Webhookで簡単・リアルタイム連携!SaaS管理自動化ツール「Bundle」の連携機能を解説します

2022.01.26 ライター:井関英明

こんにちは、SmartHRアライアンス担当の井関です。

SmartHRを既にご利用いただいているお客さまが簡単、便利に使えるSaaS管理自動化ツール「Bundle」(Why株式会社)をご紹介します。

「Bundle」との連携について

Why株式会社「Bundle」は、リーズナブルな価格体系、導入が簡単で、使いやすいインターフェースが特徴のSaaS管理自動化ツールです。

今回、Why株式会社様にSmartHRから従業員データを取り込むための連携開発をしていただきました。利用開始時にBundleで連携設定(OAuth認可)を行うだけで、SmartHRの従業員情報に追加や変更がある度、Bundleへ最新の従業員情報が反映されます。

そのため従業員情報に変更がある度に、取り込みボタンをクリックする必要はありません。常に最新のSmartHRの従業員情報を利用して、SaaSアカウントを管理できます。

また、CSVやアクセストークン発行などのシステム連携知識が無くても、簡単に連携機能をご利用いただけます。

適切なアカウント発行・削除における課題

BetterCloudによると、1社あたりのSaaS利用数は5年で7倍に増加しています。
また、Why株式会社の独自調査によると、すでに日本国内の企業において、1社あたり200-300個のSaaSを利用しているケースが複数あります。

いくつものSaaSを利用する場合、その管理には課題が生まれます。

課題1:従業員が入社する際のSaaSアカウント発行作業に時間がかかる

  • 従業員の入社・組織変更・異動に伴い、各SaaSに正しく人事情報や組織情報を登録するのに大幅に工数がかかる
  • アカウント発行・削除にあたって人為的なミスが発生してしまう

従業員の入社・組織変更・異動の際には、SmartHRの従業員情報をもとに適切なアカウントを自動で発行・削除できます。SaaS管理用のデータを整えたり、各SaaSにログインして作業する必要がないので手間が削減でき、ミスを防止できます。また、必要なアカウントが即時発行されすぐに業務を開始できることは、入社初日の従業員に会社として良い印象を与えることができます。

課題2:退職した従業員のSaaSアカウント削除が正しくできていない

  • 退職した従業員のアカウントを削除しきれておらず、セキュリティ・コンプライアンスのリスクが発生してしまっている
  • 退職以外にも、部署異動などで利用していない従業員にアカウントを付与しつづけているなど、アカウントの利用状況を可視化することができず、無駄なコストを支払い続けてしまっている

SmartHR上で従業員の在籍状況を「退職」にすると、Bundleに即時に情報が連携され、対象従業員のアカウントを適切にロック・削除することができます。セキュリティやコンプライアンスに関するリスクを低減し、企業イメージ低下のリスクに対処することが可能です。

また、Bundleにおいては監査ログ機能で自動処理した内容を後から管理者が確認することができるため、監査法人の企業様からもお墨付きをいただいております。

このように、SmartHRと最新の従業員情報を連携したSaaSのアカウント発行削除の自動化ツールを利用することで、企業のSaaS利用に伴う課題を解決することができます。

Bundle(SmartHR連携版) 連携機能のご紹介

連携予定のSmartHR環境にログインした状態で、Bundleにログインします。Bundleの「アプリカタログ」の画面でSmartHRを選択し、「連携を追加」を押すことで連携を開始することができます。

「OAuthで連携」ボタンをクリックすると、以下のようなアカウントへの接続許可を確認する画面が表示されます。

問題がなければ「許可する」ボタンをクリックします。

これで、連携設定は完了です。SmartHRに登録されている従業員情報とBundleの従業員データが同期され、これ以降にSmartHRの従業員情報に追加・変更があった場合は何の操作もなく自動でデータが連携されます。

以下が、連携される従業員情報です。

  • 基本情報
    • ビジネスネーム、ビジネスネーム(ヨミガナ) ※空欄時は氏名、氏名(ヨミガナ)
    • 戸籍上の性別
    • 生年月日
  • メールアドレス
  • 入退社情報
    • 在籍状況
    • 入社年月日、退職年月日
  • 業務情報
    • 社員番号
    • 雇用形態
  • 所属部署

まとめ

SaaSアカウント管理を適切に行うためには従業員データの更新・確認と、最新情報に応じたアカウント発行・変更・削除の対応が必要です。

しかし、SmartHRにある最新の従業員情報をもとに、SaaSアカウント管理を自動化することで、複数のSaaS利用に伴う作業が大幅に軽減でき、セキュリティやコンプライアンスリスクを避けられます。今一度、社内のアカウント発行・削除にまつわる業務について、確認されてみてはいかがでしょうか。

入退社、組織変更時のアカウント発行・削除の迅速化を検討されている方、複数のSaaSを利用しており管理が煩雑になっている方、SaaS管理自動化ツールを検討しているがどのサービスがよいかわからないという方は、ぜひ一度ご検討ください。

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井関英明

株式会社SmartHR アライアンス事業企画室 室長 1977年生まれ。早稲田大学教育学部卒。 広告代理店にて企画職として勤務後、ソフトウェア会社で、Eラーニングなど複数のクラウドサービスの事業企画を担当し、営業責任者、CHO、取締役を経験。フリーランスを経て、2020年株式会社SmartHR入社。アプリケーションパートナーとのアライアンスを担当。
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