年末調整にかかる時間を「紙」と「ペーパーレス」で比べてみた【従業員チャレンジ】

2019.10.09 ライター:たけべ ともこ

こんにちは、SmartHR インハウスエディターのたけべです!

毎年この時期、人事労務担当の皆様の頭をよぎるであろう、年末調整。「一年で最も気が重くなる」「年末調整の時期は毎日残業している……」といった声を耳にしますが、SmartHRでは年末調整をラクラクにするサービス「ペーパーレス年末調整」を提供しています。

とは言うものの、今年SmartHRに入社したばかりの私は、ペーパーレス年末調整は未体験。「年末調整って、印鑑を持って出社しないといけないし、小さな欄にぎっしり文字を書かないといけない大変なもの」という印象が残っているのも否めないんです……。

「紙に書くよりも、ペーパーレスのほうが便利そう」とはイメージできるものの、実際にどのくらいラクになるのかの肌感覚は掴めていないのが正直なところ。そもそも、そんなに大きな違いはあるの?

そこで今回はSmartHRの社員である、新井さん(仮名) と緒方さん(仮名)の2人が、「紙」と「ペーパーレス」の年末調整に挑戦! 回答にかかった時間と大変さを徹底比較してもらいます!

左:緒方さん(仮名)、右:新井さん(仮名)

「紙」と「ペーパーレス」年末調整の違いは?

まず、紙の年末調整を見てみましょう。私は10年ほど紙で年末調整をしていますが、改めて見てみましょう。

出典:国税庁「平成31 年(2019年)分  給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

も、文字が細かい。記入欄が小さく、読むのも書くのもなかなかに大変です。

続いて、SmartHRの「ペーパーレス年末調整」を見てみましょう。

従業員はパソコンやスマートフォンからアクセスし、アンケート形式の画面を見ながら「はい」「いいえ」など回答を入力します。

管理者も用紙の印刷・配布・郵送の必要はなく、SmartHRの画面から従業員に依頼を送ればOK! メールでの通知も可能です。

とはいえ、操作画面がわかりづらければ、余計に時間がかかってしまうことも考えられなくはないので、自社サービスとはいえ、比較・検証は公正に行います!!

比較に挑戦する2人のメンバーを紹介!

それでは、今回比較に挑戦する2人をご紹介します。
※年末調整は個人情報を記入・入力するため、仮名&お顔を隠してご参加いただきます。

【挑戦者 1人目】新井 夕子さん(仮名)
新井さんは、20代の女性。過去の年末調整がすべてペーパーレスだったため、紙の年末調整を記入するのはこれが初めて。少し緊張した面持ちです。

新井 夕子さん(29歳)

2019年に、SmartHR社に中途入社。(今回の年末調整では、前職の源泉徴収票を提出)

扶養家族なし

保険
・生命保険 加入中

新井さんコメント:
配偶者がいないこともあり、紙の年末調整もそんなに大変ではないと思います。「面倒だよ」と噂には聞くのですが、なんとかなる気がしています。
とはいえ、ペーパーレスの方がラクだと思うので、5分差くらいでペーパーレスの方が速いんじゃないですかね?

 

【挑戦者 2人目】緒方 進一さん(仮名)
緒方さんは、40代男性。前職もSmartHRを導入しており、ここ数年はペーパーレスで年末調整をしていたため、紙を記入するのは久しぶりです。

緒方 進一さん(41歳)

2018年に、SmartHR社に中途入社。

扶養家族あり
・配偶者(パート年収140万)
・扶養親族
大学生の長男(19歳) アルバイト年収 70万
高校生の長女(17歳) 収入 0円
・別居の母親(80歳、老齢年金収入 90万円)

保険
・生命保険 加入中

緒方さんコメント:
3年前までは紙で年末調整をしていました。紙の様式が新しくなったので見慣れなくて戸惑っています。元々ペンを持つのは苦手ですが、特に今は指をケガしているので、なおさら手書きはしたくないですね。
今回の比較で紙も記入しないといけないと聞いて、そこだけちょっと気が重いです。

いざ、「紙」の年末調整に挑戦!

新井さん(仮名)のターン

まずは新井さんが紙の年末調整に挑戦します。「スタート」の合図でペンを持ち、記入を始めました。

記入している最中の、新井さんの声:
うーん、日頃の業務はパソコン作業が多いため、そもそもペンを持つことが苦痛です。書かれている質問の意図が……わからないですね。
数字を計算しないといけないし、正しい欄に記入できているかがわからないので、ストレスを感じます。
あと、空欄があると不安になりますね。全部埋めなきゃいけない感覚があるので……。

……と、話しているうちに記入は終了。さて、かかった時間は?

新井さんの「紙」の年末調整にかかった時間:15分58秒

 

記入を終えた新井さんの声:
何を書けばいいのかが、書類をパッと見ただけではわかりません。名前や住所など、同じ情報を何度も書かないといけないのも辛かったです。
例えば、「保険料のA」と書かれていても、「A」がたくさんあるので、どのAかがわからない。手書きなので、記入間違いが怖くて緊張しました。書き終えた後も、「果たしてこれで合っているのか」がわからなかった……。
今、不安に襲われています! これで本当に還付金がもらえるのかなぁ……。

緒方さん(仮名)のターン

続いて挑戦するのは緒方さん。久しぶりとはいえ、紙の年末調整を記入した経験は10回以上あります。

記入途中の緒方さんの声:
えっと……別居している親族ってどの欄に書けばいいんでしょうか? 内容が理解できないので、感覚で記入している感じがあります。自分で計算しないといけないのも、ヒューマンエラーに繋がりそうで怖いですね。
毎年書いていましたが、用紙が本人に返ってくるわけではないので、翌年に同じ間違いをしていたかもしれない。もう、わからないです。

……と、話しているうちに記入は終了。配偶者と扶養家族がいる緒方さんは、新井さんよりも長く時間がかかりました。

「“所得”と“収入”って違うんですか? 日頃違いを意識して生活していないから、違いがわからない……。」と緒方さん。ちなみに、会社の給与やパート・アルバイトで得た給与を“収入”、収入から必要経費を引いて残った額を“所得”と呼びます。

緒方さんの「紙」の年末調整にかかった時間:26分13秒

 

記入を終えた緒方さんの声:
あー、疲れた。年末調整って提出期限が決まっているので、心の余裕がなく焦って記入するんですよね。もう絶対紙でやりたくない。一刻も早く終わって欲しかったです。ひと仕事終えた気分ですね、ちょっとコーヒー飲んでいいですか?

(コメントが長かったため、中略)

……配偶者控除についてきちんとは理解していないですが、書かないと自分が損をするので、わからないなりに書きました。

毎年やっているとはいえ、年に一度のことだから「来年はミスしないようにしよう」と思っても、翌年には忘れちゃうんですよね〜。

続いて、「ペーパーレス」年末調整に挑戦!

新井さん(仮名)のターン

続いては、ペーパーレス年末調整。
紙よりは速くなりそうですが、本当にラクになるのでしょうか? まず挑戦するのは、新井さん。

入力最中の、新井さんの声:
(開始3分ほど無言)うん、わかるわかる。ラクラクですね。よし、できました!

さて、結果は……?

(新井さんには、「紙」と「ペーパーレス」を別の日に体験してもらったため、服装が異なります)

新井さんの「ペーパーレス」年末調整にかかった時間:4分05秒

 

入力を終えた新井さんの声:
もう終わりました!「保険料控除証明書」に記載されている金額が2つあるので、どちらを入力すべきかは少し迷いました。でも、気になったのはそれだけですね。

以前は「ペーパーレス」とはいえ、用紙をスキャンしたものをパソコンの画面に表示させているだけだったので、正直わかりにくさは紙でやるのと変わらなかったのですが、今回はアンケートに答えていたら、年末調整が完了していました!

緒方さん(仮名)のターン

「ペンを持たなくていいというだけでウキウキする!」と上機嫌の緒方さん。入力開始!

入力最中の、緒方さんの声:
(開始5分ほど無言)あ、紙の年末調整に挑戦した時に発言が荒れていたので、もしかして期待されてますか? 変な声拾おうとしてるでしょ? でも、あいにく何もコメントないんですよね。画面を見れば、次に何をすればいいかがわかるから。サクサクいけますね、コレは。

……と、今回は自信がありそうな緒方さん。所要時間を見てみましょう。

緒方さんの「ペーパーレス」年末調整にかかった時間:7分16秒

入力を終えた緒方さんの声:
最初の画面に、年末調整に必要なものを一覧で表示してくれるのがいいですね。入力の前に準備ができる。
SmartHRに登録している「従業員情報」から自分の情報を自動で反映してくれるので、名前や住所を入力しなくていいところもラクです。入力を迷わないし、小さな文字も書かなくていいから、「あれ、もう終わり?」と感じたくらいですね〜。

まとめ

では、「紙」と「ペーパーレス」の年末調整にかかった時間を比較してみます。

新井 夕子さん(仮名)
・紙:15分58秒
・ペーパーレス:4分05秒
紙とペーパーレスの差:11分53秒(ペーパーレスの勝利!)

緒方 進一さん(仮名)
・紙:26分13秒
・ペーパーレス:7分16秒
紙とペーパーレスの差:18分57秒(ペーパーレスの勝利!)

 

新井さん、緒方さん共に、紙と比べてペーパーレスのほうが4倍近く速い結果となりました!

感想を聞いてみたところ、「紙の年末調整はもうやりたくないです」「もはやペーパーレスしか考えられません」との回答が。

 

ご担当者さまの負荷軽減はもちろんのこと、従業員1人あたりの年末調整にかける時間が約1/4になることを考えると、従業員数に応じたリソース創出に繋がることがわかります。

さらに、2020年は税制改正で「年末調整書類」が大きく変わり、今よりもっと複雑な書類が登場(※)。早めのペーパーレス化が安心です!

出典:国税庁「令和2年分 給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書

※ 関連記事
2020年は税制改正で「年末調整書類」が大きく変わる! 改正内容と新書類を解説します。

 

従業員の負荷が軽減され、情報を管理する人事労務担当者もラクになる。そんな、「ペーパーレス年末調整」をぜひご体験ください!
ペーパーレス年末調整の詳しい情報はこちらからどうぞ!

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たけべ ともこ

株式会社SmartHR マーケティング・広報。 大学を卒業後、小売会社に2年間勤務。退職後、47都道府県を旅し、企画運営や人事補佐、ライター業を経て、2016年PR会社勤務。 クラウドファンディングで「お見合い相手を募集するプロジェクト」を実施したところ話題となり、IT企業入社。社長室にて広報経験を積み、2019年5月にSmartHR参画。趣味は、旅行とインターネット。
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