電子証明書を取得してみたらビックリするほどカンタンだったので共有します

2017.08.10 ライター: 副島 智子

こんにちは! SmartHRの副島(そえじま)です。

先日、「社会保険労務士法人SHRによる電子申請代行サービス終了のお知らせ」を発表させていただきました。

このサービスをご利用いただいていたユーザーさまに、電子証明書を自社で取得していただく必要があり、私自身も取得方法を知っておかなければと、弊社「株式会社SmartHR」の電子証明書を取得した担当者から説明を受けました。

そうしたところ、とてもカンタンに取得できることがわかり、今まで「難しそう〜」と食わず嫌いをして悩んでいたのは何だったんだろうと思いましたので、こちらで共有させていただきます。

深いことは考えず、手順にそって入力等を進めていただければ完了します。

この記事ではざっくり必要なことだけお伝えしていますので、詳細を知りたい方はこちらのヘルプページをご確認ください。

法務局で「ファイル形式の電子証明書」を自社で取得する方法

流れ

  1. 法務局に提出をするための申請書とデータを作成する
  2. 法務局に行き上記の提出と手数料(印紙代)を支払う
  3. 法務局で交付された確認表と返却されたデータを元に電子証明書を取得する

Webワークショップを見てみよう

SmartHRのユーザーさんを招いて、電子証明書取得のためのワークショップを開催しました。こちらのワークショップ動画をご覧いただければとてもカンタンであることが伝わるはず!

17分程度で確認できます。

 

ワークショップでお見せしている画面は下記のとおりです。実際にやってみましょう。

用意するもの

  • Windows7以上(今回の方法は残念ながらMacでは対応できません……)
  • 正式会社名、住所が確認できる謄本(履歴事項全部証明でも現在事項でもどちらでも可。内容に変更がなければ3ヶ月を経過したものでもOKです)
  • USBメモリ、またはCD-ROM(データを法務局に提出する必要があります)

(1)法務局に提出をするための申請書とデータを作成する

1.Windowsに専用ソフトをインストール

法務省のこちらのページからソフトをインストールします。このインストールもカンタンです。「ダウンロード」を押すだけで始まります。

出典:法務省 「商業登記電子認証ソフト」のダウンロード

 

2.ソフトを起動して、「鍵ペアファイル及び証明書発行申請ファイルの作成」をクリック

 

3. 必要事項を入力

「※必須」の項目のみでOKです。

商号・住所は謄本に記載されているとおりに入力が必要です。

(例)

※ 要注意 ※
弊社は「株式会社SmartHR」でアルファベットなのですが、最初、株式会社スマートエイチアールと入力してしまったようで、渋谷区の法務局までの坂を登ったのに差し戻されてただ降りてきたという哀しい出来事がありました。

必ず謄本に表記されているとおりに入力を!

(この表記のとおりに入力を!)

 

で、ここで気になるのがパスワードです。これって一体何のための、どのくらい重要なパスワードなのか。

鍵ペアファイルパスワードは、電子証明書を発行するためだけのパスワードです。発行された後は使いません。

なのであまり会社専用の決められたものを……とする必要はあまりないかもしれません。ご担当者さまが把握できていれば大丈夫かと思います(各自でご判断ください)。

なお、ここで登録したものは、法務局に行って帰ってきてからもう1回使いますのでそれまでは忘れないように!

電子証明書の使用休止届出用暗証コードは、24ヶ月など有効期間中に電子証明書が利用できなくするためのものだそうです(私はあまりそのようなことが必要となるシーンがなさそうな気がしております……)。

入力が完了したら「作成実行」をクリックです。

次の画面が出ますがここではあまり気にせず、「ファイル作成結果保存」をクリックします。

場所の指定を求められますのでデスクトップなどPCのどこかに保存してください。

 

4.発行申請書への追記・押印

デスクトップなどPCのどこかに保存した場所に、「********申請書・委任状」というPDFファイルができているのでプリントアウトします。

手書きが必要な箇所がありますので忘れずに追記しましょう。

(宮田の生年月日と私の住所はダミーです)

 

【こんな時どうする?】作成したPDFを開いても情報がPDF表示がされない場合

次のことをお試しください。

  1. PDFを右クリックして「このプログラムで開く」を選択してください。
  2. Adobe Acrobat Reader が表示されていれば選択してください。
  3. 表示されない場合は、Adobe Acrobat Readerがインストールされていないかと思いますので、
    下記よりインストールして、上記を再度お試しください。
    https://get.adobe.com/jp/reader/

(PDFをダブルクリックしたときに、ブラウザで開くような設定がPC側でされている場合があり、
ブラウザで開いていると中身が表示されません)

 

5. 作成された「SHINSEI」データをUSBメモリ又はCD-ROMに保存する

PCに保存した4つのファイルの中から、「SHINSEI」データをUSBメモリ又はCD-ROMに保存します。

その他のデータは次のとおりです。

 

(2)法務局に行き書類・データの提出と手数料(印紙代)を支払う

6. 次のものを持って会社住所の管轄の法務局に行きましょう。

USBメモリまたはCD-ROMに「SHINSEI」データが保存されています。このデータを法務局に提出する必要があります。

印紙代は証明期間で異なります。ほとんどの法務局に印紙売り場があり、現地で印紙を購入することが出来ます。

証明期間 3か月 の場合: 2,500 円
証明期間 12か月 の場合: 7,900 円
証明期間 24か月 の場合: 15,100 円

 

窓口に上記を提出すると、[電子証明書発行確認票] が交付されますので、返却されたUSBまたはCD-ROMとともに持ち帰ります(まだ使います!)。

 

(3)法務局で交付された確認表と返却されたデータを元に電子証明書を取得する

7. 法務局から帰ってきたら

再度、専用ソフトを立ち上げ、「電子証明書取得」をクリックします。

 

法務局で交付された「電子証明書発行確認票」にある、シリアル番号を入力します。

(「電子証明書発行確認票」はもう使いません。)

 

PCに保存しておいた鍵ペアファイル指定します。

 

鍵ペアファイルパスワードを入力します。

これ、憶えていますか? 法務局に行く前に決めたパスワードです!

 

このあとに作成される「電子証明書」の保存先を指定します。

 

「電子証明書パスワード」を決めて入力します。このパスワードは今後とても重要なパスワードとなります。実際に電子申請をする際に、「PINコード」というものを求められます。

それがこの電子証明書パスワードとなります(ややこしい……)。絶対に憶えておきましょう。

 

「電子証明書取得実行」をクリックすると次の画面になります。画像のとおり、URLをクリックすると法務省のWebサイトが立ち上がります。

表示される内容が合っているか確認しましょう(これが何なのかはよくわかりません……(泣))。

法務省HPの「電子認証登記所登記官の電子証明書及びハッシュ値」というリンクをクリック

 

合っていることを確認したら「続行」をクリック。

保存に指定した場所に電子証明書 ( ***.p12 ) がダウンロードされていることを確認してください。

これで終了です!!

まとめ

記事にすると長くなりますが、実際にやってみるとなんてことないんです。

電子証明書は種類が複数あってどれを選べばいいのかわからず、どれにするかを決めても見慣れない専用ソフトやタスクに食わず嫌いを起こしていたのですが、本当になんてことありません!

電子証明書はカンタンに取得できる!

声を大にしてお伝えします。

副島 智子

20人未満のIT系ベンチャーや数千人規模の製薬会社など、さまざまな規模・業種の会社で給与計算・社会保険手続きの経験を持つ。前職のEC系スタートアップでは経営管理の役員に就任。2016年にKUFUにジョインし、SmartHRのプロダクトマネージャーに就任。
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