「国の年調ソフト」と「SmartHRの年末調整」はどう違う? プロダクトマネージャーが解説!


こんにちは、SmartHRで年末調整機能のプロダクトマネージャーを務める三好です。

国税庁が、令和2年分の年末調整から、年末調整手続きの電子化に向けた施策として「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア」(以下、「国の年調ソフト」)を無償提供することを発表し、話題になりました。

これにともない、「国の年調ソフトとSmartHRの年調機能はどう違うのか」といった疑問を抱いた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本稿では、それぞれの特徴の違いについて解説します。

そもそも年末調整の課題とは?

「国の年調ソフト」と「SmartHRの年末調整機能」の違いを比較する前に、前提となる年末調整における課題について、整理をします。

年末調整におけるそもそもの課題は、「従業員にとって、何を書けばいいかよくわからない」ことです。ただし、その課題を解決したとしても、担当者にとっては、各フェーズごとに以下に記載するように様々な課題が発生します。

(1)準備・依頼

準備・依頼フェーズでは、書類の印刷や配布のほか、部署異動や入退社の状況を把握する必要があるなど、細かく煩雑な作業があります。

(2)運用(提出期間)

運用フェーズでは、従業員から担当者に「何をどう書けばいいのかがわからない」などの問い合わせが発生するほか、その問い合わせに対する回答を理解してもらうのも簡単ではありません。

(3)回収・確認

回収・確認フェーズでは、各書類を紙で回収し、全体進捗を確認しつつ、もし提出期限を過ぎた従業員がいれば、催促する必要があります。また、提出物を一人ひとり確認し、万が一不備があれば差戻しが発生するなど、かなり大変なフェーズです。

(4)給与計算

給与計算フェーズでは、給与計算ソフトに年末調整の結果を反映させるための、データ作成と加工が大変です。

「国の年調ソフト」の特徴とは?

続いて、国の年調ソフトの特徴について見ていきます。

「国の年調ソフト」の概要

国は、今年(令和2年)から年末調整の電子化を推進するにあたり、年調ソフトの無償提供を開始します。

従業員は、年調ソフトをPCにダウンロードし、年末調整を年調ソフトから実行することで、紙で年末調整を行うよりも簡便に年末調整を行えるようになります。

なお、従業員がマイナンバーカードを持っている場合、マイナポータルと連携することにより、保険料控除データの入力の手間が省けます。

「国の年調ソフト」を利用する場合の年末調整フロー

国の年調ソフトを従業員がダウンロードして年末調整を実施した場合、年末調整のフローとしては大きく以下のような流れになります。

  1. 従業員はマイナポータルから保険料控除データを取得(マイナンバーカードを持っており、かつ契約している保険会社がマイナポータル連携をしている場合)
  2. 従業員は国の年調ソフトで年末調整に必要な情報を入力し、データファイルを出力
  3. 従業員はファイルを担当者に提出
  4. 担当者は提出内容を確認
  5. 担当者はファイルを結合・加工し、給与システムへのデータを作成・投入

国の年調ソフトを利用する場合の年末調整フロー(イメージ図)

▲ 国の年調ソフトを利用する場合の年末調整フロー(イメージ図)

「国の年調ソフト」の入力画面遷移

上記フローの「2.」において、従業員は書類作成に必要な項目を、国の年調ソフトのフォームから入力する仕組みになっています。

国の年調ソフトの入力画面

▲ 国の年調ソフトの入力画面

入力画面は次のように遷移します。

  1. 基本情報の入力、作成する書類の選択
  2. 扶養控除等(異動)申告書(本年分)の入力
  3. 扶養控除等(異動)申告書(翌年分)の入力
  4. 基礎控除に関する入力
  5. 配偶者控除に関する入力
  6. 所得金額調整控除に関する入力
  7. 保険料控除に関する入力
  8. 住宅ローン控除に関する入力
  9. 内容確認
  10. 保存・出力

入力結果は、申告データのCSVおよび申告書として出力可能です。

国の年調ソフトを使ってみた結果、書類に直接記入するよりは明らかにわかりやすく、従業員にとっての「何を書いたらいいかわからない」という課題を、一定程度解決できそうな印象を受けました。

国の年調ソフトとSmartHRの年末調整機能の比較

冒頭に挙げた年末調整における課題に対し、国の年調ソフトとSmartHRの年末調整機能が、それぞれどう解決できるかの観点から比較します。

「国の年調ソフト」と「SmartHRの年末調整機能」特徴の違い

国の年調ソフトの場合、従業員の入力の手間や紙の量を減らせるほか、回収の負担も軽減できるメリットがありそうです。

一方で、それぞれのフェーズにおける、担当者の課題(進捗確認や確認、差戻しの煩雑さなど)を解決するための機能は提供されていないため、担当者ご自身での工夫・準備が必要となってきそうなことがわかります。

まとめ

今回整理したように、国の年調ソフトは、従業員側の情報入力や紙の削減における効果は望めそうですが、年末調整における担当者の課題や負担の削減は限定的な印象です。

とはいえ、年末調整の各フェーズにおける課題感の少ない、少人数の企業さまであれば、国の年調ソフトである程度ラクになるのではないでしょうか。無償提供のメリットも大きいはずです。

一方で、上記に記載したような課題感をお持ちであり、全体の効率化を図りたいとのことであれば、現段階ではSmartHRの年末調整機能との相性が良いかもしれません。

これまで、お客さまの声をもとにカイゼンを続けてきた同機能。私たちSmartHRとしても、今後、国の年調ソフトとの連携等も視野に入れ、より良い年末調整の進め方をともに模索できればと考えています。今後の進化にご期待ください!

【参考】
年末調整手続の電子化について – 国税庁
令和2年分からの年末調整手続の電子化について ~年調ソフト編~ – 国税庁

三好博輝

株式会社SmartHR プロダクトマネージャー。BtoBおよびBtoCサービスの事業企画、プロダクトマネージャーおよび新規事業の立ち上げなどに従事。 2018年12月よりSmartHRに入社し、現在は年末調整機能のプロダクトマネージャーを務める。
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