大幅アップデート! 毎年進化する「ペーパーレス年末調整」2020年版の見どころ

2020.10.05 ライター:三好博輝

こんにちは、SmartHR プロダクトマネージャーの三好です。

2016年のローンチ以来、SmartHRの代表的な機能のひとつとして好評をいただいている『ペーパーレス年末調整』ですが、2020年版もさらなる進化を遂げています。

2020年版のアップデートの見どころをご紹介します!

2020年のテーマは「破壊と創造」注目のアップデートは?

今年の年末調整のアップデートのテーマは、「破壊と創造」です。

これまで、4年にわたりSmartHRの年末調整を提供し、管理画面については初期の画面と情報構造をベースにアップデートを重ねてきました。

しかし、当時と比べお客様の規模感が変わっていることや、担当者様が年末調整において抱えている課題がよりクリアになってきていることをふまえ、管理画面をほぼ0から作り直しました。

(1)担当者がより使いやすく! 管理画面を大幅アップデート

担当者様にお使いいただく管理画面は、大幅なアップデートを行っています。

特に大きな変更点は「書類確認」です。

2019年版までは、ひとつずつ書類を選択して確認する手順が必要でした。しかし、2020年版では、お客様ごとの書類チェックオペレーションにあわせて、まとめて書類を確認できるようになります。

これにより、例えば、1人の従業員の書類をすべて確認したり、複数人の扶養控除申告書をまとめて確認したりすることも可能です。

▼ 書類をまとめて確認

▼ 書類のダブルチェック

また、「差戻し」についても見直しています。従業員に対し、書類の修正を依頼する場合、昨年までは提出した全ての書類を差し戻す必要がありました。しかし、今年は修正が必要な書類だけを差し戻すことができるようになりました。これにより、差戻し時のやりとりの煩雑さが格段に減るものと思います。ほかにも「各種書類の拡大表示機能」や「ダブルチェック機能」など、確認時の時間と手間を省くためのカイゼンを実施しました。

(2)CSVダウンロードのカイゼン

同じく要望の多かった「CSVダウンロード」も抜本的にカイゼンしています。

従来のCSV出力は年末調整に必要な書類ごとでしたが、さまざまなソフトへの取込やそのための加工をしやすくすることを目的に、情報ごとにCSVを出力するようにしました。

具体的には以下の6つの情報です。

  • 従業員の本人情報
  • 配偶者の情報
  • 扶養家族の情報
  • 保険料控除の情報
  • 前職情報
  • 住宅借入金等控除の情報

ペーパーレス年末調整のCSVダウンロード項目設定

特に、扶養家族については以前からご要望の多かった、「税扶養控除対象でない配偶者と家族の出力有無」「家族情報の横並び・縦並び」が選択できるようになっています。

(3)複雑な「税制改正」もまるごとカバー

先日、人事労務 研究所の大塚よりお届けした『年末調整シーズン目前!「令和2年度 税制改正」に伴う6つの変更ポイント』でも触れたとおり、今回の改正は複雑で、実際に申告書を記入する従業員にとっては困難をきわめる内容となっています。

SmartHRのペーパーレス年末調整は、この複雑な改正にも対応しています。難しい税制改正内容を理解する必要はなく、アンケート内容に正しく回答することで、正確に申告できるような仕組みになっています。

▲ アンケートの例

3つのおすすめ活用ポイント

続いて、SmartHRの人事労務を担う「人事労務 研究所」のメンバーに聞いてみた、中の人おすすめの活用ポイントをご紹介します!

(1)ヒントメッセージのカスタマイズ

まず、アンケートごとにヒントメッセージを編集できるため、会社の運用にあわせて記載すると便利です。

2019年版のアップデートの中でもかなりご好評いただいたこちらの機能は、例えば、学生やアルバイト、副業者が多いなどの会社特性に合わせたヒントを追加できるようになっています。

これにより、従業員からの問い合わせや、申告誤りによる差し戻しを減らすことに繋がるはずです。

(2)再通知機能の活用

従業員への再通知機能もおすすめです。

一般的に、「年末調整大好き! すぐ申告するぞ!」というテンションの方はそう多くないと思います。むしろ多くの従業員にとってはメンドウで、提出期限ギリギリまで後回しにしたり、やり忘れて提出期限を過ぎてしまったりすることも少なくないでしょう。

そんなときに便利なのが、この再通知機能です。

期限がきたら自動で再通知できるよう設定できるほか、新しくなった検索・絞り込み機能と組み合わせることでパワーアップ! アンケート回答が終わっていない従業員の抽出や特定部署に絞っての再通知などが可能になっています。

▲ 新しくなった検索・絞り込み機能

▲ 再通知の依頼もカンタン!

(3)シン・管理画面

注目アップデートでも紹介した新しい管理画面では、「依頼状況の情報」と「書類情報」「前職情報」で画面表示を分割しています。

これにより、進捗管理が従来よりさらに簡単になります!

具体的には、以下のようなことを確認できます。

  • 依頼状況の情報:誰にアンケート回答を依頼して、誰が回答済みか
  • 書類情報:誰のどの申告書をチェック済みか
  • 前職情報:誰の前職源泉徴収票をチェック済みか

おわりに

注目のアップデートをご紹介しましたが、今年の年末調整機能は、提供したかった機能をすべて実現できたわけではありません。

しかし、今年の年末調整機能は昨年より間違いなく使いやすくなっています。来年以降も、今年のお客様の声をもとにアップデートを加えていきます。

SmartHRのペーパーレス年末調整は毎年進化していきますので、今後ともご期待ください!

三好博輝

株式会社SmartHR プロダクトマネージャー。BtoBおよびBtoCサービスの事業企画、プロダクトマネージャーおよび新規事業の立ち上げなどに従事。 2018年12月よりSmartHRに入社し、現在は年末調整機能のプロダクトマネージャーを務める。
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