「雇用契約書」と「労働条件通知書」の違いってナニ!?


雇用契約書・労働条件通知書の締結

こんにちは。特定社会保険労務士の榊 裕葵です。

新入社員が入社することが決まったら、法的には、社員と会社の間で雇用契約が成立することになります。その際に「雇用契約書」と「労働条件通知書」をそれぞれ作成し、雇用者は確認を促されることがほとんでしょう。

しかし、「雇用契約書」と「労働条件通知書」の違いを明確に説明できる方は少ないように見受けられます。

今回は、それぞれの書面の違いを確認し、労働契約に関する正しい知識を身につけましょう。

雇用契約が成立しても、法的に「雇用契約書」は不要

では、雇用契約を正式に成立させるには、「雇用契約書」という書面の作成が必要なのかということが最初の論点になるのですが、この点、結論から申しあげますと「不要」というのが正解になります。

日本の民法では、契約の成立に書面などの「形式」を必要としない「意思主義」を基本としています。そのため、任意後見契約や割賦販売契約など法律で定められた一部例外を除き、原則として口約束だけで契約は正式に成立します。雇用契約も口約束だけで契約は正式に成立するのです。

「労働条件通知書」は必要

しかしながら、労働基準法では立場の弱い労働者を保護するため、雇用契約が成立したら主要な労働条件を書面にして労働者に交付することを使用者に要求しています。この書面は「労働条件通知書」と呼ばれています。

労働条件通知書には、少なくとも以下を記載しなければならないことになっています。

  • 労働契約の期間
  • 就業場所
  • 業務内容
  • 始業/終業時刻
  • 休憩時間
  • 休日/休暇
  • 賃金の計算方法/締日支払日
  • 解雇を含む退職に関する事項

労働条件通知書は、上記の項目が網羅されていれば書式は特段決まっておりません。しかし、紙の「書面」によらなければならないことへの注意が必要です。

近年はオフィスのIT化やテレワークなども進み、PDF添付ファイルや、メール本文に記載する形で労働条件を通知している会社もあるかと思います。

しかし、法的には紙による書面の交付以外を認めている根拠がありませんので、在宅勤務者なども含め、労働条件通知書は書面を交付するようにして下さい。

それでも「雇用契約書」を作成したほうが良い理由

ここまで読んで頂いて、「結局、雇用契約書と労働条件通知書は何が違うんだ?」と疑問を持った方もいらっしゃるかもしれません。

この点、端的に言えば、違いは「署名捺印の有無」です。どちらも書面に書かれている内容自体はほとんど同じなのですが、雇用契約書は社員と会社の双方が「この内容に合意しました」と署名や捺印を取り交わすのに対し、労働条件通知書は会社が一方的に社員に渡す書面というイメージです。

そのため、労働条件通知書を渡すだけの場合は、労働基準法の定めはもちろんクリアできています。

しかし、労使間で何らかのトラブルが発生してしまった場合に「そんな書面はもらっていない」とか「本当の契約内容はこうだったのに、労働条件通知書が間違っている」というような形で争いになってしまうことがあります。

そのようなトラブルを防ぐためには、「この内容で契約が成立したのだ」ということの動かぬ証拠となる「雇用契約書」のほうが優れています。

2部作成し、一部ずつ会社と社員が保管する形になります。また、雇用契約書を作成すれば、労働基準法で求められている書面による労働条件の明示も自動的に兼ねていますので、実務上は「労働条件通知書兼雇用契約書」というタイトルで書面を作成することも多いです。

なお、雇用契約書の社員の住所や氏名の欄は、あらかじめ会社がワープロ打ちするのではなく、本人に直筆で記入してもらうほうが良いです。

会社がワープロ打ちしたものに押印だけしてもらう形ですと、裁判になった際などに「会社が勝手に認印を押しただけで、そんな契約書について私は知らない」と言われてしまうリスクがあります。

直筆ならば、いざとなれば筆跡鑑定もできます。住所も直筆で書いてもらったほうが筆跡鑑定をしやすいです。どうしても押印だけで済ませたいならば、本人の印鑑証明を受け取り、印鑑証明と同じ印影で押印してもらうようにしましょう。

また、雇用契約書と労働条件通知書の中間的なテクニックとして、労働条件通知書に「本労働条件通知書の内容に同意し、確かに書面を受け取りました。署名押印」という欄を作る方法があります。

労働条件通知書を社員に交付する際に署名押印をもらい、その場でコピーをとって、コピーを会社で保管しておくという方法もあります。

トラブルを避けるためにも「雇用契約書」は作成しておきましょう

法的には雇用契約書の作成は不要ではあります。しかし、トラブルを避けるためにも、必ず作成しておくほうが無難ではあります。

確かに、会社が一方的に交付すれば良い労働条件通知書に比べ、雇用契約書では「2部作成する」「署名押印を取り交わす」といったように、何かと手間が増えます。

しかし、労務管理上のリスクを減らすためにも、雇用契約書は取り交わしておきたいところです。

特定社会保険労務士 榊 裕葵

東京都立大学法学部卒業後、上場企業の海外事業室、経営企画室に約8年間勤務。独立後、ポライト社会保険労務士法人を設立し、マネージング・パートナーに就任。「社員から信頼される会社作りをサポートする」を経営理念として、顧問先の支援に当たっている。執筆活動にも力を入れており、WEBメディアへの掲載多数。


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