住宅ローン控除や外国語対応! 「2019年版 ペーパーレス年末調整」の注目ポイントを徹底解説

2019.07.19 ライター:吉村菜穂

こんにちは。SmartHR SDRグループの吉村 菜穂です。

2019年も下半期に突入し、今年の年末調整についての対応方針を固められる企業さまが増えてきました。

そこで本稿では、月間約300社の人事労務ご担当者さまとお話をする中で、ご担当者さまから質問されることの多かった年末調整のポイントについて解説いたします!

【2019年/令和元年】年末調整で回収が必要な書類・情報

2017年までは1枚だった「控除申告書(給与所得者の保険料控除申告書 兼 給与所得者の配偶者特別控除申告書)」が、2018年に2枚に分離された衝撃は大きく、皆さまも記憶に新しいことと思います。。

今年は新たに増える書類はないものの、変わらず書類が多いイベントであることに変わりはありません。

年末調整で必要な書類・情報

  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告
  • 給与所得者の配偶者控除等申告書
  • 給与所得者の保険料控除申告書
    • あわせて、保険会社から届く生命保険料控除証明書の原本提出必須
    • 企業によっては、団体扱い生保の控除申告を従業員本人に行わせるケースも
  • 給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書 兼 年末調整のための(特定増改築等)住宅借入金等特別控除証明書
    • 本申告書自体が控除証明書も兼ねているので、原本提出必須

従業員の住宅ローン控除対象有無や、各企業ごとにシステムでペーパーレス化できている書類の有無も異なってきますが、ややこしいですよね……。

また、紙が多いことによる煩雑さ以外にも、年末調整がハードになる要因は他にもたくさん。

ここで、年末調整ご担当者さまからお話しいただくことの多いお悩みごとをいくつか紹介します。

年末調整でのお困りごと4選

(1)記載間違いが多く、差し戻しの手間・時間がかかる

従来の紙での年末調整業務における根本的な課題は、

「紙が多いことによる弊害(発送・回収の手間、管理の煩雑さ等)」 + 「どの項目に何を書けばいいのかが分からないという難解さ」

にあると思います。

実際に私も、紙で年末調整を行なっていた時は「何をどこに書けばいいの?」状態で、配布された申告書と印鑑、保険会社からの控除証明書を持って労務担当のデスクに赴き1項目ごと教えてもらいながら記入していました……(ゴメンナサイ)。

さらに、住宅ローン控除申告書に至っては、さらに難解な計算を要するので、ある企業さまからは「従業員に計算・記入はさせず、申告書と金融機関発行の年末残高証明書の回収 → 年末調整担当が全て計算 → 間違っていないか確認している」「白紙で提出される……」というお話も。

(2)アルバイト従業員の「乙欄」確認

飲食や小売などアルバイト従業員さまが多い企業さまで課題となるのが、所得税を、「甲欄」とするのか「乙欄」とするのかどちらなのか、という点。

どちらになるかによって、そのアルバイト従業員の年末調整の要否が変わってきます。

(3)外国人従業員への案内

日本で就労していれば、外国人従業員の方も日本人と同じように給与から源泉徴収され、年末調整が必要です。

日本人ですら、日本語での年末調整に戸惑うのですから、日本語を母国語としない従業員が対応するのは、容易でないことが明らかです。

労務担当者がサポートに入ったり、外語マニュアルを作成したりと、運用努力でカバーしている企業さまが多いのではないでしょうか?

(4)団体扱い生保の取り扱い

団体扱い生保って?

  • 契約した保険の保険料を、勤務先が給与天引きし、従業員の代わりに支払いをしてくれる保険
  • 年末調整時に生命保険料の控除申請を行う際、控除申告書への保険料の記載もしくは印字を会社が従業員の代わりに行う必要がある
    ※ 会社によっては、紙の証明書を従業員に送付し、従業員に入力してもらう場合もあります。

一般的には「企業が団体扱い生保の情報を保険料控除申告書へ反映/印字し配布 → 個人加入分の生命保険情報を従業員が記載 → 回収」という流れになります。

従来のオンプレミス型システムの多くは団体扱い生保に対応しているものの、クラウド型システムだと、まだ対応していないシステムもあり、「クラウドへ切り替えて効率化を進めたいけど、団体扱い生保がなぁ……」と足踏みされるご担当者さまもいるのではないでしょうか?

実のところ、SmartHRの2018年版年末調整機能は団体扱い生保に対応しておらず……ご期待に添えなかった企業さまもあります。
(後述しますが、2019年版年末調整機能では対応可能となります!)

このようなお声を聞くと、「ペーパーレス年末調整」を提唱する私たちでも、年末調整の本当の課題は「紙が多いから」だけではないんだと改めて実感します。

「Web化しているから大丈夫!」・・・本当に?

上記にあげたようなお困りごとを解決できないままWeb化を進めてしまい、

「去年から年末調整をWeb化したけど、結局紙の申告書に書く内容をPCで入力できるだけで、問い合わせや入力間違いによる差し戻しが残ってしまった」

「結局マニュアルが必要、Webの画面にあわせてマニュアルを刷新しなければならなかった」

というケースも少なくありません。

Web化を検討する場合は、以下のように、それぞれの課題が解決できるかを検証することがとても大事です。

  • 従業員の課題
  • 管理者の課題
  • システム同士の課題

また、選定時は機能不足などで選ばれなかったシステムがアップデートされ、当時よりもさらに広範囲で効率化できるシステムが世の中に存在していると気付かずにいた、というご担当者さまもいらっしゃいます。

特に、SmartHRのようなクラウド型のシステムだと、アップデートの頻度・幅も大きく、また最新の法改正などにもスピーディーに対応できる場合が多いです。

SmartHR/2019年版年末調整機能はこんなに進化します!

SmartHR 年末調整

(1)従業員がカンタンに入力できる機能がパワーアップ

リリース当時からの強みであった「カンタンに回答・入力できる」機能がさらにパワーアップします。

以下、一部ご紹介します。

■ アンケートのヒントが企業さまごとに編集可能に

アンケートのヒントを、編集できるようになりました。これにより、従業員さまが間違えそうな画面などに、あらかじめ注意書きなどを載せられるようになります。

■ アンケートの入力ミスを防ぐカイゼンを追加

2018年版では、従業員さまによるアンケート入力内容の確認が、PDFでしかできませんでした。2019年版ではアンケート入力画面の最後に、入力内容の確認画面を用意し、入力ミスが減るような仕様になっています。

■ 労務担当者さまの提出内容チェックをより便利にします

書類毎に確認済みチェックを行えるので、複数のご担当者さまによる確認作業がスムーズになります。

また、従業員からの回答履歴を確認できるので、提出内容の確認や問い合わせ対応をスムーズに実施できます。

(2)新機能で住宅ローン・団体扱い生保へも対応可能に!

■ 住宅ローン

かねてよりご希望をいただいていた、住宅ローンについて2019年版新機能の「給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書(以下、「住宅ローン控除申告書」)作成サポート機能」にて対応できることに!

先述のとおり、住宅ローン控除申告書は複雑で提出時のミスが多く、従業員やご担当者さまともにストレスがかかるものです。

SmartHRの作成サポート機能では、従業員自ら、お手持ちの住宅ローン控除申告書と年末残高等証明書を元に、アンケートに答えるだけで住宅ローン控除申告書のサンプルが作成され、サンプルをもとに原本へ内容を記載するだけで住宅ローン控除申告書を作成できます。(※1)(※2)

※1:「給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書 兼 年末調整のための(特定増改築等)住宅借入金等特別控除証明書」は法律で義務付けられているため原本の提出が必須

※2:「複数の金融機関から借入をしている + その複数の金融機関の全てで借り換えをしている」など、本機能でサンプルを作成いただけない従業員さまもいらっしゃいます

■ 団体生保

「団体扱い生保インポート機能」により 、LINC形式のDATファイル、損保標準フォーマット形式のDATファイル、もしくはSmartHR形式のCSVファイルで、団体扱い生保のデータのインポートが可能になります。(※3)

ご担当者さまによる、団体扱い生保の保険料控除申告書への印字・記入の手間を削減し、また団体扱い生保に対応できないことがクラウド化へのネックになっていた企業さまへ朗報となれば幸いです!

※3:DATファイルの場合は、氏名コードがSmartHRの社員番号と同じ場合にインポートが可能です。

(3)外国人従業員さまの申請がスムーズに

10月中旬以降(予定)、SmartHR上で従業員が行う、雇用契約・入社手続き・年末調整の情報入力画面が多言語化されます。(※4)

対応言語

  • 英語(US)
  • 中国語(繁体字)
  • 中国語(簡体字)
  • 韓国語
  • ベトナム語

外国人従業員は、日本独自の専門用語にとまどうことなく、母国語で内容を確認しながら、回答を入力することで、不明点や入力ミスを減らし、従業員もご担当者さまも効率的に手続き可能になります!

※4:スタンダードプラン以上で利用可能。書類として出力する場合は日本語となります。

まだ間に合う、2019年/令和元年の年末調整

ご担当者さまにとって年間の一大イベントといっても過言ではない年末調整。

企業によって様々なパターンがあるからこそ、「どのシステム、フローを選択すれば自社にとってベストなのか?」が見えづらいことも事実です。

気になる点があれば、ぜひSmartHRや別企業のご担当者さまから積極的に情報を集めてみてください。

お届けした内容が少しでも、「年末調整、どうにかしたいなぁ」とお悩みのご担当者さまへお役に立てれば幸いです!

(了)

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(編集:藤田 隼)

吉村菜穂

株式会社SmartHR Sales Development Representative / 営業開発。アパレル・出版・農業ITと幅広い領域を経験した後、4人目の沖縄県出身メンバーとしてSmartHRへジョイン。
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