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人事・労務の課題解決に向けたSmartHR活用法【PARK fes. 2024 対談レポート】

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目次

2024年9月12日、SmartHRのユーザーコミュニティ「PARK」が主催する「PARK fes. 2024」を開催。全国から集まった人事・労務担当者の皆さんが、業務効率化や課題解決に向けた知見を共有する場として大盛況のイベントとなりました。

そのなかでも、異業種で異なる規模の企業におけるSmartHR活用の具体例を学べる貴重な機会となった尾張陸運株式会社の高橋 一輝さんとHappy Elements株式会社の東郷 晃也さんによる対談セッション。両社の異なる業務背景と導入プロセスに焦点を当て、どのようにSmartHRが業務効率化に寄与しているのかが語られました。

  • 登壇者高橋 一輝

    尾張陸運株式会社

    社会福祉法人で高齢者事業に16年携わったのち、2019年に尾張陸運へ入社。本社総務部所属。子ども事業統括責任者、障害者雇用担当、広報と並行し社内SEとして人事労務システム導入・運営サポートなどを担当。

  • 登壇者東郷 晃也

    Happy Elements株式会社

    2013年、Happy Elementsにゲームエンジニアとして入社しゲーム開発に従事。2019年に社会保険労務士の資格を契機に人事労務担当としてジョブチェンジ。以後は、労務・人事制度・組織開発などの業務に取り組んでいる。

限界を感じてSmartHRを導入し効率化を目指す

登壇中の東郷さんの様子

(右:東郷さん)

東郷さん(Happy Elements株式会社)

こんにちは、東郷です。Happy Elementsはモバイル向けのゲームアプリ開発・運営をしている会社で、私はもともとゲームエンジニアとしてキャリアをスタートしましたが、人事労務に興味をもち、現在は人事労務業務全般を担当しています。

私と高橋さんは業種が異なり、SmartHRの導入時期も違います。私の会社は4〜5年、尾張陸運さんは1年ほどの使用歴。異なる会社がどのようにSmartHRを活用しているのかをお話しできればと思います。

まず、高橋さん、尾張陸運さんでSmartHRを導入された経緯について教えていただけますか?

高橋さん(尾張陸運株式会社)

尾張陸運の高橋です。当社は従業員500名規模の運送会社で、私は2019年に入社しました。当時、人事労務の情報はすべてExcelや紙で管理しており、少人数のチームで対応していましたが、業務が増えるなかで限界を感じ、効率化を目指してSmartHRを導入しています。

東郷さん

私たちも同様に紙ベースでの管理が中心でしたが、年末調整が特に面倒で、その手間を減らすためにSmartHRを導入しました。実際に使い始めて、その利便性には本当に驚かされましたね。

年末調整の手間とコストを大幅削減

登壇中の高橋さんの様子

(左:高橋さん)

高橋さん

年末調整は本当に大変ですよね。私も昨年初めてSmartHRを使って、その便利さを実感しました。2年目の年末調整は楽になりましたか?

東郷さん

2年目からはデータがそのまま活用できるようになり、従業員も人事労務担当者も作業時間が大幅に短縮されました。コストも半分程度に減らせた感覚もあります。

採用フローの課題をSmartHRで解消

高橋さん

SmartHR導入後、もうひとつの課題だった「採用フロー」も改善しました。それまでは、採用担当者からの急な採用報告が多々あり、給与計算に影響が出ることが多かったんです(笑)。しかし、SmartHRを組み込んだ採用フローを整備することで、こうした問題は解消されつつあります。

東郷さん

それは大変でしたね(笑)。ところで、尾張陸運さんではスマートフォンアプリも活用されていると聞きましたが、その効果はどうですか?

図表:スマートフォンアプリの導入について説明

高橋さん

弊社は拠点が複数あるので、アプリは非常に便利です。とくにポップアップ通知を活用することで、従業員が重要な情報を逃さず確認できるようになり、従業員の反応も良くなりました。

給与明細の電子化で従業員の労務意識が向上

登壇中の2人の様子

東郷さん

SmartHR導入後、従業員の労務に対する意識に変化はありましたか?

高橋さん

はい、給与明細を電子化したことで、従業員が自分で給与明細を確認する習慣がつき、給与に関する質問も増えました。朝が早く帰社時間が分からない運送業の特性上、以前は配布が難しかったのですが、今はどこでも確認できるようになったことで、労務に対する関心も高まっています

東郷さん

それは良い効果ですね。高橋さんのSmartHRの導入についてのnote記事「紙媒体のBackofficeよさようなら!を目論む、ある総務の話」があるので、ぜひそちらをご覧ください。

運用には定期的なメンテナンスが不可欠

登壇中の2人の様子

東郷さん

弊社ではSmartHRを導入して数年が経ちますが、運用面での課題が出てきました。たとえば、使っていない従業員項目が残ったままになっていたり、入力内容の全角・半角の統一がされていなかったり、契約書テンプレートが増えすぎてどれを使うべきかわからなくなったり……。

高橋さん

会場の皆さんも同じ課題を感じている方が多いようですね(笑)。

東郷さん

こうした問題を解決するためには、定期的なメンテナンスが必要。SmartHRは非常に便利なツールですが、自社の業務に合った形で定期的に整理・改善していくことが大切です。

図表:文章配布テンプレートの説明

東郷さん

弊社でも、文書配布機能のテンプレートを整理しています。まずは現状のテンプレートをすべて洗い出し、分類して命名ルールを作成。視覚的にわかりやすい形でまとめました。詳しくは、note記事「SmartHRの文書配付機能のテンプレートを見直した話」をご覧ください。

東郷さん

メンテナンスのポイントは3つあります。自社を理解すること、法令を知ること、そしてSmartHRでできることを把握すること。これらを組み合わせることで、SmartHRの効果を最大化できます。定期的にツールを使いたおすことがなにより重要ですね。

高橋さん

この取り組みはまさに教科書のようなものですね。ぜひ皆さんも参考にしてみてください!

PARKは業務改善のヒントが得られる貴重な場

イベント会場の様子

東郷さん

PARKは他社事例から多くのヒントを得られる貴重な場です。私自身、PARKで得た知見をもとに、社内の就労証明書の運用を改善できました。

高橋さん

私もPARKでたくさんのヒントをもらっています。最初は人事労務にあまり詳しくなかったのですが、積極的な情報共有を通じて、知識がどんどん深まりました。PARKは、自分や会社のためにとても役立つ場だと思っています。

東郷さん

そうですね。PARKでの発信は、ほんの少しの情報でも他の参加者にとって大きな助けになります。ぜひ皆さんも一歩踏み出して、PARKを活用し、知見を共有してみてください。

───「PARK fes. 2024」の対談を通じ、異業種間でも共通する人事労務の課題と、それに対するSmartHRの活用法が語られました。皆さんもPARKを活用し、一緒に業務改善に取り組んでいきましょう!

(アーカイブ動画)

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