人材マネジメントは「自然と人事データが集まる仕組み」からはじめよう!

2022.03.01 ライター:北原詩緒里

こんにちは。SmartHRプロダクトマーケティングマネージャーの北原です。

SmartHRは分析レポート、従業員サーベイ、人事評価の3つの人材マネジメント機能を提供しています。

近年人材マネジメントの必要性を感じていながらも、うまくいかない、何から始めたら良いかわからないという課題感をよく耳にします。このような人事施策を実施するためには、人事データの一括管理が重要です。

本記事では、人事データ管理のポイント、そしてSmartHRの人材マネジメント機能でそれぞれどのように人事データを活用しているのかご紹介します。

人材マネジメントは「自然と人事データが集まる仕組み」からはじめよう!

人材活用のネックとなっている人事データ管理

適切な人員配置、人材活用のために人事データを活用したいと考える企業は多い一方で、人事データの管理がネックとなって施策が実施できないケースが多くあります。

三菱UFJリサーチ&コンサルティング「人事のデジタル化に関する実態調査(2020年)」より

三菱UFJリサーチ&コンサルティング「人事のデジタル化に関する実態調査(2020年)」より)

タレントマネジメントシステムは人事データを活用して、人材マネジメントを推進するために導入されることが多いですが、三菱UFJリサーチ&コンサルティング「人事のデジタル化に関する実態調査(2020年)」によると、タレントマネジメントシステムを導入実施していない(もしくは検討中の)企業では、約5割が「データが一元管理されていない」ことが導入障壁と回答しています。

いざ人事データを活用するタイミングがきても、そのときにデータが使いやすく管理されていないと、ツールの導入なども難しくなってしまいます。

人材マネジメントの施策を検討しているのであれば、人事データの管理も同時に検討をされることをおすすめしております。

人事データの管理をはじめるときの4つのポイント

三菱UFJリサーチ&コンサルティング「人事のデジタル化に関する実態調査(2020年)」によると、人材データの活用・タレントマネジメントシステム導入障壁として、以下の課題があげられています。

  • データが不足している
  • データが散在している
  • データの品質が低い
  • 専門人材が不足している

これを踏まえ、人事データ管理をはじめるときにおさえておきたい4つのポイントをまとめました。

1.データを一箇所に集める

まずはひとつの場所・システムに人事データを集約することが大切です。どれが正しいデータかわからなくなってしまう、データを紛失してしまう、というリスクを避けられます。

2. データをきれいに集める

常に人事データを最新にし、データをいつでも活用できる状態にしておくと良いでしょう。

3. 業務の中で自然と集まる仕組みをつくる

人事データは人事・労務の普段の業務で扱うため、業務を通じて自然とデータが集まる仕組みにしておくとデータ整備に工数がかからずに済みます。SmartHRは、例えば身上変更などの申請・承認を通じて、情報が自然と最新にアップデートされます。

4. データや分析の専門家不在でも使える状態にする

施策を行う人事担当者自身が、データを活用できる状態が理想的です。そのため、専門家不在でもデータを閲覧したり、分析できる状態を目指しましょう。

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これらのポイントを把握していても、なかなか実現するのが難しいと感じている方も多くいらっしゃると思います。ここからは「わかっているけどなかなかできない」人事データ活用の壁を乗り越える、SmartHRの仕組みについてご紹介します。

SmartHRにおける人事データ活用

SmartHRの人材マネジメント機能では、人事・労務の業務を通じて収集した人事データを新たな人事施策に活用できます。

SmartHRで人事データを集める

使いたいデータがカンタンに集まる

SmartHRでは、日常的な人事・労務の業務を通じて、基本的な人事データが自然と蓄積されます。データを集める・整備するための新たな工数は最小限におさえられるため、担当者はデータを活用することに集中できます。

また、従業員サーベイを利用すればエンゲージメントに関するデータや企業独自のデータを集められ、人事評価を利用することで評価データも収集可能です。

多角的な人事データを正しくきれいに集めることが、データ活用の第一歩となります。

SmartHRで人事データを活用する

集めた人事データを利用し、人事課題の見える化や戦略立案に活用できます。

蓄積したデータをシッカリ活用できる

分析レポートは、SmartHRに入っている情報であれば全て可視化が可能です。多くの企業で必要となる働き方改革や採用・人員計画に関するデータをすぐに確認できるプリセットレポート機能も充実しております。

従業員サーベイは、サーベイの作成から配布、分析までスムーズに行える機能になっています。エンゲージメントやキャリア希望に関するデータを収集できたり、収集データを特定の従業員項目と掛け合わせてクロス集計することもできます。

SmartHRで人事評価を実施する意義

人事評価機能では、労務業務を通じて溜まった人事データを活用し、スムーズに人事評価業務を行えます。評価業務のために個別で従業員情報を更新する作業が不要です。

■株式会社ウェルカムさまの事例

SmartHRを導入いただいている株式会社ウェルカムさまでは、入退社手続きのデータから従業員の定着率を分析し、従業員の働く環境の改善に努められています。

SmartHRにおける人事データ活用の事例(株式会社ウェルカムさまの活用事例)

非常に上手くデータ活用を行えている事例なのですが、このような分析がどの会社でもすぐ簡単に行える、というわけではありません。日々の人事・労務業務の効率化の中できれいにデータを収集できているからこそ、このような課題抽出や施策がすぐ実施できるのです。

さいごに

人材マネジメントを検討している場合の、人事データ整備の重要性についてご説明しました。

人材マネジメントツールに関しては、ツール導入後にすぐ成果を出せるものではなく、データ整備にも、データ活用にもどうしても時間がかかってしまいます。

従業員のエンゲージメント向上、定着率向上、データに基づいた人員配置の最適化などに課題感を感じている場合は、なるべく早めに人事データ整備に着手していただくとよいと思います。日々のデータ収集・活用のサイクルが回るようになれば、課題抽出や人事施策にさらに注力できるようになるでしょう。

ぜひ、SmartHRの人材マネジメント機能の活用をご検討ください。

SmartHRの人材マネジメント機能について詳しくはこちらもぜひご覧ください!

ラクラク分析レポート

Excelでの作業に時間を取られているご担当者さま、人事データを活用できていない…とお悩みの経営者さまにおすすめの資料です。

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従業員サーベイ

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北原詩緒里

株式会社SmartHR プロダクトマーケティングマネージャー。2012 年早稲田大学卒業後、IT ベンチャー企業に入社。営業や人事の経験を経て、新規事業の立ち上げに従事。人事として採用、研修・教育、評価、社内活性化・エンゲージメント向上の施策企画、配置異動検討等を経験。2021 年に SmartHR へ入社し、クラウド人事労務ソフト「SmartHR」の機能企画・開発を担当。人事での深い経験を生かし、蓄積された人事データの活用を実現する人材マネジメント機能の企画・開発に注力する。
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