育休に必要な書類の作成〜配付までをスムーズに!文書配付機能を解説【テンプレート付き】

2022.11.18 ライター:稲葉志奈

2021年6月育児・介護休業法が改正され、2022年10月には新たに「産後パパ育休」を取得したり、2回に分けて取得したりできるようになりました。これまでよりも柔軟に働き方・休み方を選べるようになったことで、育休を利用する方が増えていくかもしれません。

今回は育休におけるおすすめのSmartHR活用方法をご紹介します。文書配付機能を使うことで、育休時に必要な書類の準備や配付を効率化できます。

文書配付機能とは?

文書配付機能とは、SmartHR上で従業員と電子契約を締結したり、確認してもらいたい書類を送付したりできる機能です。書類の作成から従業員への配付、合意、保管といった一連の業務を完結できるため、1年をとおして様々な場面でお使いいただけます。

本記事では、文書配付機能を使い、育休に必要な書類業務を効率化する方法についてご紹介していきます。

育休時に従業員とやりとりが必要な書類は?

育休の手続きには5つの書類が必要

育休時に労務担当者と従業員でやりとりが必要な書類は以下のとおりです。

書類名 SmartHRで利用する機能 合意の要否
育児休業申出書 申請機能で情報提出
育児休業取扱通知書 作成から配付まで文書配付機能上で完結 合意不要
記載内容に関する確認書・申請等に関する同意書 作成から配付まで文書配付機能上で完結 合意必要
育児休業給付受給資格確認票・育児休業給付金支給申請書 電子申請機能で作成から届出まで完結
育児休業給付金支給決定通知書 電子申請機能で申請の後、発行された公文書をPDFで文書配付機能で配付 合意不要

※推奨の使い方です。運用にあわせてご検討ください。

文書配付機能で配付できる育休に関する書類

文書配付機能で配布できる育休関連の書類についてご紹介します。

育児休業取扱通知書

従業員との面談等を経て、育休取得開始日が決まったら、従業員からは育休開始1か月前までに「育児休業申出書」が提出されます。育児休業申出書が提出されたあと、企業側からは「育児休業取扱通知書」を配付する必要があります。

書類テンプレートを使えば、配付だけでなく、書類の作成も簡単です。一人ひとり個別に情報を入力していく必要はありません。

育児休業取扱通知書のテンプレートはこちら

※boxのリンクに遷移し、Wordファイルの資料をダウンロードできます。文書配付機能の書類テンプレートにコピーアンドペーストしてご利用ください。

【上記のテンプレートをご利用いただく際の注意点】

休業期間の項目についてSmartHRの従業員項目に含まれていないためCSV挿入用テンプレート変数を利用してください。CSV挿入用テンプレート変数を利用する際の手順についてはSmartHRの従業員項目以外のデータを書類テンプレートに挿入する – SmartHRヘルプセンターを参照してください。

従業員情報として登録されている場合には、テンプレート変数を利用した挿入も可能です。
(参考)SmartHRの従業員項目を書類テンプレートに挿入する

以下の項目については、書類テンプレート上に御社の就業規則や福利厚生にあわせた文面を作成ください。

  • 休業期間中の取扱い
  • 休業後の労働条件
  • その他(育休期間の連絡手段、休業期間中の福利厚生など)

記載内容に関する確認書・申請等に関する同意書

記載内容に関する確認書・申請等に関する同意書事前にこの同意書を結んでおくと、事業主が育児休業給付金の申請をする際に従業員の署名・捺印を省略できます。そのため、従業員と書類のやり取りがスムーズに進まず、給付金の申請期日を過ぎてしまったというケースをなくせます。従業員にとっても書類に署名・捺印をし返送する必要がなくなるというメリットがあります。

こちらも書類テンプレートを使えば、作成から配付・合意までSmartHR上で完結させられます。雇用保険法施行規則第 143条の規定により義務付けられている4年間の保存も、SmartHR上でデータとして残しておけるため紛失などの心配がありません。

▶記載内容に関する確認書・申請等に関する同意書のテンプレートはこちら

※boxのリンクに遷移し、Wordファイルの資料をダウンロードできます。文書配付機能の書類テンプレートにコピーアンドペーストしてご利用ください。

育児休業給付金支給決定通知書

育児休業給付金支給申請書を提出し、承認されるとハローワークから「育児休業給付金支給決定通知書」が交付されます。給付金の申請ごとに交付されるため、1か月もしくは2か月に一度の頻度で従業員へ配付が必要な書類です。

SmartHRの電子申請機能から育児休業給付金申請をすれば、「育児休業給付金支給決定通知書」がPDFファイルで交付されます。交付されたPDFファイルはそのまま文書配付機能で従業員へ配付できます。

SmartHRを活用し、育休に関する業務全体を効率化

あらためて上記でご紹介した文書配付機能の特長を整理します。

文書配付機能を使えば、育休に関する書類業務において3つの効率化が実現できます。

  1. 書類テンプレートで従業員ごとの書類を一括で作成
  2. 電子申請から公文書の配付までSmartHR上で完結
  3. 紛失や場所の心配なく、書類を保管

さらにSmartHRの申請機能や電子申請機能と組み合わせれば、従業員からの申し出や育児休業給付金申請といった業務もすべてSmartHR上で完結させられます。

具体的な活用のイメージについて以下でご説明します。

申請機能で育児休業を申し出てもらう

従業員は育休開始1か月前までに育休取得を申し出る必要があります。従業員との面談等を経て、育休取得開始日が決まったら、「育児休業申出書」という書面の形式で、改めて必要情報とともに申し出ます。

SmartHRの申請機能で育休申出用の申請フォームを用意しておけば、書面での提出が必要なくなります。情報の収集や差し戻し、管理までをすべてオンラインで完結させられます。

※上記は、カスタム従業員項目と申請フォームを使ったサンプルとなります。
必要に応じて、貴社の規定や運用にあった情報を申請機能で収集できます。

文書配付機能で育児休業取扱通知書と同意書を作成・配付

育児休業申出書が提出された際に配付が必要な育児休業取扱通知書を文書配付機能で従業員へ配付します。同じタイミングで配付して問題なければ、「書類セット」に育児休業取扱通知書と育児休業給付金の申請などに関する同意書をまとめておくと便利です。同時に配付でき、配付漏れを防げます。

電子申請機能で育児休業給付金を申請

育児休業給付金は従業員の収入に関わる申請かつ期日もあるため重要度の高い業務です。1〜2か月ごとに、申請する必要があり、育休に関係する手続きの中で最も頻度が高いものでもあります。

SmartHRの電子申請機能を使えば、ハローワークへ足を運ぶ必要がありません。オンラインで育児休業給付金申請が可能です。電子申請機能から申請をすれば育児休業給付金支給決定通知書もPDFファイルで取得可能です。

(参考)育児休業給付金申請の電子申請を作成する – SmartHRヘルプセンター

文書配付機能で育児休業給付金支給決定通知書を配付

紙で配付しようとした場合に意外とややこしいのが「送り先」です。育休中は里帰りをしている従業員もいます。その場合、送り先の住所をあらためて確認する必要があります。1〜2か月ごとに配付が必要なため、その都度確認しているという方もいらっしゃるかもしれません。

文書配付機能で配付すれば、住所を確認する必要がなくなります。従業員も場所に関係なく書類を確認できるようになります。

まとめ

以上、労務担当者の育休に関する業務効率化を中心に、文書配付機能の活用方法をご説明しました。この記事を参考に、労務担当者だけでなく、従業員にとってもメリットがある形で活用いただければと思います。

また、文書配付機能は育休だけでなくあらゆるケースで活用いただけます。面倒な書類作成、配付、合意までの一連の流れを効率化できる機能ですので、ぜひご活用ください。

 

【編集部より】3分でわかる!オンライン雇用契約・文書配付

【こんなことがわかります】

SmartHRのオンライン雇用契約・文書配付があれば、雇用契約はもちろん、様々な文書の配付・合意・保管までオンラインで完結。 その便利な機能や特徴、活用シーン、活用事例について3分で簡潔に解説します。

  • オンライン雇用契約・文書配付とは?
  • 便利な機能・特徴
  • 活用シーン
  • 活用事例

株式会社SmartHR UXライター。ウェブメディアでの記事執筆や企業のステートメント作成などを通じて「書く仕事」の経験を積む。2022年8月に入社。
他の執筆記事はこちら

機能活用の関連記事

SmartHR ガイド の新着記事

SmartHRお役立ち資料集