新入社員の基礎年金番号の確認方法と、それでも分からない時の会社の対処法


学生が新卒として入社する際、会社はどう基礎年金番号を調べさせれば良いのか?

新入社員の方を社会保険に加入させるための手続書類は、「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届」ですが、こちらの書式には、基礎年金番号を記載する欄があります。

SmartHRを利用している会社様の場合は、新入社員の方をクラウド経由で招待して、基礎年金番号を含め、必要な社員情報を入力してもらえば、「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届」が自動的に完成する仕様になっています。

この際、当該新入社員の方から、「基礎年金番号が分からない」と申し出があったとき、会社はどのように対応をすれば良いのかということが今回のテーマです。

空欄で書類を提出するのはNG

「分からなないものはしょうがない」と開き直って、基礎年金番号は空欄のまま出してしまうという発想も出てくるかもしれませんが、それはNGです。年金事務所から受理してくれません。年金事務所から差し戻しを受けますと、健康保険の保険証も発行も遅れてしまい、社員本人の不利益にもつながってしまいます。

基礎年金番号の調べ方

ですから、社員の方が安易に「基礎年金番号が分からない」と言っているようでしたら、会社としては「もう一度よく調べてください」と依頼をする必要があります。

その際に、まずは年金手帳を探すように伝えましょう。年金手帳が見つかれば、基礎年金番号も確認できます

年金手帳が見つかりそうになければ、年金事務所から届いた「ねんきん定期便」や、過去に国民年金の保険料を払っていた場合は、国民年金の保険料の領収書などからも基礎年金番号を確認することができます。

それでも基礎年金番号がわからない場合

年金手帳や「ねんきん定期便」なども見当たらず、どうしても社員の方が基礎年金番号を見つけられなかったときは、基礎年金番号は空欄で出さざるを得ませんが、差し戻しを受けないよう、会社としては次のように対応します。

ポイントは3つです。

① 運転免許所などで本人確認を行い、本人確認を行ったことを証明するため、備考欄に「運転免許証で本人確認済み」などと記載することです。

住所欄に必ず住民票と同一の住所を書くことです。

年金事務所は、基礎年金番号が不明の際は、住民基本台帳ネットワークシステムへ本人照会を行うので、住民票の住所と「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届」に記載する住所が一致していなければ差し戻しとなってしまうためです(基礎年金番号が記載されている場合は、住民票上の住所と異なる住所を書いても大丈夫です)。

③ 「年金手帳再交付申請書」を「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届」に添えて、社会保険の資格取得の届出をすることです。こちらの届出を添えることで、差し戻しを回避するとともに、社会保険の資格取得をすると同時に、年金手帳の再交付も受けることができます。

まずは従業員に基礎年金番号を見つけてもらうことが大切ですが、どうしても分からない場合は上記の方法で手続きを行ってみてください。

特定社会保険労務士 榊 裕葵

東京都立大学法学部卒業後、上場企業の海外事業室、経営企画室に約8年間勤務。独立後、ポライト社会保険労務士法人を設立し、マネージング・パートナーに就任。「社員から信頼される会社作りをサポートする」を経営理念として、顧問先の支援に当たっている。執筆活動にも力を入れており、WEBメディアへの掲載多数。
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