10月は賃金改定の季節「オンライン雇用契約・文書配付機能」で契約条件を通知する方法

2021.10.14 ライター:後藤栞

こんにちは、SmartHRでプロダクトマーケティングマネージャーを務めている後藤です。

10月は賃金改定の季節です。みなさま、従業員の皆さんへの契約条件の変更通知はお済みでしょうか。賃金改定によって最低賃金額が変更になった際、あるいは従業員の給与額が変更になった場合は、トラブルを避けるためにも書面で通知することが大切です。

今回は文書配付機能の活用方法として、就労条件通知を含む書類の配付方法をご紹介します!

就労条件通知を含む書類とは?

一般的には「労働条件通知書」のことを指します。

雇用契約を結ぶ際に、事業主側から労働者に書面で通知する義務のある事項(労働契約の期間や就業場所、業務内容など)が記載されている書類が「労働条件通知書」です。会社が労働者を新たに雇い入れる際には、必ず労働条件通知書を交付することが義務付けられています。

※2019年からは電磁的方法(メール、PDFなど)による交付が認められ、SmartHRのようなクラウド上での電子署名による交付も可能になりました。

実務上では「労働条件通知書兼雇用契約書」として、雇用契約書に通知事項を記載した書類を作成し、従業員の合意をもらう書類として扱うケースが多くあります。

詳しくは以下の記事をご覧ください。

入社時に必要な「労働条件通知書」と「雇用契約書」の違いとは?

また、賃金改定や給与改定の場合は、「給与改定通知書」という名目で書類通知する場合もあります。

オンライン雇用契約・文書配付機能で「就労条件通知を含む書類」を作成する方法

それではさっそく、就労条件通知を含む書類である「労働条件通知書」を、SmartHRの文書配付機能で作成・配付する方法をご紹介いたします。

作成方法

(1) 書類について合意の有無を設定する

文書配付機能では、あらかじめ書類のテンプレートを作成できます。

まず、書類を「合意が必要な書類」あるいは「合意が要らない書類」のどちらとして扱うか設定しましょう。通知書は合意の要らない書類として配付することが可能です。

※「労働条件通知書兼雇用契約書」として配付する場合は、合意の必要な書類として設定することも可能です。

テンプレートのタイプ選択画面

(2) 書類テンプレートを作成する

書類の文面を貴社の書類フォーマットのとおりに作成します。Wordの書式をコピーアンドペーストしてレイアウトを作成することも可能です。

書類テンプレート作成画面

(3) テンプレートを「就労条件を含む書類」として設定する

書類テンプレートについて、「就労条件を含む書類」として扱う場合は「はい」を選択します。その後、テンプレートを登録します。

「就労条件を含む書類」として扱う場合

(4) 書類セットを作成する

文書配付機能では、一度に送る書類をセットにして設定できます。今回の賃金改定あるいは給与改定時に配付する書類が複数ある場合は、セットとしてまとめておきましょう。

書類セット作成画面

(5) 配付したい従業員を含めた依頼グループを作成する

対象となる従業員にまとめて書類配付を実施するための準備として、配付対象となる従業員を追加した「依頼グループ」を作成します。

依頼グループには配付する書類セットを設定する事ができますので、(4) で作成した書類をセットとして設定しましょう。

依頼グループ作成画面

(6)従業員に依頼を送信する

配付する書類の内容を確認後、依頼グループ内にいる従業員にチェックを入れ 「まとめて依頼を送信」をクリックします。従業員に書類の合意、あるいは確認依頼を送信できます。

従業員に依頼を送信する画面

(7) 従業員側で書類を確認する:合意が要らない書類の場合

「労働条件通知書」「給与改定通知書」など、合意が要らない書類の場合、従業員がSmartHR上で書類を確認するだけで通知が完了します。

 従業員側で書類を確認する:合意が要らない書類の場合

※就労条件通知を含む書類は、従業員が電子通知を希望した場合にのみ電子上での配付が可能です。従業員が電子通知を拒否した場合は書面で通知をする必要があります。

(8) 従業員側で書類を確認する:合意が必要な書類の場合

合意が必要な書類の場合は、電子通知への同意欄にチェックを入れ、署名欄に名前を記入することで合意できます。

この書類は、法的に有効な文書として扱えます。

従業員側で書類を確認する:合意が必要な書類の場合

(9) 開封状況を確認する

書類の送信後、依頼グループでは、従業員の書類確認ステータスを確認できます。

従業員の書類確認ステータス確認画面

文書配付機能を活用するメリット

SmartHRの文書配付機能を利用して、賃金改定・給与改定時の通知書を作成・送信することで3つのメリットがあります。

1.SmartHRに登録されている従業員情報を自動で反映するため、従業員1人ずつに書類を作成する必要はありません。テンプレートを1つ作成しておけば、一度に多くの従業員への通知が可能です。

2.紙の書類をなくすことで、印刷コストを抑えられます。また、「書類を渡すために出社」「ハンコを押すために出社」する必要がありませんので、リモートワーク中でもスムーズな書類の通知・合意が可能です。

3.従業員に紐付いた形で就労条件通知書類をSmartHR上に保管ができるため、紛失リスクを低減できます。労使間でなんらかのトラブルが発生した場合でも、すぐに労働条件通知書の内容を確認できます。

文書配付機能を利用することで、コストを削減するだけでなく、さまざまなリスクを低減できる点が魅力といえるでしょう。

おわりに

今回は、SmartHRの文書配付機能をつかって、就労条件通知を含む書類の配付方法をご紹介しました。

賃金改定や給与改定時の書類通知について、法的な義務はありません。しかし、こまめに書類を交わしておき、すぐに参照できるように保管しておくことで、いざというときにトラブルを回避できる可能性が高まります。

文書配付機能はトライアルでもご利用いただけます。まずはぜひお試しください!

※トライアルで作成した書類は「見本」としてのみ扱えます。法的に有効な書類を作成したい場合は、弊社お問い合わせ窓口までご連絡ください。

【編集部より】3分でわかる!オンライン雇用契約・文書配付

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SmartHRのオンライン雇用契約・文書配付があれば、雇用契約はもちろん、様々な文書の配付・合意・保管までオンラインで完結。 その便利な機能や特徴、活用シーン、活用事例について3分で簡潔に解説します。

  • オンライン雇用契約・文書配付とは?
  • 便利な機能・特徴
  • 活用シーン
  • 活用事例
後藤栞

株式会社SmartHR プロダクトマーケティングマネージャー。税理士法人での会計業務担当、WEBディレクターのキャリアを経て、2021年5月より現職。文書配付機能や年末調整機能など、お客さまの業務がさらにラクラクになるような機能の開発に携わっています。
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