いこなせると思います。

「ペーパーレス年末調整」の今後の展望は?

―― 最後に、『ペーパーレス年末調整』の今後の展望を教えてください。

副島
国税庁から、マイナポータルによる年末調整の電子化に向けての動きが発表されています。
(参考:国税庁 平成31年4月11日発表「年末調整手続の電子化について」)

まだ内容は未定ですが、うまく連携して効率化をもっと進めたいと考えています。それこそ、年末調整が完全にペーパーレスになるような未来が待っているのではないかと感じています。

加えて、ペーパーレスにすることだけが目的ではなく、年末調整は住所や扶養状況など、従業員の情報を一気にクリーンアップできるイベント。

正しい情報を更新・蓄積することは、人事情報の活用をする上でとても重要なことです。年末調整という“会社の義務”を超えて、人事情報の有効活用に役立てるプロダクトにしていきたいと考えています。

 

―― 今後の反響も非常に楽しみですね。副島さん、ありがとうございました!

 

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簾幸子

株式会社SmartHR カスタマーサクセス。給与人事パッケージソフトの導入インストラクターを約8年経験し、社会保険労務士試験に挑戦。合格後、給与アウトソーシング企業やシェアードサービス企業で約3年間の給与計算・年末調整などの実務経験を積む。偶然見つけたSmartHRのサービスに感動し、ユーザーの成功を一緒に支援したい思いでカスタマーサクセス職としてSmartHRに入社。これまでに100社以上の導入サポートを担当。
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