就労証明書の発行・配付がSmartHR上で完結!申請・承認機能と文書配付機能を使って効率化【テンプレート付き】

2022.12.26 ライター:稲葉志奈

就労証明書は、従業員から依頼を受け、企業が配付する書類です。在籍証明書や就業証明書、雇用証明書とも呼ばれます。保育園・幼稚園の入園申請や住宅ローンの審査、外国人従業員のビザ申請などの際に必要となり、従業員から配付を依頼される場合があります。この記事ではSmartHRで就労証明書の発行・配付を効率化するポイントを紹介します。

就労証明書の配付が大変な理由

必要情報・フォーマットの確認が煩雑になりやすい

一口に就労証明書といっても、用途や提出先によって必要な情報や規定フォーマットの有無が異なります。これが、就労証明書の配付をややこしくしている原因のひとつです。

就労証明書を作成し従業員へ配付したら、「この形式だと受け付けてもらえなかった」「この情報が足りていないと言われた」と再発行の依頼がきた。そんな経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

再発行が必要になる事態を防ぐには、就労証明書に記載する必要のある情報や規定フォーマットの有無を、事前に確認しなければなりません。

突然の依頼に郵送が追いつかない。余裕をもって配付するとなくしやすい

保育園・幼稚園の入園申請やローンの審査など、就労証明書が必要になるイベントは人生に数回あるかないかといったものが多く、従業員も慣れていない場合がほとんどです。どのタイミングでどんな書類が必要になるか事前に把握している従業員のほうが少ないかもしれません。

そのため起こりやすいのが、「依頼の期日が短すぎる」という問題です。従業員から配付を依頼されたけど、期日が短すぎて郵送が間に合うか不安。こうした事態に心当たりのある方は多いのではないでしょうか。

また、余裕を持って配付する場合にも、「なくした!」「届いていない」といったトラブルの可能性があります。退職者から配付を依頼される場合もあり、「住所が変わっていて届かずに手元へ戻ってきた」というケースもよく耳にします。

これらの課題を解決するため、「申請・承認機能」と「文書配付機能」を活用して就労証明書の配付を効率化するポイントをご紹介していきます。

SmartHRを使って就労証明書の配付を効率化するポイント

SmartHRを活用することで、就労証明書の配付を効率化できます。ご紹介するのは、「申請・承認機能」と「文書配付機能」の2つです。

以下では、効率化のポイントをご紹介します。

(1)申請・承認機能で必要情報・フォーマットの確認を簡易化できる

申請・承認機能とは?

申請・承認機能とは、申請フォームを使って従業員から必要な情報を収集できる機能です。

申請フォームは自由にカスタマイズでき、承認状況のステータス管理や多段階の承認ステップも設定可能です。

申請・承認機能の活用イメージ

就労証明書発行のために、事前に情報を集めておくと便利です。以下のような内容を収集する「カスタム従業員項目」を作成し、申請フォームを用意しておきます。

  • 利用用途
  • 会社印の要・不要
  • フォーマットの有無
    • フォーマットが有る場合:フォーマットのファイル・URL
    • フォーマットが無い場合:必要な情報は何か
  • 希望する配付方法(データか紙か)

 

(在籍証明書の発行イメージ)

それぞれの項目をフォームに含めておくことで、従業員からの情報提供漏れや、担当者の確認漏れを防げます。確認が一度で済み、従業員が提出先に何度も確認をとる必要がなくなります。詳しい設定方法は、以下のヘルプページ「申請フォームを管理する」からご覧ください。

(参考)申請フォームを管理する|SmartHR

(2)文書配付機能で従業員への配付をオンラインで完結できる

文書配付機能とは?

文書配付機能とは、SmartHR上で従業員と電子契約を締結したり、確認してもらいたい書類を送付したりできる機能です。書類の作成から従業員への配付、合意、保管といった一連の業務を完結できるため、1年をとおして様々な場面でお使いいただけます。

文書配付機能の活用イメージ

文書配付機能は、紙を必要とせず、データで書面のやりとりができるため、従業員側がデータ配付で問題なければぜひ活用いただきたい機能です。

たとえば、住宅ローンを申し込むために就労証明書が必要になる場合は、会社が用意したフォーマットで問題ないことも多くあります。その際は、就労証明書の書類の作成から配付までを文書配付機能で完結させられます。

保育園の申請など、自治体が用意している就労証明書のフォーマットに対応しなければならない場合については、別途WordやExcelもしくは紙などで記入した書類をPDFデータにしてください。PDFデータを文書配付機能にアップロードすることで、PDF書類として従業員に配付が可能です。

自治体によってはオンラインで入園申請ができるところも増えてきています。PDF書類を配付すれば、従業員も紙の書類をスキャンする必要がなくなり、スムーズにオンラインでの申請を進められるようになります。

データではなく、従業員が提出先に紙の書類を出す場合には、紙の書類に加えて文書配付機能上でもデータとして配付しておくと安心です。文書配付機能では書類を破棄しない限り、従業員側で何度でもダウンロードや印刷が可能です。「なくしてしまったから再発行してほしい」という事態をなくせます。

おまけ:文書配付機能で使えるテンプレート

最後に、文書配付機能上で就労証明書を作成する際に使えるテンプレートをご紹介します。書類テンプレートを登録しておくことで、SmartHRに登録された従業員の情報が各項目に自動で反映され、書類の準備が完了します。従業員ごとに部署や名前をひとつずつ入力する必要はありません。

従業員と紐づいた個別の文章作成のイメージ

書類テンプレートの作成・登録については、以下のヘルプセンターをご確認ください。

(参考)書類テンプレートを作成・編集する– SmartHRヘルプセンター

テンプレートには以下の項目が含まれています。就労証明書について、会社で用意する就労証明書(指定のフォーマットが無い場合)で問題ない場合にはぜひご活用ください。

  • 氏名
  • 住所
  • 生年月日
  • 入社年月日
  • 勤続年数
  • 勤務時間
  • 職種
  • 備考
  • 証明日
  • 会社情報(所在地、事業主名、代表者名)

就労証明書のテンプレートはこちら

※boxのリンクに遷移し、Wordファイルの資料をダウンロードできます。文書配付機能の書類テンプレートにコピーアンドペーストしてご利用ください。

まとめ

住宅ローンの申請や幼稚園・保育園の入園申請などは、従業員にとって大きなライフイベントである一方、煩雑な手続きでもあります。従業員は労務担当者だけでなく、書類提出先ともコミュニケーションをとっています。依頼した書類の事前確認から配付まで労務担当者とのやりとりがスムーズに進めば、従業員体験としても嬉しいものになるはずです。

また、文書配付機能は就労証明書だけでなくあらゆるケースでお使いいただけます。面倒な書類作成、配付、合意までの一連の流れを効率化できる機能ですので、ぜひご活用ください。

【編集部より】3分でわかる!オンライン雇用契約・文書配付

【こんなことがわかります】

SmartHRのオンライン雇用契約・文書配付があれば、雇用契約はもちろん、様々な文書の配付・合意・保管までオンラインで完結。 その便利な機能や特徴、活用シーン、活用事例について3分で簡潔に解説します。

  • オンライン雇用契約・文書配付とは?
  • 便利な機能・特徴
  • 活用シーン
  • 活用事例

株式会社SmartHR UXライター。ウェブメディアでの記事執筆や企業のステートメント作成などを通じて「書く仕事」の経験を積む。2022年8月に入社。
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