給与担当者目線でみたSmartHR「Web給与明細機能」10のメリット

2019.02.15 ライター:簾幸子

こんにちは、SmartHR カスタマーサクセスグループの簾(すだれ)です。

前回は、給与担当者目線で感動したSmartHRの「ペーパーレス年末調整」について、9つのメリットを紹介させていただきました。

今回は、SmartHRの数ある機能の中でも、特にご高評をいただいている機能のひとつ「Web給与明細」のメリットについて、実際にお客様からの声も踏まえつつ解説します!

「紙の給与明細」に潜む課題や悩み

SmartHRの「Web給与明細」についてお話する前に、まずは給与明細を紙で印刷・配布する場合の課題を整理します。

具体的に、以下のような点で悩むケースが多いのではないでしょうか?

  • 印刷に時間がかかる
  • 専用プリンタ保守代、インクトナー代がかかる
  • 明細専用用紙に印刷の場合、用紙代がかかる
  • 窓付封筒の場合、封筒代もかかる
  • 印刷後、封入作業が発生する
  • 封入作業後、拠点毎に仕分ける作業がある
  • 各拠点に発送する費用がかかる
  • 発送の場合、従業員の手元に届くまで時間もかかる
  • 雪や台風の発生時など、給与明細が支給日に従業員の手元に届かない場合がある
  • グループ会社に出向中の従業員など、給与システムで登録されている組織と、実際の勤務地が異なる場合もあり管理が大変
  • 手渡しの場合、紛失や誤配布などのリスクがある
  • 紛失した従業員から再発行の依頼があった場合、再発行が面倒

いくつか掘り下げて見ていきましょう。

【ケース1】プリンタの保守費用

ご存じない方もいらっしゃるかもしれませんが、ドットインパクトプリンタ(複写式連続用紙)や圧着(糊付け)プリンタなど、特殊プリンタをお使いの企業様もいらっしゃいます。

プリンタのメンテナンス保守費用や、割高な明細専用用紙の購入費は、決して安いわけではありません。

【ケース2】プリンタにまつわるトラブル

プリンタに関してもう1点。怖いのはやはりプリンタトラブルです。

私が以前在籍した職場では、給与計算金額の確定後から給与明細印刷までの間、あまり時間的余裕がありませんでした。そんな中、もし突然プリンタトラブルが発生したら……、実際その時は大騒ぎ。

複合機で印刷の場合も、印字する内容がセンシティブなだけに、他の従業員に見られてしまっては困るということで、細心の注意が必要です。

【ケース3】大雪や台風などの不可抗力によるトラブル

大雪や台風などの影響で、集荷や配送が遅れ、給与支給日当日に従業員の手元に給与明細が届かないというアクシデントも何度か経験しました。

人の力ではどうにもならないため、担当者は歯がゆい思いをしますし、何より従業員にとっては行き場のないストレスや不安を感じることになります。

【ケース4】人的ミスやその他の課題

発送ではなく手渡しの場合も、個人情報漏洩や紛失のリスクなどに気を使う場面が多かったことを覚えています。

誤って別の方の給与明細書を渡してしまおうものなら……、これは絶対に避けなければなりません。

その他、再発行依頼があった1名分だけ給与明細や源泉徴収票を再発行するのも、その頻度が多かったり忙しい時期だったりすると大きな負担に感じてしまいます。

また、従業員から給与の内容について問い合わせが来ることも想定されますので、控えを印刷して少なくとも2年分ファイリング保管していましたが、保管にもスペースが必要ですよね。

SmartHRの「Web給与明細機能」の特徴

そんな課題を解決するのが、ほかでもない「Web給与明細」

私たちが手がけるクラウド人事労務ソフト「SmartHR」もこの機能を搭載しています。

それでは、SmartHRの「Web給与明細機能」の特徴についてみていきましょう。

(1)登録できる明細項目数に上限がない

Web給与明細サービスを検討する上でよくある課題としては、「“勤怠 /支給 / 控除” など合わせて●●項目の上限」が設けられているケースがあること。

例えば労働組合があるような歴史の長い企業様において、「一度作った手当についてはなかなか廃止が難しい……」という事情もあり、どうしても支給項目が大量になってしまうという悩みがあると伺ったことがあります。

でもご安心ください。SmartHRの「Web給与明細機能」には上限数がなく、明細項目を何個でもご登録いただけます。

(2)「支給日や明細項目」が複雑でも対応可能

こちらもよくお客様からご相談いただくのですが、雇用区分によって締日/支給日や明細の項目名が異なる場合があります。

これもSmartHRの「Web給与明細機能」は対応しています。

例えば、正社員には「基本給」パート社員だと「パート基本給」など、雇用区分によって名称が異なる場合も対応可能です。

(3)「備考欄(メモ欄)」がある

SmartHRの「Web給与明細機能」では、従業員に対し、給与明細の内容についてメッセージを発信できます。

例えば、以下のように使用可能です。

・全体向け
「今月から保険料金額が変更となっています。」
・特定の従業員向け
「“その他支給”の中身はインセンティブです。」
「今月から介護保険料の徴収が始まります。」

※ 「備考欄(メモ欄)」の記載上限は200字です。

(4)その他の特徴

その他、SmartHRの「Web給与明細機能」には以下のような特徴があります。

  • 支給金額が0円であれば項目を表示しない、などを設定可能
  • 前日や、支給日当日の朝9時など従業員への公開日時を任意で指定可能
  • 過去の給与明細も登録可能(後からでもOK!)

 

SmartHRの「Web給与明細機能」を活用する10のメリット

このような特徴をもつSmartHRの「Web給与明細機能」には、以下のようなメリットがあります。

  1. 給与明細書が専用用紙だった場合、紙代金がかからなくなる
  2. 給与明細の保管スペースを確保しなくても良い
  3. 印刷・封入・仕分け・発送などの作業工数が減らせる
  4. 従業員自身での再発行ができるので労務担当者の工数が減らせる
  5. 紛失のリスクが防げる
  6. 従業員情報はSmartHRで一元管理できる
  7. 新入社員の登録、氏名変更、社員番号の変更などのメンテナンスが1回で済む
  8. SmartHRユーザーであれば別料金が発生しない
  9. 雇用保険の離職証明書(離職票)が自動作成できる
  10. 従業員と接するシステムをSmartHRに統一することで、管理者への問い合わせ対応工数を軽減できる

(※ 各支給項目が雇用保険対象項目か否か、設定できます。)

 

さらに、次のような従業員メリットがあります。

  • いつでもどこでも給与明細や源泉徴収票が閲覧できる
  • 従業員が自身で給与明細PDFダウンロード(印刷)できる
  • 紛失のリスクがない

【お客様の声】株式会社クラウドワークスの事例

実際に、株式会社クラウドワークスさまより、以下のようなコメントをいただいております。

給与明細のメール配布機能を使い始めたところ、社員がかなり喜んでいます。「IT企業なのになぜ紙なの」と言われていたので(笑)。

経費削減にもなりますしね。しかも、これまではアウトソーシング先から送られてくる200枚以上の給与明細用紙を手で配っていましたが、これがかなりの手間でした。

給与明細は机の上に放置することもできないので、各部長などがメンバーに配っていましたが、配る作業にトータルで半日以上はかかっていたと思います。今思うとかなり無駄な作業でした。これが全てなくなったのは会社にとってかなり良いことだと思います。

【導入事例を読む】
株式会社クラウドワークス「 SmartHRの導入で労務にかける時間が3分の1に。 生まれた時間で新人事制度を作り、社員6割の生産性向上に成功」

まとめ

今回は、SmartHRの「Web給与明細機能」特徴と、様々なメリットをご紹介しました。

中でも特に大きなメリットとして、以下の4点が挙げられます。

  • 工数・時間・費用・保管場所など様々なコスト削減が可能
  • 明細紛失リスクの軽減
  • 従業員はいつでもどこでも給与明細書が確認できる
  • 再発行時の労務担当者・従業員双方の利便性向上

 
クラウドサービス等の普及に伴い、ペーパーレス化が進む現代社会。

従業員もご自身のスマートフォンやパソコンで、いつでもどこでも給与明細が閲覧できたら便利だと感じることでしょう。

余談ですが、「雇用保険の離職証明書(離職票)が自動作成できる」は個人的にかなりオススメポイントです。この話はまた別の機会に!

(イラスト:南慶美 編集:藤田隼)

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簾幸子

株式会社SmartHR カスタマーサクセス。給与人事パッケージソフトの導入インストラクターを約8年経験し、社会保険労務士試験に挑戦。合格後、給与アウトソーシング企業やシェアードサービス企業で約3年間の給与計算・年末調整などの実務経験を積む。偶然見つけたSmartHRのサービスに感動し、ユーザーの成功を一緒に支援したい思いでカスタマーサクセス職としてSmartHRに入社。これまでに100社以上の導入サポートを担当。
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